دستورالعمل ضوابط و شرایط تاسیس، فعالیت و انحلال دفتر خدمات الکترونیک قضایی
مصوب ۲۶/ ۲/ ۱۳۹۲ رییس قوه قضاییه
فصل اول: تعاریف
ماده۱ عبارات اختصاری به کار رفته در این دستورالعمل در معانی مشروح زیر تعریف می‌گردد:
مرکز: مرکز آمار و فناوری اطلاعات قوه قضاییه
اداره کل: اداره کل دفاتر خدمات الکترونیک قضایی
شورا: شورای مشورتی دفاتر خدمات الکترونیک قضایی
دفتر/ دفاتر: دفتر/ دفاتر خدمات الکترونیک قضایی
کانون: کانون دفاتر خدمات الکترونیک قضایی
مدیر دفتر: فردی که پروانه دفتر به نام او صادر شده است
فصل دوم: تشکیلات و کارکنان دفتر
ماده۲ دفتر با پیشنهاد شورا و موافقت رییس مرکز تاسیس می‌گردد. صدور ابلاغ مدیر دفتر با رییس مرکز می‌باشد.
ماده۳ هر دفتر علاوه بر مدیر دفتر که باید به صورت تمام‌وقت در دفتر حضور داشته باشد، حداقل دارای یک کارشناس حقوقی و یک کارشناس فناوری اطلاعات و دو کارمند دفتری خواهد بود.
تبصره در صورتی که حجم خدمات وسعت پیدا کند، اداره کل، دفاتر را مکلف به‌افزایش منابع انسانی خواهد کرد.
ماده۴ شرایط عمومی مدیر دفتر، کارشناس حقوقی، کارشناس فناوری اطلاعات و کارمندان دفتر به شرح ذیل است:
۱ – تابعیت کشور جمهوری اسلامی ایران
۲ – التزام عملی به قانون اساسی و ولایت‌فقیه
۳ – تدین به دین مبین اسلام و التزام عملی به احکام و اخلاق اسلامی
۴ – عدم اعتیاد به مواد مخدر
۵ – عدم سوء پیشینه کیفری
۶ – دارابودن کارت پایان خدمت یا معافیت دائم از خدمت نظام وظیفه برای داوطلبان مرد
۷ – توانایی جسمی و روحی لازم
ماده ۵ شرایط اختصاصی مدیر دفتر به شرح ذیل است:
۱- دارابودن مدرک کارشناسی یا بالاتر در رشته‌های مرتبط با حقوق، فقه و علوم‌قضایی از دانشگاه‌ها و مؤسسات آموزش عالی یا مدرک سطح دو یا بالاتر از حوزه‌های علمیه
۲ – داشتن حداقل بیست‌وپنج سال سن
۳ – دارا بودن پنج سال سابقه کار مرتبط
۴ – دارابودن اطلاعات پایه و مهارت کار با رایانه مورد تأیید اداره کل برای این سمت
تبصره: علاوه بر شرایط عمومی و اختصاصی فوق، افرادی که دارای سوابق خدمتی تایید شده باشند به تشخیص اداره کل، در اولویت قرار دارند.
