آیین‌نامه نحوه تشکیل مجامع عمومی (موضوع تبصره ۳ ماده ۳۳ قانون بخش تعاونی)
فصل اول – کلیات
ماده۱- برگزاری مجامع عمومی شرکتها و اتحادیه‌های تعاونی براساس تبصره (۳) ماده (۳۳) قانون بخش تعاونی اقتصاد جمهوری اسلامی ایران، وفق مقررات این آیین‌نامه خواهد بود .
تبصره۱- مجامع عمومی شرکت های تعاونی فرا استانی و یا شرکت‌هایی که تعداد اعضاء آنها افزون بر پانصد عضو بوده و در مناطق مختلف کشور پراکنده می‌باشند، می‌توانند به صورت دو مرحله‌ای برگزار گردند و در این‌صورت تابع مقررات «دستورالعمل نحوۀ تشکیل مجامع عمومی دو مرحله‌ای» موضوع تبصره (۲) ماده (۳۳) قانون بخش تعاونی خواهند بود .
تبصره۲- برگزاری مجامع عمومی شرکتها و اتحادیه‌های تعاونی در مواردی که انتخاب تمام یا هریک از اعضای هیئت‌مدیره یا بازرسان در دستور جلسه مجمع است و شرکت یا اتحادیه تعاونی مشمولِ دستورالعملِ موضوع تبصره ماده ۶۸ اصلاحی قانون بخش تعاونی تشخیص و اعلام می‌شود با رعایت دستورالعملِ نحوه نظارت بر انتخابات تعاونیها و اتاق‌های تعاون موضوع ماده ۶۸ اصلاحی قانون بخش تعاونی اقتصاد جمهوری اسلامی ایران با اصلاحات و الحاقات بعدی خواهد بود.»
تبصره۳- منظور از شرکتها و اتحادیه‌های تعاونی در این ماده و تبصره‌های آن، شرکتها و اتحادیه‌های تعاونی ثبت شده و یا در شرف تأسیس می‌باشد.
تبصره۴- هر یک از انواع مجامع عمومی را می توان به صورت حضوری و یا الکترونیکی برگزار کرد. با فراهم شدن زیرساخت لازم در سامانه جامع و هوشمند بخش تعاونی اولین مجمع عمومی را نیز می‌توان به صورت الکترونیکی برگزار نمود.
تبصره۵ – مجمع عمومی حضوری، مجمعی است که حضور اعضاء در آن، به صورت فیزیکی است و رأی‌گیری نیز به صورت کتبی و یا قیام و قعود برابر مقررات این آیین‌نامه اعمال میگردد .
تبصره۶ – مجمع عمومی الکترونیکی مجمعی است که حضور اعضاء در آن، به صورت الکترونیکی بوده لکن حضور فیزیکی اعضاء هیأت رئیسه در مکانی که در آگهی دعوت قید شده الزامی است. رأی گیری از تمامی اعضاء به صورت الکترونیکی انجام می‌گیرد.
تبصره۷- حذف شده است.
تبصره۸ – شرکتها و اتحادیه‌های تعاونی برای برگزاری مجامع عمومی الکترونیکی باید از طریق سامانه جامع و هوشمند بخش تعاونی کشور اقدام نمایند.
ماده۲- مجمع عمومی تعاونی [حسب وظایف واختیارات] به دو صورت زیر تشکیل می‌شود :
۱. مجمع عمومی عادی
۲. مجمع عمومی فوقالعاده
ماده۳- مجمع عمومی عادی، اولین بار برای تأسیس تعاونی [درزمان مقرر] و سپس حداقل سالی یکبار ظرف چهار ماه پس از پایان سال مالی تشکیل می‌شود.
وظایف و اختیارات قانونی مجمع عمومی عادی به شرح ذیل است :
۱. تصویب اساسنامه در اولین مجمع عمومی عادی .
۲. اتخاذ تصمیم در مورد حداقل و حداکثر سهام اعضاء[ماده ۲۰ قانون بخش تعاونی].
۳. انتخاب هیأت مدیره و بازرس یا بازرسان .
۴ . تعیین خط مشی و برنامه تعاونی و تصویب بودجه جاری و سرمایه‌گذاری و اعتبارات و وام‌های درخواستی و سایر عملیات مالی به پیشنهاد هیأت مدیره .
۵ . تعیین روزنامه کثیرالانتشار برای درج آگهی‌های شرکت .
۶ . تصویب دستورالعمل حقوق، مزایا و پاداش هیأت مدیره و اتخاذ تصمیم در مورد حق‌الزحمه و پاداش بازرس .
۷ . اتخاذ تصمیم در مورد عضویت تعاونی در شرکتها و اتحادیه‌ها و اتاق‌های تعاون و خروج از آنها و میزان سهام و یا حق عضویت سالانه پرداختی براساس موازین مقرر در قانون بخش تعاونی .
۸. تصویب مقررات و دستورالعمل‌های داخلی تعاونی .
۹ . رسیدگی و اتخاذ تصمیم درباره ترازنامه و حساب سود و زیان و سایر گزارشهای مالی هیأت مدیره پس از قرائت گزارش بازرس یا بازرسان .
۱۰ . اخذ تصمیم نسبت به ذخایر و پرداخت سود و مازاد درآمد و تقسیم آن طبق اساسنامه .
۱۱ . اتخاذ تصمیم نسبت به افزایش و یا کاهش سرمایه در حدود قوانین و مقررات .
۱۲ . تصمیم‌گیری درمورد اخراج اعضاء تعاونی [وفق ماده ۱۳ قانون بخش تعاونی] .
۱۳. عزل بازرس [مستند به بند ۱ ماده ۳۳ قانون شرکتهای تعاونی – مصوب سال ۱۳۵۰] .
۱۴ . سایر وظایفی که قوانین و مقررات بر عهده مجمع عمومی قرار می‌دهد .
