دستورالعمل ضوابط و شرایط تأسیس، فعالیت و انحلال دفتر خدمات الکترونیک قضایی
مصوب ۱۳۹۲/۲/۲۶ رئیس قوۀ قضائیه با اصلاحات ۹۶/۷/۲۶
این آیین نامه به موجب ماده ۳۹ آیین‌نامه اجرایی ایجاد دفاتر خدمات الکترونیک قضایی و کانون آنها نسخ صریح شده است آیین‌نامه اجرایی ایجاد دفاتر خدمات الکترونیک قضایی و کانون آنها مصوب ۱۳۹۶/۱۲/۲۶ رییس قوه قضاییه را از اینجا بخوانیددر اجرای ماده ۲ آئین‌نامه ارائه خدمات الکترونیک قضایی مصوب ۱۳۹۱/۳/۲۲ رییس قوه قضاییه، دستورالعمل ضوابط و شرایط تأسیس، فعالیت و انحلال دفتر خدمات الکترونیک قضایی به شرح مواد آتی ابلاغ می‌گردد.
فصل اول: تعاریف
ماده۱ـ عبارات اختصاری به کار رفته در این دستورالعمل در معانی مشروح زیر تعریف می‌گردد:
مرکز: مرکز آمار و فناوری اطلاعات قوه قضاییه
اداره کل: اداره کل دفاتر خدمات الکترونیک قضایی
شورا: شورای مشورتی دفاتر خدمات الکترونیک قضایی
دفتر/ دفاتر: دفتر/ دفاتر خدمات الکترونیک قضایی
کانون: کانون دفاتر خدمات الکترونیک قضایی
مدیر دفتر: فردی که پروانه دفتر به نام او صادر شده است.
فصل دوم: تشکیلات و کارکنان دفتر
ماده۲ـ دفتر با پیشنهاد شورا و موافقت رییس مرکز تأسیس می‌گردد. صدور ابلاغ مدیر دفتر با رییس مرکز می‌باشد.
ماده۳ـ هر دفتر علاوه بر مدیر دفتر که باید به صورت تمام‌وقت در دفتر حضور داشته باشد، حداقل دارای یک کارشناس حقوقی و یک کارشناس فناوری اطلاعات و دو کارمند دفتری خواهد بود.
تبصره ـ در صورتی که حجم خدمات وسعت پیدا کند اداره کل، دفاتر را مکلف به‌افزایش منابع انسانی خواهد کرد.
ماده۴ـ شرایط عمومی مدیر دفتر، کارشناس حقوقی، کارشناس فناوری اطلاعات و کارمندان دفتر به شرح ذیل است:
۱ـ تابعیت کشور جمهوری اسلامی ایران
۲ـ التزام عملی به قانون اساسی و ولایت‌فقیه
۳ـ تدین به دین مبین اسلام و التزام عملی به احکام و اخلاق اسلامی
۴ـ عدم اعتیاد به مواد مخدر
۵ ـ عدم سوء پیشینه کیفری
۶ ـ دارابودن کارت پایان خدمت یا معافیت دائم از خدمت نظام وظیفه برای داوطلبان مرد
۷ ـ توانایی جسمی و روحی لازم
ماده۵ ـ شرایط اختصاصی مدیر دفتر به شرح ذیل است:
۱ـ دارابودن مدرک کارشناسی یا بالاتر در رشته‌های مرتبط با حقوق، فقه و علوم‌قضایی از دانشگاه‌ها و مؤسسات آموزش عالی یا مدرک سطح دو یا بالاتر از حوزه‌های علمیه
۲ـ داشتن حداقل بیست‌وپنج سال سن
۳ ـ دارا بودن پنج سال سابقه کار مرتبط
۴ـ دارابودن اطلاعات پایه و مهارت کار با رایانه مورد تأیید اداره کل برای این سمت
تبصره ـ علاوه بر شرایط عمومی و اختصاصی فوق، افرادی که دارای سوابق خدمتی تأیید شده باشند به تشخیص اداره کل، در اولویت قرار دارند.
