آیین ‏نامه طرز نگاهداری اسناد سری و محرمانه دولتی

آئین ‌نامه طرز نگاهداری اسناد سری و محرمانه دولتی و طبقه بندی و نحوه مشخص نمودن نوع اسناد و اطلاعات
مصوب ۱۳۵۴,۱۰,۰۱با اصلاحات و الحاقات بعدی

هیئت وزیران در جلسه مورخ ۱/ ۱۰/ ۱۳۵۴ بنا به پیشنهاد شماره ۴۲۷۸/ ۷ مورخ ۱۱/ ۶/ ۱۳۵۴ وزارت دادگستری و به استناد ماده ۸ قانون مجازات انتشار و افشای اسناد محرمانه و سری دولتی مصوب بیست و نهم بهمن ماه ۱۳۵۳ آئین ‌نامه طرز نگاهداری اسناد سری و محرمانه دولتی و طبقه بندی و نحوه مشخص نمودن نوع اسناد و اطلاعات را بشرح زیر تصویب نمودند:

قسمت اول ـ طبقه بندی اسناد:

ماده ۱ ـ اسناد سری و محرمانه دولتی به اعتبار مقدار مراقبتی که باید در حفظ آنها بشود به چهار طبقه تقسیم میشوند:
طبقه اول ـ اسنادی است که افشای غیرمجاز آنها به اساس حکومت و مبانی دولت ضرر جبران ناپذیری برساند.
طبقه دوم ـ اسنادی است که افشای غیرمجاز آنها منافع عمومی‌ و امنیت ملی را دچار مخاطره کند.
طبقه سوم ـ اسنادی است که افشای غیرمجاز آنها نظام امور سازمانها را مختل و اجرای وظائف اساسی آنها را ناممکن کند.
طبقه چهارم ـ اسنادی است که افشای غیرمجاز آنها موجب اختلال امور داخلی یک سازمان شود یا با مصالح اداری آن سازمان مغایر باشد. اسناد سری در طبقات اول و دوم و اسناد محرمانه در طبقات سوم و چهارم قرار میگیرند. (اسناد طبقه اول با عنوان بکلی سری و اسناد طبقه دوم با عنوان سری و اسناد طبقه سوم با عنوان خیلی محرمانه و اسناد طبقه چهارم با عنوان محرمانه مشخص میشود).

تبصره ـ کلمه سازمان در این آئین ‌نامه بجای وزارتخانه و مؤسسه دولتی و وابسته به دولت و شرکت دولتی بکار رفته است.

ماده ۲ ـ طبقه‌ هر سند با توجه به مفاد آن تعیین میشود. هرگاه سند مضبوط در پرونده یا ضمیمه نامه ‌ای باشد پرونده یا نامه نیز در طبق مربوط به آن سند بایگانی میشود. اگر اسناد متعدد و در طبقات متفاوت باشند پرونده یا نامه ‌ای که اسناد مذکور منضم به آنست در طبقه مهمترین آن اسناد بایگانی خواهد شد.

ماده ۳ ـ طبقه ‌هر سند را مسئول واحدی که آن سند را تهیه کرده است تعیین میکند، در صورتی که نظر مسئول واحد بر سری شناختن سند باشد باید موافقت رئیس سازمان یا مقام مادون از طرف او را نیز جلب کند.

ماده ۴‌ ـ‌ برای تغییر طبقه یک سند یا خرو‌ج آن از طبقات چهارگانه، هر یک از سازمان‌ ها به مقتضای و‌ظایف و طبع کار خود دستورالعملی تهیه خواهد کرد. اگر تغییر طبقه یا خرو‌ج از طبقات به سندی مربوط باشد که از سازمانی به سازمان دیگر فرستاده شده است، اتخاذ تصمیم بر عهده سازمان ارسال کننده سند خواهد بود.