تبصره۱- اولین مجمع عمومی عادی در نوبت اول با حضور اکثریت اعضاء تعاونی یا نمایندگان تام الاختیار آنان رسمیت می‌یابد. در صورت عدم حصول نصاب مذکور، در نوبت دوم با حضور هر تعداد از اعضاء رسمیت خواهد داشت. در صورتی که در مجمع عمومی نوبت دوم حد نصاب حاصل نشد، هیأت مؤسس موظف است عدم تشکیل تعاونی را اعلام نموده و مبالغ پرداخت شده توسط متقاضیان عضویت در تعاونی را به آنان مسترد نماید.
تبصره۲- در موارد ضروری در هر موقع سال می‌توان مجمع عمومی عادی را به صورت فوقالعاده تشکیل داد. مجمع عمومی عادی به طور فوقالعاده به همان وظایفی می‌پردازد که در صلاحیت مجمع عمومی عادی است.
تبصره۳- چنانچه مجمع عمومی عادی سالیانه خارج از موعد مقرر برگزار شود، عنوان آن به «مجمع عمومی عادی به طور فوقالعاده» تغییر خواهدکرد.
تبصره۴- در صورت کاهش تعداد اعضاء اصلی یا علی‌البدل هیئت‌مدیره به علل استعفاء، فوت، عزل، ممنوعیت قانونی و یا غیبت غیرموجه مکرر هیئت‌مدیره، مجمع عمومی عادی دعوت خواهد شد تا نسبت به ترمیم و تکمیل اعضای هیئت‌مدیره برای بقیه مدت مقرر در همان دوره اقدام کند.
ماده۴- مجمع عمومی فوقالعاده جهت رسیدگی و اتخاذ تصمیم نسبت به موارد زیر تشکیل می‌شود:
۱. تغییر مواد اساسنامه (در حدود قانون بخش تعاونی).
۲. تصمیم‌گیری نسبت به عزل یا قبول استعفای هیئت‌مدیره.
۳. انحلال تعاونی.
۴. ادغام تعاونی.
تبصره – مراد از عزل هیئت‌مدیره در بند(۲)، عزل کل یا بعضی اعضاء و مقصود از استعفاء هیئت، استعفاء دسته جمعی یا تعدادی از آنهاست که هیئت‌مدیره را با وجود اعضاء علی‌البدل از اکثریت مقرر خارج نماید.
ماده۵ – چنانچه مجمعی نسبت به موارد خارج از صلاحیت خود رسیدگی و اتخاذ تصمیم کند، تصمیمات متخذه از درجه اعتبار ساقط است.
ماده۶ – در مواعد زیر تشکیل مجمع عمومی الزامی است. هیئت‌مدیره باید تاریخ دعوت یا نشر آگهی و فواصل زمانی موضوع مواد ۱۲، ۱۳ و ۲۲ این آیین‌نامه و تبصره‌های ذیل آنها را به‌گونه‌ای تعیین نماید که مجمع عمومی در مواعد زیر تشکیل گردد:
۱. ظرف ۴ ماه از پایان سال مالی، برای تشکیل مجمع عمومی عادی سالیانه.
۲. حداقل دو ماه قبل از انقضاء مدت تصدی اعضای هیئت‌مدیره یا بازرسان؛ برای تشکیل مجمع عمومی با دستور انتخاب اعضای مذکور.
۳. حداقل دو ماه قبل از پایان مدت تعاونی، در صورتی که مدت آن طبق اساسنامه محدود باشد؛ برای تشکیل مجمع عمومی فوقالعاده با دستور تمدید مدت یا انحلال.
۴. در صورتی که در یکی از مجامع عمومی و یا بنا به قوانین و مقررات، تشکیل مجمع عمومی دیگری تکلیف شده باشد؛ ظرف مهلت مقرر در آن.
۵ . ظرف یک ماه بعد از درخواست اشخاص زیر[در غیر موارد مذکور در بندهای فوق].
الف – هر یک از بازرس یا بازرسان.
ب – یک پنجم اعضای تعاونی برای مجمع عمومی عادی و یک سوم اعضاء برای مجمع عمومی فوقالعاده.
ج – اکثریت مطلق اعضاء هیأت مدیره برای مجمع عمومی فوقالعاده.
د – وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی.
تبصره۱- در صورتی که هیئت‌مدیره در مواعد مقرر در این ماده به تشکیل مجمع عمومی مبادرت نکند، وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی رأساً نسبت به برگزاری مجمع عمومی مربوط اقدام خواهد نمود.
تبصره۲- اگر هیئت‌مدیره ظرف مدت یکماه از تاریخ دریافت درخواست تشکیل مجمع عمومی فوقالعاده توسط بازرس، برای رسیدگی به گزارش تخلفات هیئت‌مدیره یا مدیرعامل، اقدام به دعوت و برگزاری آن ننماید، بازرس می‌تواند با اطلاع وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی نسبت به انتشار آگهی و تشکیل مجمع اقدام کند.
فصل دوم – نحوه دعوت مجمع
ماده۷- دعوت از مجامع عمومی و اعلام تصمیمات آنها از طریق روزنامه‌های کثیرالانتشار، پست سفارشی، سامانه جامع و هوشمند بخش تعاونی و سایر روش‌های قابل اثبات مندرج در اساسنامه صورت می‌گیرد.
تبصره۱- مرجع تشخیص کثیرالانتشار بودن روزنامه، وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی است.
تبصره۲- چنانچه مجمع عمومی، روزنامه‌های [اصلی] متعددی را تعیین نماید، انتشار آگهی در همه آنها الزامی است.
تبصره۳- درج نام روزنامه در اساسنامه تعاونی الزامی نیست و در صورتیکه شرکت یا اتحادیه‌ای به این امر مبادرت کند، هرگونه تغییر بعدی آن مستلزم تشکیل هر دو مجمع عمومی عادی و فوقالعاده خواهد بود.