ماده۶ ـ شرایط اختصاصی کارشناس حقوقی به شرح ذیل است:
۱ـ دارابودن مدرک کارشناسی یا بالاتر در رشته‌های مرتبط با حقوق، فقه و علوم قضایی از دانشگاه‌ها و مؤسسات آموزش عالی یا مدرک سطح دو یا بالاتر از حوزه‌های علمیه
۲ـ داشتن حداقل بیست‌وپنج سال سن
۳ـ دارابودن اطلاعات پایه و مهارت کار با رایانه مورد تأیید اداره کل برای این سمت
ماده ۷ . شرایط اختصاصی کارشناس فناوری و کارمندان دفتر به شرح ذیل است:
۱. دارا بودن مدرک کاردانی یا بالاتر در رشته‌های مرتبط با رایانه و فناوری اطلاعات از دانشگاه‌ها و مؤسسات آموزش عالی
۲. داشتن حداقل بیست و پنج سال سن
۳. دارا بودن اطلاعات پایه و مهارت کار با رایانه مورد تأیید اداره کل برای این سمت
ماده۸ ـ دریافت پروانه و اشتغال در دفتر برای افراد ذیل ممنوع می‌باشد:
۱ـ وکلای دادگستری و مشاوران موضوع ماده ۱۸۷ و کارشناسان رسمی دادگستری
۲ـ قضات و سردفترانی که به انفصال دائم محکوم شده و این محکومیت قطعیت یافته است
۳ـ شاغلان به امر تجارت طبق تعریف ماده ۲ قانون تجارت
۴ـ کارمندان و مستخدمان دولت و کارمندان مؤسسات عمومی غیردولتی
فصل سوم: اداره کل خدمات الکترونیک قضایی و شورای مشورتی
ماده۹ـ اداره کل در مرکز تشکیل می‌گردد و علاوه بر انجام وظایف ذیل، مسئولیت حسن اجرای این دستورالعمل را بر عهده دارد.
ا ـ برگزاری فراخوان ثبت نام متقاضیان و بررسی و تأیید صلاحیت آنان
ب ـ اظهارنظر نسبت به پیشنهاد شورا در مورد تقاضای صدور، تمدید، انصراف، لغو و تعلیق پروانه و جابجایی و جایگزینی دفتر و پیشنهاد آن به ریاست مرکز
ج ـ تعیین میزان هزینه‌های مربوط به خدمات دفتر و حق عضویت سالانه دفاتر جهت تصویب رییس مرکز
د ـ نظارت بر حسن اجرای کلیه امور دفاتر و کانون‌ها و ارزیابی کمی و کیفی عملکرد آنها و گزارش آن به رییس مرکز
ه ـ پیشنهاد دستورالعمل‌ها و نظام‌نامه‌های مورد نیاز دفاتر جهت تصویب مراجع ذی‌صلاح
و ـ پیشنهاد تغییر وظایف و اختیارات کانون‌ها به رییس مرکز جهت تصویب ریاست قوه قضاییه
زـ تعامل و هماهنگی با مراجع قضایی و دفاتر خدمات و سایر مؤسسات دولتی و عمومی به منظور ارائه خدمات بهتر در چهارچوب قوانین و آیین‌نامه‌های مصوب
ماده۱۰ـ اعضای شورا پنج نفر می‌باشند و با پیشنهاد اداره کل و حکم رییس مرکز منصوب می‌شوند.
تبصره: اعضای شورا نمی‌توانند همزمان عضو هیئت‌مدیره کانون باشند.
ماده ۱۱ . وظایف شورا به قرار ذیل است:
الف. بررسی و پیشنهاد برنامه‌های راهبردی و عملیاتی، نظام‌نامه‌ها، شیوه‌نامه‌ها، و دستورالعمل‌های اجرایی، نظارتی و فنی مربوط به توسعه دفاتر به اداره کل جهت تصویب در مراجع ذی‌صلاح.
ب. پیشنهاد میزان هزینه‌های مربوط به خدمات دفتر به اداره کل جهت تصویب رئیس مرکز.
ج. بررسی تقاضای صدور، تمدید، انصراف، لغو، تعلیق پروانه، جابجایی و جایگزینی و پیشنهاد آن به اداره کل.
د. سایر امور محول از سوی اداره کل.
فصل چهارم: کانون دفاتر خدمات الکترونیک قضایی
ماده۱۲ـ قوه قضاییه جهت هماهنگی کلیه امور صنفی مربوط و نظارت بر حسن اجرای امور دفاتر، کانون دفاتر خدمات الکترونیک قضایی را در تهران و سایر مراکز استان حسب نیاز تحت نظارت خود تشکیل می‌دهد. کانون دارای استقلال مالی و از نظر نظامات، تابع قوه قضاییه خواهد بود. تا زمانی که در استانی کانون تشکیل نشده باشد، امور مربوط به دفاتر آن استان به عهده نزدیکترین کانون به آن استان می‌باشد.