ماده ۶ شرایط اختصاصی کارشناس حقوقی به شرح ذیل است:
۱ – دارابودن مدرک کارشناسی یا بالاتر در رشته‌های مرتبط با حقوق، فقه و علوم قضایی از دانشگاه‌ها و مؤسسات آموزش عالی یا مدرک سطح دو یا بالاتر از حوزه‌های علمیه
۲ – داشتن حداقل بیست‌وپنج سال سن
۳ – دارابودن اطلاعات پایه و مهارت کار با رایانه مورد تأیید اداره کل برای این سمت
ماده ۷ شرایط اختصاصی کارشناس فناوری و کارمندان دفتر به شرح ذیل است:
۱ – دارابودن مدرک کارشناسی یا بالاتر در رشته‌های مرتبط با حقوق، فقه و علوم‌قضایی از دانشگاه‌ها و مؤسسات آموزش عالی یا مدرک سطح دو یا بالاتر از حوزه‌های علمیه
۲ – داشتن حداقل بیست‌وپنج سال سن
۳ – دارابودن اطلاعات پایه و مهارت کار با رایانه مورد تأیید اداره کل برای این سمت
ماده ۸ دریافت پروانه و اشتغال در دفتر برای افراد ذیل ممنوع می‌باشد:
۱ – وکلای دادگستری و مشاوران موضوع ماده ۱۸۷ و کارشناسان رسمی دادگستری
۲ – قضات و سردفترانی که به انفصال دائم محکوم شده و این محکومیت قطعیت یافته است
۳ – شاغلان به امر تجارت طبق تعریف ماده ۲ قانون تجارت
۴ – کارمندان و مستخدمان دولت و کارمندان مؤسسات عمومی غیردولتی
فصل سوم: اداره کل خدمات الکترونیک قضایی و شورای مشورتی
ماده ۹ اداره کل در مرکز تشکیل می‌گردد و علاوه بر انجام وظایف ذیل، مسئولیت حسن اجرای این دستورالعمل را بر عهده دارد.
الف: برگزاری فراخوان ثبت‌نام متقاضیان و بررسی و تایید صلاحیت آنان
ب: اظهارنظر نسبت به پیشنهاد شورا در مورد تقاضای صدور، تمدید، انصراف، لغو و تعلیق پروانه و جابجایی و جایگزینی دفتر و پیشنهاد آن به ریاست مرکز
ج: تعیین میزان هزینه‌های مربوط به خدمات دفتر و حق عضویت سالانه دفاتر جهت تصویب رییس مرکز
د: نظارت بر حسن اجرای کلیه امور دفاتر و کانون‌ها و ارزیابی کمی و کیفی عملکرد آنها و گزارش آن به رییس مرکز
ه: پیشنهاد دستورالعمل‌ها و نظام‌نامه‌های مورد نیاز دفاتر جهت تصویب مراجع ذی‌صلاح
و: پیشنهاد تغییر وظایف و اختیارات کانون‌ها به رییس مرکز جهت تصویب ریاست قوه قضاییه
ز: تعامل و هماهنگی با مراجع قضایی و دفاتر خدمات و سایر مؤسسات دولتی و عمومی به منظور ارائه خدمات بهتر در چهارچوب قوانین و آیین‌نامه‌های مصوب
ماده ۱۰ اعضای شورا پنج نفر می‌باشند و با پیشنهاد اداره کل و حکم رییس مرکز منصوب می‌شوند.
تبصره: اعضای شورا نمی‌توانند همزمان عضو هیئت‌مدیره کانون باشند.
ماده ۱۱ وظایف شورا به قرار ذیل است:
الف: بررسی و پیشنهاد برنامه‌های راهبردی و عملیاتی، نظام‌نامه‌ها، شیوه‌نامه‌ها، و دستورالعمل‌های اجرایی، نظارتی و فنی مربوط به توسعه دفاتر به اداره کل جهت تصویب در مراجع ذی‌صلاح
ب: پیشنهاد میزان هزینه‌های مربوط به خدمات دفتر به اداره کل جهت تصویب رییس مرکز
ج: بررسی تقاضای صدور، تمدید، انصراف، لغو، تعلیق، پروانه، جابجایی و جایگزینی و پیشنهاد آن به اداره کل
د: رسیدگی به تجدیدنظرخواهی نسبت به احکام تعلیق و لغو پروانه دفتر
ه: سایر امور محول از سوی اداره کل
فصل چهارم: کانون دفاتر خدمات الکترونیک قضایی
ماده ۱۲ قوه قضاییه جهت هماهنگی کلیه امور صنفی مربوط و نظارت بر حسن اجرای امور دفاتر، کانون دفاتر خدمات الکترونیک قضایی را در تهران و سایر مراکز استان حسب نیاز تحت نظارت خود تشکیل می‌دهد. کانون دارای استقلال مالی و از نظر نظامات، تابع قوه قضاییه خواهد بود. تا زمانی که در استانی کانون تشکیل نشده باشد، امور مربوط به دفاتر آن استان به عهده نزدیکترین کانون به آن استان می‌باشد.
