آشنایی با فرایند جذب آزمون سردفتری اسناد رسمی در گفت‌وگو با یکی از پذیرفته‌شدگان آزمون ۱۳۹۷

پایگاه خبری اختبار- آزمون سردفتری ۱۴۰۱ در آذرماه سال جاری برگزار و نتایج اولیه آن در ۲۶ بهمن‌ماه اعلام شد.

هم‌زمان با اعلام نتایج این آزمون،‌سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در اطلاعیه‌ای اعلام کرد:

مراحل و نحوه انجام تشکیل پرونده جهت پذیرفته‌شدگان متعاقباً از طریق درگاه سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به نشانی: www.ssaa.ir  اعلام خواهد شد. قبولی در این آزمون صرفاً به معنای کسب حداقل امتیاز علمی لازم برای طی نمودن سایر مراحل از جمله استعلامات و اختبار بوده و حقی را برای داوطلب پذیرفته شده در آزمون ایجاد نمی‌نماید.

این اطلاعیه در کنار برخی اظهارنظرهای مسئولان سازمان مبنی بر لزوم نیازسنجی و پذیرفته شدن در اختبار، باعث شد تا داوطلبان درباره سایر مراحل جذب این آزمون دچار ابهام و سوالات متعددی شوند.

درعین‌حال با توجه به اینکه از سال ۱۳۸۶ تا ۱۴۰۰ فقط یک آزمون سردفتری در سال ۱۳۹۷ برگزار شده است، اطلاعات دقیقی از فرایند جذب و مصاحبه علمی پذیرفته‌شدگان آزمون کتبی در دست نیست.

به همین دلیل در پایگاه خبری اختبار تصمیم‌ گرفتیم تا در گفت‌وگویی با پذیرفته‌شدگان آزمون سال ۱۳۹۷، از نحوه و مدت‌زمان جذب آنها اطلاعاتی کسب کنیم.

کتاب محشای منقح دفاتر اسناد رسمی (آشنایی با قوانین و مقررات تشکیلات دفاتر اسناد رسمی)

در این راستا ملیکا نومیری، سردفتر اسناد رسمی شماره ۲۶ نیشابور و یکی از پذیرفته‌شدگان آزمون سردفتری سال ۱۳۹۷ با قبول این زحمت، توضیحاتی را درباره مسیری که برای پذیرش نهایی در آزمون سردفتری طی کرده ارائه داد که متن کامل آن را در ادامه می‌خوانید.

درمورد فرآیند جذب از زمان اعلام نتایج تا زمان ابلاغ پروانه سردفتری توضیح دهید؟

آزمون سال ۱۳۹۷ تیرماه آزمون برگزار شد و نتایج آن در اواخر شهریورماه منتشر شد. مجددا وقفه طولانی چندماهه تا زمان دعوت به مصاحبه داشتیم. به طور کلی ابلاغ اکثر پذیرفته شدگان در فاصله زمانی یک سال و نیم تا ۳ سال بعد از آزمون صادر شد.

در مرحله دعوت به مصاحبه، مصاحبه کنندگان چه کسانی بودند؟

در این مصاحبه اساتید و داوران از تهران آمده بودند. سه اتاق نشکیل شده بود و در هر اتاق سه مصاحبه‌گیرنده حضور داشتند که از تهران به مشهد آمده بودند. داوطلبین به یکی از این اتاق ها ارجاع می شدند. در اتاقی که من برای مصاحبه به آن ارجاع شدم، رییس دیوان عالی کشور،  معاون امور اسناد سازمان ثبت و یکی از معاونین سازمان ثبت حضور داشتند.

محل برگزاری این مرحله در کجا بود؟

مصاحبه‌ها در سال ۱۳۹۷ در مراکز استان منتخب صورت گرفت حال آن که براساس شنیده ها، قبل از آن همه مصاحبه ها در تهران برگزار می‌شد.

آیا منبع مطالعاتی برای مرحله مصاحبه شفاهی معرفی شده بود؟ چه سوالاتی در این جلسه مطرح می‌شد؟

خیر منبع مشخصی معرفی نشده بود.

 در ابتدا سوالاتی در حوزه احکام شرعی و روخوانی قرآن از سوی یک مصاحبه گیرنده مطرح شد. سپس مصاحبه گیرنده دوم از درس حقوق ثبت سوال کرد و در نهایت ممتحن دیگری از دروس حقوق مدنی، تجارت و جزا سوال پرسید.

فرآیند امتیاز و کسب نمره چگونه بود؟

داوطلبین از بدو ورود، همراه با پرونده ای که به آنها تحویل می‌شد به یکی از اتاق های مصاحبه مراجعه می‌کردند. در این پرونده اطلاعات فرد وجود داشت و نمره هر درس توسط مصاحبه شونده نیز در همین پرونده ثبت می‌شد.

 چند حالت برای جمع نمره کسب شده توسط فرد وجود داشت؛ اگر از حد نصابی که معین شده بود کمتر می‌شد، کلا مردود بود و قبولی در آزمون منتفی می‌شد. یک بازه تعریف شده ای هم وجود داشت که اگر نمره در آن بازه قرار میگرفت، شخص مجددا به مصاحبه شفاهی دعوت می‌شد.

علاوه بر این میزان نمره کسب شده در طول مدت کارآموزی نیز تاثیرگذار بود. برای مثال سه حالت کارآموزی ۶ماهه، ۳ماهه و قبولی بدون نیاز به گذراندن دوره کارآموزی وجود داشت.