تبصره۴- در انتخاب صفحات روزنامه برای درج آگهی، صفحات اصلی مورد نظر است و انتشار آگهی در قسمت نیازمندی‌ها و سایر ضمائم در صورتی مجاز است که بخش اختصاصی برای درج آگهی‌های مجامع یا شرکتها در قسمت‌های مذکور، معین و مشخّص شده باشد.
تبصره۵ – مقام دعوت‌کننده مکلف است نسخه‌ای از آگهی دعوت مجمع عمومی را جهت اطلاع، بررسی در چارچوب قوانین و مقررات بخش تعاونی و امکان اعزام و حضور ناظر به وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی ارسال نماید.
تبصره۶ – دعوت اولین مجمع عمومی تعاونی از طریق سامانه جامع و هوشمند بخش تعاونی یا دعوت نامه کتبی با اخذ رسید یا پست سفارشی به آخرین اقامتگاه قانونی اعلام شده عضو به تعاونی یا روزنامه کثیرالانتشاری که در آن دعوت به عضویت(موضوع بند ۲ ماده ۳۲ قانون بخش تعاونی) آگهی شده، صورت می‌گیرد.
تبصره۷- در صورتی که دعوت مجمع عمومی با دعوتنامه کتبی انجام می‌پذیرد، ارسال نسخه‌ای از آن به هر یک از دستگاهها و شرکتهای دولتی، بانکها، شوراهای اسلامی کشوری و سازمانها و مؤسسات عمومی که در تعاونی مشارکت یا سرمایه‌گذاری کرده‌اند و همچنین اتحادیه‌ای که تعاونی عضو آن است ضروریست.
تبصره۸ – مقام برگزارکننده مجامع عمومی کلیه شرکتها و اتحادیه‌های تعاونی که تصمیم به برگزاری مجمع عمومی دارند؛ باید ضمن اعلام نحوه برگزاری مجمع (حضوری یا الکترونیکی) در آگهی دعوت مجمع عمومی، نشانی سامانه و چگونگی دسترسی به راهنمای آن را در آگهی دعوت درج نمایند.
تبصره۹- حذف شده است.
تبصره۱۰- برگزاری مجامع عمومی به صورت الکترونیکی توسط شرکتها و اتحادیه‌های تعاونی با تصویب هیئت‌مدیره یا درخواست یک پنجم اعضاء امکان‌پذیر می‌باشد.
تبصره۱۱- برای برگزاری مجامع الکترونیکی و اطلاع‌رسانی از طریق سامانه جامع و هوشمند بخش تعاونی ضروری است قبل از انتشار آگهی دعوت، اطلاعات کلیه اعضاء تعاونی در سامانه مذکور تکمیل و ثبت گردد.
تبصره۱۲- پس از تصویب ادغام در مجمع عمومی فوقالعاده تعاونی های متقاضی، مقام دعوت‌کننده هر یک از تعاونیها مکلف هستند نسبت به انتشار آگهی دعوت مجمع عمومی مشترکِ همسان طبق اساسنامه مورد عمل هر تعاونی قبل از ادغام اقدام نمایند.
ماده۸ – حذف شده است.
ماده۹- مجمع عمومی که اقدام به تعیین روزنامه کثیرالانتشار می‌نماید، مکلف است روزنامه کثیرالانتشار دیگری را نیز به‌عنوان روزنامه علی‌البدل انتخاب تا در صورت عدم انتشار روزنامه اصلی، آگهی‌های مربوطه در آن درج گردد.
تبصره – درصورتیکه روزنامه اصلی و علی‌البدل به هر دلیلی منتشر نگردد هیئت‌مدیره تعاونی مکلف است مجمع عمومی عادی را جهت تعیین روزنامه جدید تشکیل دهد. دعوت این مجمع و هر مجمع دیگری که در فاصله بین عدم انتشار روزنامه قبل و تعیین روزنامه جدید تشکیل می‌شود، از طریق دعوتنامه کتبی با اخذ رسید و یا پست سفارشی به آخرین اقامتگاه قانونی اعلام شده به عضو تعاونی یا از طریق سامانه جامع وهوشمند بخش تعاونی به عمل می‌آید و رعایت مفاد ماده ۷ آئین‌نامه نیز الزامی است.
ماده۱۰- آگهی دعوت مجمع عمومی ضمن درج تاریخ انتشار باید مشتمل بر نکات ذیل باشد:
۱. نام تعاونی.
۲. نوع مجمع عمومی اعم از عادی، عادی به طور فوقالعاده، فوقالعاده.
۳. نوبت مجمع.
۴. دستورجلسه.
۵. تاریخ و ساعت برگزاری.
۶. محل برگزاری و نشانی کامل آن.
۷ . زمان و مکان بررسی وکالتنامه‌ها [برای مجامع عمومی یک مرحله‌ای] و صدور برگه حضور در مجمع.
۸. نحوه و مهلت ثبت نام در انتخابات هیئت‌مدیره و بازرسان [برای مجامع عمومی با دستور انتخابات].
۹. اعلام نحوه برگزاری مجمع عمومی (حضوری یا الکترونیکی) و ذکر موارد اجرایی مرتبط با مجمع.
تبصره۱- محل تشکیل مجمع عمومی باید در محدوده شهری یا روستایی اقامتگاه قانونی تعاونی باشد، مگر اینکه صددرصد اعضاء، محل دیگری را برای تشکیل مجمع توافق نمایند. همچنین محل برگزاری مجمع باید ظرفیت حضور کلیه اعضاء یا نمایندگان تام الاختیار آنها را داشته و از نظر امکانات برای تشکیل جلسه مجمع مناسب باشد.
تبصره۲- در تعاونی‌هایی که مشمول دستورالعمل نحوه نظارت بر انتخابات تعاونیها و اتاق‌های تعاون نمی‌باشند داوطلبین تصدی سمت‌های هیئت‌مدیره و بازرس/بازرسان می‌توانند تا قبل از اعلام رسمیت جلسه توسط مقام دعوت‌کننده، کاندیداتوری خود را کتباً به تعاونی اعلام نمایند.