قسمت دوم ـ نحوه مشخص کردن نوع اسناد سری و محرمانه:

ماده ۵ ـ نوع و طبق هر سند در صدر و ذیل سند و اگر سند در چند صفحه تهیه شده باشد در صدر و ذیل همه صفحات درج میشود. صفحات یک سند به ترتیب شماره‌ گذاری و تعداد کل صفحات نیز در روی هر صفحه منعکس میشود.
اگر سند طبقه اول و دوم در نسخ متعدد تهیه شده باشد هر یک از نسخ به ترتیب شماره گذاری و تعداد نسخ نیز در روی هر نسخه درج میشود.
سند سری یا محرمانه نباید به بیش از نسخ مورد لزوم تهیه شود.

قسمت سوم ـ طرز نگاهداری اسناد سری و محرمانه:

ماده ۶ ـ منظور از نگاهداری اسناد سری و محرمانه مجموعه اعمالی است که از ابتدای انشای این اسناد تا تاریخ خروج آنها از حالت سری یا محرمانه بودن انجام میشود تا اشخاص غیرمجاز به اسناد مذکور دست نیابند یا بر مفاد آنها واقف نشوند.

تبصره- کسی که لازم نیست سند سری یا محرمانه را رؤیت کند یا از مفاد آن مطلع شود در هر مقام و موقعی که باشد شخص غیرمجاز محسوب است و حق مراجعه به سند سری یا محرمانه را ندارد.

ماده ۷ ـ شیوه‌های مربوط به نگاهداری اسناد سری و محرمانه را هر یک از سازمانها به مقتضای وظائف و طبع کار خود و کیفیت و کمیت اسنادی که در اختیار دارند با توجه به طبقه بندی مندرج در ماده ۱ این آئین‌ نامه طی دستورالعمل موضوع ماده ۴ تعیین خواهند کرد. میزان مراقبتی که در این دستورالعمل‌ ها پیش ‌بینی میشود نباید از آنچه در این آئین‌ نامه مقرر است کمتر باشد.

ماده ۸ ـ اسناد طبقه اول و دوم باید در صندوقهای نسوزی که حداقل به قفل رمز سه چرخی و در موارد استثنائی شش اهرمی‌ مجهز باشند، نگاهداری شوند.

ماده ۹ ـ اسناد طبقه سوم باید در صندوق فلزی یا قفسه‌ های کشوئی فلزی (فایل کابینت) نگاهداری شوند، در مواردی که رعایت این ترتیب مقدور نباشد، استفاده موقت از صندوق یا گنجه چوبی که به میله‌ های فلزی و قفل مطمئن مجهز باشد جایز خواهد بود.

ماده ۱۰ ـ محل بایگانی اسناد طبقه اول و دوم و سوم باید محفوظ و در غیر مواقعی که مراجعه به این اسناد لازم است مقفل باشد. کسی که مسئولیت نگاهداری اسناد مذکور را عهده ‌دار است باید در پایان کار اداری با بازرسی محل از اجرای مقررات مربوط به نگاهداری اسناد مذکور و مقفل بودن محفظه آنها مطمئن شود.

ماده ۱۱ ـ اسناد طبقه چهارم باید در محلی که خارج از دسترس اشخاص غیرمجاز باشد نگاهداری شوند.

ماده ۱۲ ـ اگر سند متعلق به یک کشور خارجی یا یک سازمان بین ‌المللی باشد و برای نگاهداری آن مقررات خاصی وجود داشته باشد طبق مقررات مذکور و الا طبق مقررات این آئین‌ نامه عمل خواهد شد.

ماده ۱۳ ـ اسناد طبقه اول و دوم نباید به خارج اداره مربوط منتقل شوند مگر برای استفاده در جلسات رسمی ‌که در خارج اداره تشکیل میشوند. این اسناد نباید به اقامتگاه خصوصی اشخاص برده شوند.

ماده ۱۴ ـ اسناد طبقه سوم و چهارم را در مواردی که ضرورتی ایجاب کند میتوان به اقامتگاه خصوصی اشخاص برد بشرط آنکه موافقت کتبی رئیس سازمان یا مقام مافوق از طرف او جلب شده باشد.