نمره در همان زمان به شما اعلام شد؟

خیر، پرونده از ما گرفته شد و قرار شد نتیجه به ما اطلاع داده شود.

حدود ۲یا ۳ماه بعد با من تماس گرفتند و ضمن خبر قبولی، اعلام کردند که تحقیقات درحال انجام است. لازم به ذکر است در همین بازه زمانی منتظر استعلام وزارت اطلاعات هم بودیم. در این مرحله از اشخاصی هم که خودمان در فرم به عنوان معرف زده بودیم، تحقیقات محلی به عمل آمد. برای مثال از معرفین درمورد خانواده، اعتقادات مذهبی و پوشش و … سوالاتی پرسیده شد.

 اعلام نتیجه توسط اطلاعات بسیار زمان‌بر بود.

بعد از اعلام نتیجه مثبت اطلاعات چه فرآیندی طی شد؟

مجددا به مصاحبه ای دعوت شدیم که این بار توسط کانون سردفتران برگزار شد.

مصاحبه‌کنندگان این مرحله رییس کانون و نایب رییس بودند. محتوای سوالات این مرحله اکثرا کاربردی بود. بسیاری از داوطلبین تا این مرحله هیچ گونه تجربه و سابقه کارآموزی نداشتند و نتوانستند به خوبی به پرسش ها پاسخ بدهند. البته لازم به ذکر است مشاهده نشده بود که عدم پاسخ به پرسش ها منجر به مردودی داوطلبی بشود. بعد از سپری کردن این مرحله، مجددا وقفه‌ای طولانی داشتیم و سپس صدور ابلاغ کارآموزی داوطلبین انجام شد.

فرآیند ابلاغ کارآموزی داوطلبین چه طور بود؟

 بسته به مدت کارآموزی که براساس مصاحبه مشخص شده بود، ابلاغ داوطلبین صادر می‌شد. معمولا کسانی که مدت کارآموزی کمتری داشتند ابلاغشان زودتر صادر می‌شد.

بعد از صدور ابلاغ کارآموزی، رییس اداره ثبت اسناد و املاک مشهد مجددا ما را برای انجام مصاحبه به این اداره دعوت کرد. حدودا ۱۰ نفر بودیم که به اداره ثبت مراجعه کردیم.

مصاحبه این مرحله چگونه بود؟

یک امتحان کتبی از ما گرفته شد که بیشتر محتوای کاربردی داشت. برخی داوطلبان می‌گفتند که به کسانی که پاسخ صحیحی به سوالات نداده بودند، گفته شده امکان ابطال ابلاغ صادره برای آنها وجود دارد اما واقعا نمی‌دانم چنین اختیاری وجود داشت یا نه.

تا جایی که اطلاع دارم، مصاحبه نخست بود که باعث رد یا قبولی افراد می‌شد.

نحوه ارجاع به کارآموزی چگونه بود؟

من سه ماه کارآموزی داشتم و با ارائه یک برگه به من اعلام کردند که به کدام دفترخانه مراجعه کنم. تاریخ قید شده بود و سردفتر آن دفترخانه باید حضور و فعالیت مداوم من در دفترش را طی بازه زمانی ذکر شده تایید می‌کرد.

نهایتاً می‌بایست تایید این برگه را باید به همراه سایر مدارک به سازمان ثبت می‌بردیم تا ابلاغ صادر شود.

توصیه شما به پذیرفته‌شدگان اولیه آزمون سردفتری چیست؟

نخست اینکه فارغ از کارآموزی اجباری، درصدد گذراندن دوره کارآموزی باشند چرا که مدت اجباری برای شروع فعالیت سردفتری کافی نیست. اگر بخواهم سردفتری را با وکالت مقایسه کنم، معمولا وکیل سرپرست برای کارآموز وقت می‌گذارد اما سردفتر به دلیل مشغله کاری، اغلب آموزشی به کارآموز ارائه نمی کند. پذیرفته شدگان باید بایگانی دفترخانه، امور مربوط به سندنویسی، اطلاعات حقوقی مربوط به تنظیم هر سند و… را بیاموزند. به نظرم سردفتر خوب، کسی است که همه امور دفتر را بتواند انجام دهد.

نکته دوم اینکه پذیرفته شدگان با واقعیت جامعه و درامد فعلی سردفتران آشنا شوند؛ از زمانی که تنظیم سند خودرو از دفترخانه ها خارج شد، درآمد دفترخانه کاهش چشمگیری داشته است. با افزایش قیمت ها، اداره دفتر و هزینه های جاری و پرداخت حقوق پرسنل با مشکل مواجه شده است. ضمن این که تعرفه های دفترخانه هر ۴سال تغییر می‌کند اما هزینه کالاهای مصرفی روزانه در حال تغییر است.

سخن پایانی؟

به نظرم مصاحبه های دوم و سوم به ویژه آزمون کتبی که رییس اداره ثبت از برخی داوطلبین سال ۱۳۹۷ صورت گرفت، مواردی بود که احتمال دارد امسال اصلا اجرایی نشود.

همچنین امتیازی که داوطلبین این دوره نسبت به ما داشتند، عدم انتخاب شهر فعالیت در ابتدای آزمون است؛ چرا که ما در فرض عدم پذیرش در شهر مورد نظر، به کلی رد می‌شدیم اما داوطلبین فعلی براساس رتبه کسب شده توانایی انتخاب شهر را دارند.

این توانایی سبب می شود داوطلبین در انتخاب شهر اختیار بیشتری داشته باشند و حتی براساس ظرفیت و موضوعات ثبتی رایج در هر شهر نسبت به گزینش اقدام کنند.