تبصره۳- دستور جلسه مجمع بایستی به طور صریح و شفاف در آگهی درج و از ذکر کلمات و عبارات مبهم از قبیل: «سایر موارد»، «سایر تصمیمات»و «آنچه طبق قانون در صلاحیت مجامع عمومی… است»، خودداری گردد.
تبصره۴- درخصوص تغییر مواد اساسنامه در مجمع عمومی فوقالعاده، آگهی دعوت بایستی متضمن شماره مواد و موضوع آنها باشد. در مواردی که تعاونی، مجمع عمومی فوقالعاده را برای تطبیق اساسنامه با قانون و اصلاحات بعدی آن تشکیل می‌دهد، ذکر عبارت «تطبیق اساسنامه با قانون یا اصلاحات» کافی است اما چنانچه تصمیم بر تغییر مواد دیگری از اساسنامه نیز باشد، باید آن موارد در آگهی دعوت آورده شود.
تبصره۵ – در صورتیکه اخراج عضو یا اعضایی از تعاونی، همچنین عزل هیئت‌مدیره یا بازرس در دستور کار مجمع عمومی باشد ذکر نام آنها در آگهی دعوت مربوطه ممنوع است و مقام دعوت‌کننده مکلف است موضوع مذکور را به نحو مضبوط به اطلاع اشخاص مذکور برساند.
ماده۱۱- هریک از اعضاء تعاونی می‌تواند تا قبل از رسمیت جلسه مجمع عمومی، مورد یا موارد دیگری را غیر از موضوعاتی که در آگهی دعوت مجمع قید شده است به مقام دعوت‌کننده پیشنهاد کند. مقام مذکور مکلف است پیشنهاد مربوطه را در مجمع مطرح کند تا در صورت تصویب، در دستور جلسه مجمع بعدی که ظرف مهلت تعیین شده دعوت به تشکیل میگردد، قرار گیرد.
ماده۱۲- فاصله زمانی بین تاریخ دعوت [نشر آگهی] و تاریخ تعیین شده برای تشکیل مجمع عمومی [عادی و فوقالعاده] حداقل ۱۰ روز و حداکثر ۲۰ روز است.
تبصره۱- در صورتیکه برگزاری انتخابات [هیئت‌مدیره یا بازرسان] در دستور جلسه مجمع عمومی عادی باشد این مدت برای دعوت نوبت اول، حداقل ۲۰روز و حداکثر ۴۰ روز خواهد بود.
تبصره۲- فاصله زمانی بین تاریخ دعوت و تاریخ تعیین شده برای تشکیل مجمع عمومی که انتخاب هیئت تصفیه را در دستور کار خود دارد همان ۱۰ تا ۲۰ روز است.
تبصره۳- دراحتساب فاصله زمانی، روزانتشارآگهی همچنین روز برگزاری مجمع، جزء مدت محسوب نمی‌شود.
ماده۱۳- در مواقعی که کلیه اعضاء تعاونی اصالتاً و وکالتاً در مجمع حاضر باشند، با رعایت مقررات دستورالعمل نحوه نظارت بر انتخابات تعاونیها نشر آگهی و تشریفات دعوت الزامی نیست.
تبصره – حکم این ماده درخصوص اولین مجمع عمومی تعاونی نیز قابل اعمال است.
ماده۱۴- هرگونه تغییر یا اصلاح بعدی آگهی مجمع عمومی، مستلزم رعایت حداقل فواصل زمانی مقرراست.
فصل سوم – ورود به جلسه مجمع
بخش اول – ترکیب مجمع
ماده۱۵- مجمع عمومی با حضور اعضاء تعاونی یا نمایندگان تام الاختیار و وکلاء آنان به صورت فیزیکی یا الکترونیکی برگزار میگردد.
ماده۱۶- اعضاء تعاونی و نمایندگان تام الاختیار و وکلای آنان برای حضور فیزیکی در مجمع و اخذ برگه ورود باید ورقه سهم یا گواهینامه موقت سهم یا کارت عضویت و یا دفترچه عضویت و کارت ملی ارائه نمایند. با تأیید عضویت در سامانه جامع و هوشمند بخش تعاونی و احراز آن توسط مقام دعوت‌کننده اخذ برگه ورود به جلسه نیز امکان‌پذیر است.
تبصره۱- نمایندگان و وکلای اعضاء تعاونی برای حضور فیزیکی در مجمع مکلفند وکالت نامه/ معرفی‌نامه معتبر ارائه نمایند.
تبصره۲- بررسی مدارک مذکور به هنگام ورود با مقام دعوت‌کننده است مگر در مواردی که مقام دعوت‌کننده هیئت‌مدیره بوده و دستور جلسه، انتخاب هیئت‌مدیره یا رسیدگی به تخلفات مدیران باشد که در این صورت بررسی توسط اکثریت بازرسان و در مواردی که دو بازرس باشد بوسیله یکی از آنها بعمل می‌آید.
تبصره۳- چنانچه مقام دعوت‌کننده، وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی باشد، کنترل مدارک توسط بازرس یا بازرسان صورت می‌گیرد و در صورتی که تعاونی فاقد بازرس باشد یا بازرس مربوطه بنا به نظر مرجع مذکور در این تبصره صلاحیت لازم را نداشته باشد، بررسی مدارک توسط نماینده یا نمایندگان مراجع یاد شده انجام می‌گیرد.
تبصره۴- در اولین مجمع عمومی تعاونی، گواهی صادره هیئت مؤسس مبنی بر احراز شرایط عضویت و تصدیق تأدیه حداقل یک سوم مبلغ سهام، مجوز حضور در مجمع است.
تبصره۵ – سامانه باید به‌گونه‌ای باشد که حضور مشارکت‌کننده و نوع آن (اصالتاً یا وکالتاً) را در زمان برگزاری مجمع عمومی ثبت و با توجه به تعداد حق رأی ) اصالتی و وکالتی) در فهرست مشارکت کنندگان در مجمع عمومی الکترونیکی ثبت نماید.