ماده ۱۳ . کانون به وسیله هیأت مدیره‌ای مرکب از هفت نفر به شرح ذیل اداره می‌شود:
۱. دو نفر از مدیران دفاتر از بین مدیران پیشنهادی اعضای کانون و تأیید رئیس مرکز؛
۲ـ دو نفر از قضات با حداقل ده سال سابقه قضایی به پیشنهاد شورا و تأیید رئیس مرکز؛
۳ . مدیر یا نماینده تام‌الاختیار اداره کل خدمات الکترونیک قضایی؛
۴ . یک نفر نماینده مرکز آمار و فناوری اطلاعات قوه قضاییه؛
۵ . مدیر عامل کانون.
تبصره . دوره تصدی اعضای هیأت مدیره سه سال و انتخاب مجدد آنها بلامانع است.
ماده ۱۴ . اعضای هیأت مدیره در اولین جلسه با رأی مخفی، یک نفر را با اکثریت آراء ترجیحاً از بین مدیران دفاتر خدمات، به عنوان مدیر عامل و از میان افراد مذکور در بند یک ماده ۱۳ این دستورالعمل، یک نفر را به عنوان رئیس هیأت مدیره و یک نفر را به عنوان خزانه‌دار انتخاب خواهند کرد. جلسات هیأت مدیره با حضور اکثریت اعضاء تشکیل و تصمیمات هیأت مدیره با رای اکثریت اعضای هیأت مدیره معتبر است. مدیر عامل کانون نماینده قانونی کانون در اجرای مصوبات هیأت مدیره است و مکاتبات کانون با امضای او و در امور مالی به همراه امضای خزانه دار معتبر خواهد بود.
تبصره . مدیر عامل کانون باید به صورت تمام وقت در کانون حضور داشته باشد و برای اداره دفتر خود کفیل معرفی کند.
ماده۱۵ـ وظایف هیئت‌مدیره کانون به قرار ذیل تعیین می‌گردد:
الف ـ نظارت بر حسن اجرای امور در دفاتر
ب ـ بازرسیهای دوره‌ای و موردی و جمع‌بندی نتایج بازرسی‌ها و ارسال آن به اداره کل جهت اتخاذ تصمیمات لازم
ج ـ تدوین و تنظیم گزارش عملکرد دفاتر و پیشرفت کار و اقدامات مرتبط و ارسال آن به اداره کل
د ـ پیشنهاد توسعه دفاتر در مناطق مختلف
ه ـ بررسی و پیگیری شکایات واصله و تخلفات دفاتر و گزارش آن به اداره کل
و ـ اجرای برنامه‌های آموزشی ابلاغی از سوی اداره کل دفاتر
زـ بررسی پیشنهادهای واصل مربوط به تعیین و تغییر هزینه‌های مربوط به خدمات الکترونیک قضایی و حق عضویت سالانه و ارسال نتایج آن به اداره کل جهت تصویب در مراجع ذی‌صلاح
ماده۱۶ـ بودجه کانون از طریق حق عضویت دفاتر تأمین می‌شود و نحوه هزینه آن با تصویب هیئت‌مدیره و نظارت اداره کل خواهد بود.
ماده۱۷ـ اداره کل می‌تواند برخی از وظایف اجرایی خود را به هیئت‌مدیره کانون تفویض نماید.
ماده۱۸ـ پس از تأسیس اولین هیئت‌مدیره کانون در تهران، شرح وظایف جدید و نحوه تأسیس و انحلال کانون‌ها به موجب نظام‌نامه‌ای خواهد بود که به پیشنهاد هیئت‌مدیره کانون در تهران و تأیید رییس مرکز به تصویب رییس قوه قضاییه خواهد رسید.
فصل پنجم: مقررات اداری و انتظامی
ماده۱۹ـ با انصراف یا فوت مدیر دفتر، اداره کل می‌تواند نسبت به جایگزینی یا تأسیس دفتر جدید از بین متقاضیان اقدام نماید.
ماده۲۰ـ ضوابط نظارت و بازرسی از دفاتر به پیشنهاد رییس مرکز و به تصویب رییس قوه قضاییه می‌رسد.
ماده۲۱ـ کانون موظف است براساس ضوابط، بازرسیهای موردی یا دوره‌ای از دفاتر را به‌عمل آورده و گزارش مستدل و مستند خود را به شورا ارائه نماید. مدیران دفاتر موظف به همکاری با بازرسان می‌باشند.