ماده ۱۵ ـ مطالعه اسناد سری و محرمانه در معابر و امکنه عمومی‌ ممنوع است.

ماده ۱۶ ـ برای ارسال اسناد سری و محرمانه از محلی به محل دیگر باید سند را در دو پاکت قرار داد، به روی پاکت خارجی فقط عنوان سازمان یا واحدی که سند را تحویل خواهد گرفت و به روی پاکت داخلی نوع و طبقه سند و نام شخص گیرنده یا عنوان شغلی او درج میشود. در صورتی که سند بنام شخص معینی فرستاده شده باشد تسلیم آن به غیر او مجاز نخواهد بود ولی تسلیم سندی که عنوان شغلی گیرنده اصلی را دارد به قائم مقام او بلامانع است. اگر سند سری باشد باید برگ رسیدی نیز در درون پاکت داخلی گذاشته شود تا گیرنده سند، برگ مذکور را امضاء کند و برای فرستنده عودت دهد. پاکت داخلی مربوط به اسناد سری باید لاک و مهر شود، پاکت خارجی در همه حال فاقد لاک و مهر خواهد بود. نوع و طبقه سند بروی پاکت خارجی درج نمیشود.

ماده ۱۷ ـ نقل و انتقال اسناد سری در داخل سازمان مربوط و ارسال این اسناد بخارج سازمان باید بوسیله مأمورانی که واحد حفاظت معرفی میکند انجام شود. اسناد محرمانه را میتوان با پست سفارشی بخارج سازمان مربوط ارسال داشت.

ماده ۱۸ ـ نحوه ارسال اسناد سری و محرمانه دولتی بخارج کشور و حداقل مراقبتی که ضمن این کار برای حفظ اسناد مذکور لازم است طی دستورالعملی به مراجع مربوط ابلاغ خواهد شد.

ماده ۱۹ ـ در موردی که سند سری با پرونده یا جدا از آن به محلی فرستاده میشود باید رونوشتی از آن در بایگانی اصلی باقی بماند.

ماده ۲۰ ـ رونوشت اسناد مذکور در ماده ۱۹ پس از اعاده اصول آنها نابود میشود. اوراق باطله و پیش نویسها و کاغدهای کاربن و استنسیل و نظائر آنها که به امور سری و محرمانه مربوط میشوند نیز باید نابود شوند.

تبصره- نابود کردن اوراق باید بطور کامل انجام شود بطوری که از آنها چیزی که قابل استفاده باشد باقی نماند.

ماده ۲۱ ـ مقررات این آئین ‌نامه در مورد اسناد سری و محرمانه نسبت به اطلاعات سری و محرمانه نیز تا آنجا که قابل اعمال باشد جاری خواهد بود. منظور از اطلاعات سری و محرمانه نیز تا آنجا که قابل اعمال باشد جاری خواهد بود. منظور از اطلاعات معلوماتی است که در جلسات رسمی‌ اظهار یا شفاهاً در اختیار اشخاص مجاز گذاشته میشود. نوع و طبقه اطلاعات را اظهارکننده آن مشخص میکند. نوع و طبقه اطلاعاتی که مأخوذ از سندی است نوع و طبقه سند مأخذ است.

ماده ۲۲ ـ دستورالعملهائی که برمبنای این آئین ‌نامه تهیه میشوند بر حسب مورد داخل در یکی از طبقات سوم یا چهارم ماده ۱ قرار میگیرند.

ماده ۲۳ ـ نیروهای مسلح شاهنشاهی از شمول مقررات این آئین ‌نامه مستثنی بوده و تابع مقررات آئین ‌نامه های مربوط بخود میباشند.
اصل تصویبنامه در دفتر نخست وزیر است.

وزیر مشاور و معاون اجرائی نخست وزیر ـ‌ هادی هدایت