تبصره۶ – اعضای شرکت‌کننده در مجمع الکترونیکی پس از احراز نصاب‌های قانونی و رسمیت جلسه مجمع عمومی، از زمان حضور نسبت به دستورات جلسه که رأی‌گیری آنها خاتمه نیافته است، دارای حق رأی بوده و رأی‌گیری نسبت به هر یک از موارد دستور جلسه پس از طرح آن توسط هیئت رئیسه در بستر سامانه جامع و هوشمند بخش تعاونی کشور انجام می‌پذیرد.
ماده۱۷- اشخاص ذیل می‌توانند بدون درج نام در فهرست حاضرین و بدون داشتن حق رأی در مجمع حضوریابند:
۱. مدیرعامل غیرعضو.
۲. بازرس یا بازرسان غیرعضو.
۳.کاندیداهای غیر عضو سمت بازرسی.
۴. نمایندگان ناظر هر یک از دستگاهها و شرکتها و مؤسسات دولتی و عمومی و بانکها و شوراهای اسلامی کشوری که در تعاونی مشارکت یا سرمایه گذاری نموده‌اند.
۵. نماینده یا نمایندگان ناظر وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی.
۶. نماینده ناظر اتحادیه ای که تعاونی عضو آن است با ارائه معرفی‌نامه هیئت‌مدیره یا مدیرعاملی که تعیین نماینده به وی تفویض شده است.
۷ . نماینده ناظر دستگاههای متبوعه شرکتهای تعاونی کارمندی [با تأیید وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی].
تبصره۱- علاوه بر اشخاص مذکور در این ماده، اشخاصی که بنا به وظیفه شغلی خود مسئولیتی را در مجمع دارا هستند مانند نیروهای انتظامی و امنیتی، نیروهای خدماتی، فیلمبردار و… می‌توانند با هماهنگی قبلی و کسب مجوز از مقامات موضوع تبصره ۲ ماده ۱۶ (حسب مورد) در مجمع حضور یابند.
تبصره۲- اشخاص غیرعضوی که کاندیدای سمت بازرس تعاونی هستند، برای حضور در مجمع عمومی مربوطه باید گواهی معتبر و ممهور به مهر تعاونی مبنی بر ثبت نام در انتخابات ارائه نمایند.
تبصره۳- اشخاص موضوع بندهای ۴ و ۵ و۷ با ارائه کارت شناسایی و معرفی‌نامه معتبر از بالاترین مقام دستگاه یا اشخاص مجاز از طرف آنها در مجمع حضور می‌یابند.
تبصره۴- حضور نماینده ناظر اتحادیه در مجامع عمومی تعاونی‌های عضو با ارائه معرفی‌نامه هیئت‌مدیره یا مدیرعاملی که تعیین نماینده به وی تفویض شده امکان‌پذیر است.
ماده۱۸- عضو یا اعضایی که اخراج آنها در دستور کار مجمع است می‌توانند با حق رأی در مجمع مربوطه حضور یابند.
بخش دوم – نمایندگی اعضاء (وکالت)
ماده ۱۹- در مجامع عمومی یک مرحله ای، به جز مجامع عمومی الکترونیکی هر یک از اعضای تعاونی می‌تواند نماینده تام الاختیاری [از میان اعضاء تعاونی یا خارج از آنان] برای حضور در مجمع و اعمال رأی تعیین نماید. تعداد آرا وکالتی هر عضو و هر شخص غیر عضو تنها یک رأی خواهد بود.
تبصره۱- تأیید نمایندگی‌های موضوع این ماده با مقامات مذکور در تبصره ۲ ماده ۱۶ (حسب مورد) می‌باشد. بدین منظور عضو متقاضی اعطای نمایندگی به همراه نماینده خود در محل شرکت یا محلی که از پیش تعیین و طی آگهی دعوت مجمع به اطلاع اعضاء رسیده حاضر و مقام مجاز تأیید نمایندگی پس از احراز هویت طرفین، عضویت متقاضی و اهلیت نماینده، وکالتنامه را تأیید و ورقه ورود به مجمع برای نماینده صادر می‌کند.
تبصره۲- در مواردی که وکالتنامه حضور در مجمع در دفاتر اسناد رسمی تنظیم شده باشد، مقام مجاز تأیید نمایندگی پس از احراز هویت وکیل و عضویت موکل و بدون رعایت تشریفات مذکور در تبصره فوق مکلف به مهر و امضاء آن و صدور ورقه ورود به مجمع خواهد بود.
تبصره۳- وکالت و نمایندگی حضور در مجمع و اعمال رأی به صورت مطلق و تام الاختیار اعطاء می‌شود و هرگونه ادعای بعدی عضو مبنی بر مقید و محدود بودن نمایندگی، مسموع نخواهد بود.
تبصره۴- نمایندگان بایستی دارای اهلیت قانونی[عدم حجر] باشند.
تبصره۵ – حضور توأم عضو و نماینده وی در مجمع ممنوع است و مقامات مذکور در تبصره ۲ ماده۱۶(حسب مورد) مکلفند نظارت‌های لازم در این مورد بعمل آورند. چنانچه پس از برگزاری مجمع مشخص شود عضو و نماینده وی توأمان در مجمع حضور داشته‌اند، به ترتیب ذیل عمل خواهد شد:
۱. درصورتی که حضور تو ٲ م عضو و نماینده وی در حصول نصاب رسمیت جلسه موثر بوده، مجمع برگزار شده فاقد اعتبار است.
۲. چنانچه جلسه بدون حضور توأم نیز رسمیت داشته است، صرفاً به تعداد حضور غیرقانونی، از تعداد کل آراء مأخوذه در هر تصمیم کسرخواهد شد. در مورد انتخابات، کسرآراء نسبت به کلیه کاندیداها اعمال میگردد.
تبصره۶ – حذف شده است.