ماده ۱۳ کانون به وسیله هیئت‌مدیره‌ای مرکب از افراد ذیل اداره می‌شود:
۱ – دو نفر از مدیران دفاتر از بین مدیران پیشنهادی اعضای کانون و تأیید رییس مرکز
۲ – دو نفر از قضات با حداقل ده سال سابقه قضایی به‌پیشنهاد شورا و تأیید رییس مرکز
۳ – نماینده تام‌الاختیار اداره کل خدمات الکترونیک قضایی
تبصره دوره تصدی اعضای هیئت‌مدیره سه سال و انتخاب مجدد آنها بلامانع است.
ماده ۱۴ اعضای هیئت‌مدیره در اولین جلسه با رای مخفی از میان افراد مذکور در بند یک، یک نفر را به عنوان رییس و یک نفر را به عنوان خزانه‌دار انتخاب خواهند کرد. جلسات هیئت‌مدیره با حضور کلیه اعضاء تشکیل و تصمیمات هیئت‌مدیره با اکثریت آراء معتبر می‌باشد. رییس هیئت‌مدیره نماینده قانونی کانون در اجرای تصمیمات هیئت‌مدیره است و مکاتبات کانون با امضای او و در امور مالی به همراه امضای خزانه‌دار معتبر خواهد بود.
ماده ۱۵ وظایف هیئت‌مدیره کانون به قرار ذیل تعیین می‌گردد:
الف: نظارت بر حسن اجرای امور در دفاتر
ب: بازرسی‌های دوره‌ای و موردی و جمع‌بندی نتایج بازرسی‌ها و ارسال آن به اداره کل جهت اتخاذ تصمیمات لازم
ج: تدوین و تنظیم گزارش عملکرد دفاتر و پیشرفت کار و اقدامات مرتبط و ارسال آن به اداره کل
د: پیشنهاد توسعه دفاتر در مناطق مختلف
ه: بررسی و پیگیری شکایات واصله و تخلفات دفاتر و گزارش آن به اداره کل
و: اجرای برنامه‌های آموزشی ابلاغی از سوی اداره کل دفاتر
ز: بررسی پیشنهادهای واصل مربوط به تعیین و تغییر هزینه‌های مربوط به خدمات الکترونیک قضایی و حق عضویت سالانه و ارسال نتایج آن به اداره کل جهت تصویب در مراجع ذی‌صلاح
ماده ۱۶ بودجه کانون از طریق حق عضویت دفاتر تأمین می‌شود و نحوه هزینه آن با تصویب هیئت‌مدیره و نظارت اداره کل خواهد بود.
ماده ۱۷ اداره کل می‌تواند برخی از وظایف اجرایی خود را به هیئت‌مدیره کانون تفویض نماید.
ماده ۱۸ پس از تأسیس اولین هیئت‌مدیره کانون در تهران، شرح وظایف جدید و نحوه تأسیس و انحلال کانون‌ها به موجب نظام‌نامه‌ای خواهد بود که به پیشنهاد هیئت‌مدیره کانون در تهران و تأیید رییس مرکز به تصویب رییس قوه قضاییه خواهد رسید.
فصل پنجم: مقررات اداری و انتظامی
ماده ۱۹ با انصراف یا فوت مدیر دفتر، اداره کل می‌تواند نسبت به جایگزینی یا تأسیس دفتر جدید از بین متقاضیان اقدام نماید.
ماده۲۰ ضوابط نظارت و بازرسی از دفاتر به پیشنهاد رییس مرکز و به تصویب رییس قوه قضاییه می‌رسد.
ماده ۲۱ کانون موظف است براساس ضوابط، بازرسی‌های موردی یا دوره‌ای از دفاتر را به‌عمل آورده و گزارش مستدل و مستند خود را به شورا ارائه نماید. مدیران دفاتر موظف به همکاری با بازرسان می‌باشند.