ماده ۲۲ . شکایات واصله از دفاتر و تخلفات گزارش‌شده در هیأت بدوی و در صورت قابل تجدیدنظر بودن در هیأت تجدیدنظر مورد رسیدگی قرار می‌گیرد.
اعضای هیأت بدوی و تجدیدنظر به قرار ذیل می‌باشند:
۱. دو نفر از قضات برای هریک از هیأت‌ها به انتخاب رییس مرکز؛
۲ . یک نفر نماینده کانون غیر از افراد هیأت مدیره در هیأت بدوی؛
۳ . یک نفر نماینده اداره کل در هیأت تجدیدنظر.
تبصره ۱ . یکی از قضات عضو هیأت با رأی اکثریت اعضاء به عنوان رئیس هیأت انتخاب می‌گردد.
تبصره ۲ . جلسه هیأت با حضور کلیه اعضاء تشکیل و رأی اکثریت به وسیله رئیس هیأت انشاء می‌شود.
ماده۲۳ـ اقدامات تنبیهی انتظامی به قرار زیر است:
۱ـ تذکر شفاهی
۲ـ اخطار کتبی
۳ـ توبیخ کتبی با درج در پرونده
۴ـ توبیخ با درج در سایت مرکز
۵ ـ تعلیق موقت پروانه از سه ماه تا دو سال
۶ ـ لغو دائم پروانه
ماده ۲۴ . محکومیت‌های ردیف یک تا چهار ماده ۲۳ این دستورالعمل قطعی و بقیه با اعتراض محکوم‌‍‌علیه یا رئیس مرکز قابل تجدیدنظر در هیأت تجدیدنظر است.
ماده۲۵ـ تخلفات انتظامی مدیر و کارکنان دفاتر به قرار زیر است:
۱ـ عدم نصب هزینه خدمات در محل مناسب
۲ـ عدم حضور مدیر در ساعات اداری دفتر خدمات قضایی بدون عذر موجه
۳ـ تأخیر در ارسال آمار و اطلاعات درخواستی مراجع ذی‌صلاح
۴ـ تأخیر غیرموجه در ارسال یا درج اطلاعات یا اسناد مربوط در سامانه یا در سایر فرایندهای خدمات یا تقصیر در امور مذکور
۵ ـ عدم حضور فعال در دوره‌های آموزشی تعیین شده توسط مرکز
۶ ـ عدم تحویل قبض رسید وجوه به ارباب رجوع
۷ـ عدم رعایت نکات امنیتی در حفاظت از اطلاعات و سامانه خدمات الکترونیک قضایی مطابق با ضوابط ابلاغی مرکز
۸ ـ رفتار خارج از نزاکت با ارباب رجوع و همکاران
۹ـ عدم همکاری با بازرسان
۱۰ـ خودداری از تحویل رونوشت به کسانی که قانوناً حق دریافت آن را دارند.
۱۱ـ امتناع از واریز وجوه به حسابهای مربوط که پرداخت آنها الزامی است.
۱۲ـ دریافت وجه بیشتر از هزینه‌های تعیین شده.
۱۳ـ افشای اطلاعات اصحاب دعوا به افراد غیرمسئول و عدم رعایت حریم خصوصی.
۱۴ـ عدم رعایت مقررات و ضوابط مربوط.
ماده۲۶ـ چنانچه هیئت‌های بدوی و تجدیدنظر در حین رسیدگی به تخلفات از وقوع جرمی مطلع گردند مکلفند مراتب را به مرجع قضایی ذی‌صلاح اعلام نمایند.
تبصره۱ـ رسیدگی به‌جرائم توسط مرجع قضایی ذی‌صلاح مانع از رسیدگی به تخلفات انتظامی نخواهد بود.
تبصره۲ـ استرداد شکایت مانع رسیدگی انتظامی نیست، لیکن در فرض محکومیت موجب تخفیف مجازات است.
تبصره۳ـ در صورتی که مدیر دفتر به محکومیت‌های انتظامی ردیف‌های یک تا چهار محکوم و پس از قطعیت حکم مجدداً مرتکب تخلف گردد، حسب مورد به درجات بالاتر از حکم قبلی محکوم خواهد شد.
این دستورالعمل در ۲۶ ماده و ۹ تبصره در تاریخ ۱۳۹۲/۲/۲۶ به تصویب رییس قوه‌قضاییه رسید.