تبصره۷- هر یک از اعضاءکه به صورت الکترونیکی در مجمع شرکت می‌نماید باید حضور خود را جهت لحاظ در حد نصاب تشکیل مجمع اعلام نماید.
تبصره۸ – افرادی که از قبل برای اعلام حضور الکترونیکی ثبت نام کرده‌اند و پس از احراز نصاب‌های قانونی و رسمیت جلسه مجمع در مجمع شرکت نموده‌اند از زمان حضور دارای حق رأی خواهند بود.
ماده۲۰- نمایندگان اعضاء اتحادیه‌های تعاونی همچنین اشخاص حقوقی عضو شرکتهای تعاونی، برای حضور در مجامع عمومی باید معرفی‌نامه از سوی هیئت‌مدیره یا مدیرعاملی که تعیین نماینده به وی تفویض شده ارائه نمایند. مقام مجاز تأیید نمایندگی‌ها، پس ازاخذ معرفی‌نامه و احراز هویت نماینده، ورقه ورود به جلسه مجمع را برای وی صادر خواهد کرد. نمایندگان معرفی شده باید اصالتاً در جلسه حاضر شده و مجوز صدور معرفی‌نامه برای دیگری را ندارند.
تبصره۱- در معرفی‌نامه صادره، باید مجمع یا مجامعی که نماینده حق حضور و اعمال رأی دارد معین گردد در غیر این صورت نمایندگی صادره تا زمانی‌که نماینده دیگری معرفی نشده مجوز حضور در کلیه مجامع تلقی خواهد شد.
تبصره۲- حکم تبصره ۴ ماده ۱۹ آیین‌نامه در مورد نمایندگی‌های موضوع این ماده نیز لازم‌الرعایه است.
تبصره۳- حضور الکترونیکی نمایندگان اعضاء در مجامع عمومی مشروط به احراز هویت از طریق سامانه جامع و هوشمند بخش تعاونی است.
بخش سوم – رسمیت و اداره جلسه
ماده ۲۱- نصاب رسمیت جلسات مجامع به ترتیب زیر خواهد بود:
۱. مجمع عمومی عادی در نوبت اول با حضور اکثریت اعضاء تعاونی یا نمایندگان تام الاختیار آنها رسمیت می‌یابد. در صورت عدم حصول نصاب مذکور، در نوبت دوم با حضور هر تعداد رسمی خواهد بود.
۲. مجمع عمومی فوقالعاده در نوبت اول با حضور حداقل دو سوم اعضاء تعاونی یا نمایندگان تام الاختیار آنها رسمیت می‌یابد و در صورت عدم حصول نصاب مذکور، در نوبت دوم با اکثریت رسمیت خواهد داشت و چنانچه در نوبت دوم نیز نصاب حاصل نشود، نوبت سوم با حضور هر تعداد رسمی است.
تبصره۱- برای رسمیت جلسه مجمع با « هر تعداد »، رعایت قسمت اخیر ماده ۲۳ در مورد تعداد هیئت رئیسه الزامی است.
تبصره۲- در صورت رسمیت نیافتن جلسه مجمع عمومی رأس ساعت مقرر، مقام دعوت‌کننده باید برگزاری جلسه را حداقل به مدت نیم ساعت به تأخیر اندازد و در صورت عدم حصول نصاب، صورتجلسه ای دایر بر عدم رسمیت مجمع و مشتمل بر تعداد کل افراد حاضر، نوبت مجمع،زمان ومکان برگزاری مجمع، در همان جلسه تهیه و با ذکر نام و نام خانوادگی حاضرین تهیه و به امضای حاضرین برساند.
تبصره۳- ملاک تشخیص تعداد اعضای حاضر در جلسات مجامع عمومی حضوری ورقه حضور و غیابی است که حاضران در بدو ورود به جلسه، اصالتاً یا به نمایندگی از طرف عضو آن را امضاء می‌کنند. صورت حضور و غیاب مشتمل بر هویت کامل(نام و نام خانوادگی عضو، کدملی/ شناسه ملی عضو، نام و نام خانوادگی وکیل/نماینده) می‌باشد.
تبصره۴- مجامع الکترونیکی در ساعت ذکر شده در آگهی شروع می‌شود و در صورت رسمیت جلسه، موارد دستور جلسه به ترتیب ذکرشده در آگهی دعوت مجمع قرائت شده و رأی‌گیری به صورت الکترونیکی انجام خواهد شد.
تبصره۵ – حد نصاب‌های قانونی مجامع الکترونیکی با تجمیع میزان حضور فیزیکی و الکترونیکی افراد و با رعایت قانون و این آیین‌نامه محاسبه خواهد شد.
تبصره۶ – ملاک تشخیص تعداد اعضاء حاضر در مجمع عمومی الکترونیکی، لیست حضور وغیابی است که به امضاء الکترونیکی یا تأیید الکترونیکی اعضای حاضر برابر مقررات آیین‌نامه و سامانه جامع و هوشمند بخش تعاونی کشور رسیده است.
تبصره۷- مقام دعوت‌کننده موظف است بستر لازم برای رأی دادن الکترونیکی اعضایی که به صورت حضوری در مجمع عمومی الکترونیکی شرکت کرده‌اند را فراهم آورد .
تبصره۸ – نصاب رسمیت جلسات مجامع عمومی در اتحادیه‌ها صرفاً بر اساس حضور نمایندگان اعضاء اتحادیه تعیین میگردد.
ماده۲۲- دعوت مجامع عمومی نوبت دوم و سوم موضوع ماده فوق باید حداکثر ظرف ۷ روز، بدون احتساب روز برگزاری مجمع، با همان دستور جلسه قبلی بعمل آید. فاصله زمانی بین تاریخ دعوت و برگزاری مجامع مذکور حداقل ۱۰ و حداکثر ۲۰ روز خواهد بود .
تبصره۱- هرگونه تغییر، کاهش یا افزایش دستور جلسه مجمع عمومی نوبت اول در نوبت‌های بعدی ممنوع است.