ماده ۲۲ شکایات واصله از دفاتر و تخلفات گزارش شده در هیئت بدوی، مورد رسیدگی قرار می‌گیرد.
اعضای هیئت بدوی به قرار ذیل می‌باشند:
۱ – قضات عضو هیئت‌مدیره کانون
۲ – یک نفر نماینده رییس کانون غیر از افراد هیئت‌مدیره
تبصره ۱ یکی از قضات عضو هیئت با رأی اکثریت اعضا به عنوان رییس هیئت‌بدوی انتخاب می‌گردد.
تبصره ۲ جلسه هیئت بدوی رسیدگی با حضور کلیه اعضا تشکیل و رأی اکثریت به وسیله رییس هیئت انشا می‌شود.
ماده۲۳ اقدامات تنبیهی انتظامی به قرار زیر است:
۱ – تذکر شفاهی
۲ – اخطار کتبی
۳ – توبیخ کتبی با درج در پرونده
۴ – توبیخ با درج در سایت مرکز
۵ – تعلیق موقت پروانه از سه ماه تا دو سال
۶ – لغو دائم پروانه
ماده ۲۴ محکومیت‌های ردیف یک تا چهار ماده فوق قطعی و بقیه با اعتراض محکوم‌‍‌علیه یا رییس مرکز قابل تجدیدنظر در هیئت تجدیدنظر است. اعضای هیئت تجدیدنظر همان اعضای شورای مشورتی می‌باشند.
ماده ۲۵ تخلفات انتظامی مدیر و کارکنان دفاتر به قرار زیر است:
۱ – عدم نصب هزینه خدمات در محل مناسب
۲ – عدم حضور مدیر در ساعات اداری دفتر خدمات قضایی بدون عذر موجه
۳ – تأخیر در ارسال آمار و اطلاعات درخواستی مراجع ذی‌صلاح
۴ – تأخیر غیرموجه در ارسال یا درج اطلاعات یا اسناد مربوط در سامانه یا در سایر فرایندهای خدمات یا تقصیر در امور مذکور
۵ – عدم حضور فعال در دوره‌های آموزشی تعیین شده توسط مرکز
۶ – عدم تحویل قبض رسید وجوه به ارباب رجوع
۷ – عدم رعایت نکات امنیتی در حفاظت از اطلاعات و سامانه خدمات الکترونیک قضایی مطابق با ضوابط ابلاغی مرکز
۸ – رفتار خارج از نزاکت با ارباب رجوع و همکاران
۹ – عدم همکاری با بازرسان
۱۰- خودداری از تحویل رونوشت به کسانی که قانوناً حق دریافت آن را دارند.
۱۱- امتناع از واریز وجوه به حسابهای مربوط که پرداخت آنها الزامی است.
۱۲- دریافت وجه بیشتر از هزینه‌های تعیین شده.
۱۳-افشای اطلاعات اصحاب دعوا به افراد غیرمسئول و عدم رعایت حریم خصوصی.
۱۴-عدم رعایت مقررات و ضوابط مربوط.
ماده ۲۶ چنانچه هیئت‌های بدوی و تجدیدنظر در حین رسیدگی به تخلفات از وقوع جرمی مطلع گردند مکلفند مراتب را به مرجع قضایی ذی‌صلاح اعلام نمایند.
تبصره ۱ رسیدگی به‌جرائم توسط مرجع قضایی ذی‌صلاح مانع از رسیدگی به تخلفات انتظامی نخواهد بود.
تبصره ۲ استرداد شکایت مانع رسیدگی انتظامی نیست، لیکن در فرض محکومیت موجب تخفیف مجازات است.
تبصره ۳ در صورتی که مدیر دفتر به محکومیت‌های انتظامی ردیف‌های یک تا چهار محکوم و پس از قطعیت حکم مجدداً مرتکب تخلف گردد، حسب مورد به درجات بالاتر از حکم قبلی محکوم خواهد شد.
این دستورالعمل در ۲۶ ماده و ۹ تبصره در تاریخ ۲۶/ ۲/ ۱۳۹۲ به تصویب رییس قوه قضاییه رسید.»