تبصره۲- در مورد مجمع عمومی عادی نوبت دوم که انتخابات را در دستور کار خود دارد، همان فاصله ۱۰ تا ۲۰ روز لازم الرعایه است.
ماده۲۳- جلسات مجامع عمومی را در صورت رسمیت یافتن، مقام دعوت‌کننده یا نماینده او افتتاح می‌کند. در جلسه مجمع ابتدا یک رئیس، یک منشی و دو ناظر از میان اعضاء انتخاب خواهند شد. در تعاونی‌های دارای بیش از ۵۰۰ عضو تعداد هیئت رئیسه ۷ نفر شامل رئیس، نائب‌رئیس، منشی و ۴ ناظر می‌باشد.
تبصره۱- در شرکتهای تعاونی، نمایندگان اعضاء حقیقی نمی‌توانند بعنوان هیئت رئیسه انتخاب شوند.
تبصره۲- هیئت رئیسه مسئول کنترل روند برگزاری جلسه و رأی‌گیری الکترونیکی خواهد بود. ناظرین عضو این هیئت مکلفند در صورت مشاهده تخلف، موارد را به اطلاع رئیس مجمع برسانند.
تبصره۳- ملاک تعداد هیئت رئیسه در مجامع عمومی دو مرحله ای (مرحله دوم) تعداد نمایندگان اتحادیه/شرکت تعاونی، با رعایت موارد مندرج در این ماده می‌باشد.
ماده۲۴- مقام دعوت‌کننده یا مقام مجاز مذکور در تبصره ۲ ماده ۱۶ مکلف است ورقه حضور و غیابی را که اعضاء یا نمایندگان تام الاختیار در بدو ورود به جلسه امضاء نموده‌اند همراه با نمایندگی‌های تام الاختیار اعضاء غایب و صورت اسامی کل اعضاء در اختیار رئیس مجمع برای احراز رسمیت جلسه و اعمال کنترل‌های لازم قرار دهد. علاوه بر این از سایر حاضرین مذکور در مواد ۱۷ و ۱۸ نیز صورتی جداگانه مشتمل بر هویت کامل، سمت و علت حضور و اقامتگاه قانونی آنها تهیه و به امضاء آنان خواهد رسید.
تبصره۱- در مجامع عمومی الکترونیکی مقام دعوت‌کننده موظف است، فهرستی مشتمل بر: اسامی و مشخصات کامل حضار و سهامداران غیر عضو با ذکر تعداد سهام از سامانه استخراج و به منظور احراز رسمیت جلسه و اعمال کنترل‌های لازم در اختیار هیئت رئیسه قرار دهد.
تبصره۲- در مجامع عمومی که به صورت الکترونیکی برگزار میگردد؛ مقام دعوت‌کننده موظف است تجهیزات رایانه یا لپ‌تاپ و متعلقات آن، پرینتر و اسکنر و سایر ملزومات را قبل از برگزاری مجمع تهیه و در حین برگزاری مجمع اپراتور آشنا به کار با رایانه را در اختیار هیئت رئیسه مجمع قرار دهد.
فصل چهارم – اتخاذ تصمیم
بخش اول – نصاب تصمیمات
ماده۲۵- در مجمع عمومی عادی، تصمیمات با اکثریت آراء حاضر در جلسه رسمی اتخاذ میگردد مگر در مورد انتخاب اعضاء هیئت‌مدیره و بازرسان که کسب اکثریت نسبی آراء ملاک عمل است.
تبصره۱- انتخاب اعضاء هیئت‌مدیره برای بیش از دو دوره متوالی (موضوع ماده ۳۶ قانون بخش تعاونی) مستلزم کسب حداقل دو سوم آراء اعضاء حاضر در مجمع عمومی است.
تبصره۲- تصویب اساسنامه در اولین مجمع عمومی عادی تعاونی با اکثریت دو سوم آراء حاضرین درجلسه رسمی به عمل می‌آید.
تبصره۳- پس از پایان مهلت ثبت نام داوطلبین تصدی سمت هیئت‌مدیره در تعاونی، انصراف، ممنوعیت قانونی، فوت یا عدم قبولی سمت توسط داوطلب و همچنین عدم احراز صلاحیت تصدی سمت توسط وی از سوی انجمن یا کمیسیون نظارت بر انتخابات تعاونیها و اتاق‌های تعاون(در تعاونی های مشمول) یا عدم کسب دو سوم آراء حاضرین در جلسه مجمع (موضوع ماده ۳۶ قانون بخش تعاونی)، در صورتی که تعداد داوطلبین یا هیئت‌مدیره منتخب را از اکثریت مقرر خارج نکند، به اعتبار فرآیند انتخابات هیئت‌مدیره خللی وارد نخواهد کرد.
پس از ثبت تغییرات، هیئت‌مدیره موظف است در اولین مجمع عمومی عادی برای ترمیم اعضاء باقیمانده خود اقدام نماید.
ماده۲۶- تصمیمات مجامع عمومی فوقالعاده همواره با اکثریت سه چهارم آرای حاضر در جلسه رسمی اتخاذ می‌شود.
بخش دوم – نحوه اتخاذ تصمیم
ماده۲۷- تصمیمات مجامع عمومی از طریق اعمال رأی اعضاء یا نمایندگان تام الاختیار آنها اتخاذ می‌شود. در مجامع عمومی یک مرحله‌ای هر عضو بدون در نظر گرفتن میزان سهم فقط دارای یک رأی است؛ در مجامع عمومی دو مرحله‌ای میزان رأی نمایندگان وفق دستورالعمل مصوب وزارت (موضوع تبصره ۲ ماده ۳۳ قانون بخش تعاونی) خواهد بود.
ماده۲۸- رأی‌گیری در کلیه مجامع عمومی فوقالعاده، انتخاب اعضاء هیئت‌مدیره و بازرسان در مجمع عمومی عادی (سالیانه یا بطور فوقالعاده)، الزاماً به صورت کتبی [با برگه رأی] خواهد بود و برای اتخاذ سایر تصمیمات می‌تواند با قیام و قعود به عمل آید.
تبصره۱- چنانچه در مورد نتیجه رأی‌گیری به روش قیام و قعود تردیدی حادث شود، با تقاضای حداقل دو نفر از اعضای هیئت رئیسه می‌توان رأی‌گیری را مجدداً و به صورت کتبی بعمل آورد.
تبصره۲- در مجامع عمومی عادی و فوقالعاده که به صورت الکترونیکی برگزار میگردد آراء الکترونیکی افراد به منزله رأی کتبی می‌باشد.
ماده۲۹- مقام دعوت‌کننده مکلف است پیش از برگزاری مجمع، برگه‌های رأی را به تعداد اعضاء به صورت چاپی تهیه تا در جلسه بین اعضاء یا نمایندگان تام الاختیار آنها توزیع نماید. برگه‌های مذکور باید ممهور به مهر تعاونی و متضمن نام کامل تعاونی، عنوان جلسه مجمع و تاریخ برگزاری آن و دستور جلسه مربوطه باشد.
تبصره۱- چنانچه انتخابات در دستور جلسه مجمع باشد، برگه‌های آن به صورت مجزا تهیه خواهد شد. در برگه انتخابات باید علاوه بر نام کامل تعاونی، عنوان جلسه مجمع و تاریخ برگزاری آن، جای خالی با درج شماره و به تعداد اعضاء اصلی هیئت‌مدیره و بازرسان در نظر گرفته شود.
تبصره۲- کلیه برگه‌های رأی بر اساس تعداد اعضاء و آراء وکالتی حاضر در مجمع توزیع میگردد.
ماده۳۰- به‌منظور اتخاذ تصمیم در هر یک از موارد دستور جلسه، ابتدا موضوع به صورت صریح و به دور از هرگونه ابهام به سمع اعضاء رسیده و سپس رأی‌گیری به عمل می‌آید. برای هر یک از موارد دستور جلسه، یک موافق و یک مخالف می‌تواند در زمان مناسبی که از سوی رئیس جلسه معین میگردد صحبت نماید.
تبصره۱- در مجامع عمومی که به صورت حضوری یا الکترونیکی برگزار میگردد؛ باید تمهیدات لازم جهت فرصت دفاع در مورد عزل هیئت‌مدیره یا بازرس و یا اخراج اعضاء منظورگردد.
تبصره۲- در مجامع عمومی الکترونیکی ثبت و اعمال رأی به صورت الکترونیکی و صرفاً از طریق سامانه جامع و هوشمند بخش تعاونی کشور انجام خواهد شد.
تبصره۳- مدت زمان حضور و رأی‌گیری در مجمعی که به صورت الکترونیکی برگزار میگردد تا لحظه اعلام پایان مهلت رأی‌گیری (همان مورد دستور جلسه) توسط هیئت رئیسه از طریق سامانه خواهد بود. تغییر رأی صرفاً طی مهلت مزبور و قبل از ثبت نهایی رأی امکان‌پذیر است. عدم اعلام نظر طی مهلت مقرر، به عنوان رأی سفید در نظر گرفته می‌شود.
ماده۳۱- در جلسات مجمع عمومی عادی که انتخابات هیئت‌مدیره و یا بازرسان را در دستور کار خود دارد، داوطلبان تصدی سمت‌های مذکور می‌توانند در مهلتی که به تساوی برای هر یک از آنها توسط رئیس جلسه منظور می‌شود اقدام به معرفی خود نمایند. علاوه بر این مقام دعوت‌کننده مکلف است پیش از برگزاری جلسه مجمع عمومی به نحو مناسب (نصب پوسترها، صفحه نمایش، بنر یا….) صورت اسامی کاندیدها را که با ترتیب الفبایی و ذکر نام و نام خانوادگی به صورت کامل و قید پسوندها تنظیم شده به تعداد مکفی تهیه و در محل‌هایی که برای اعضاء یا نمایندگان تام الاختیار آنها قابل مشاهده و دسترس باشد، نصب نماید.
تبصره۱- فهرست اسامی کاندیداها نباید به نحوی تنظیم شود که مفید تبلیغ برای کاندیدای خاصی باشد.
تبصره۲- عدم حضور کاندیدا در جلسه مجمع و یا عدم استفاده از حق خود برای معرفی، موجب زوال حق انتخاب نخواهد بود.
تبصره۳- در مجامع عمومی الکترونیکی، باید مهلت مساوی جهت معرفی داوطلبین تصدی سمت هیئت‌مدیره و بازرسی توسط رئیس جلسه منظور گردد.
ماده۳۲- در موارد رأی‌گیری کتبی، جمع‌آوری آراء توسط افراد امین و منتخب هیئت رئیسه و شمارش آنها توسط هیئت مذکور و در فرمهای مخصوص متضمن موارد دستور جلسه به عمل می‌آید. در شمارش آراء بایستی کل آراء مأخوذه، آراء موافق و مخالف و آراء سفید و آراء باطل ثبت شوند.
تبصره۱- شمارش آراء انتخابات در فرمهای مجزا و متضمن اسامی کاندیداها صورت می‌گیرد. هیئت رئیسه مکلف است ذیل کلیه فرمهای شمارش آراء را امضاء نماید.
تبصره۲- به هنگام شمارش آراء انتخابات، کاندیداها می‌توانند به نحوی که موجب اخلال در نظم و جریان احتساب آراء نگردد، درمحل شمارش حضور یافته و بر جریان امر نظارت نمایند.
تبصره۳- چنانچه در میان کاندیداها افرادی دارای نام خانوادگی مشترک باشند و برگه رأی صرفاً متضمن نام خانوادگی باشد، اسامی مذکور حذف خواهدشد.
تبصره۴- در صورتی که نام یک کاندیدا در برگه رأی تکرارشده باشد، صرفاً یک رأی محاسبه میگردد.
تبصره۵ – چنانچه برخی از داوطلبین برای بدست آوردن سمت اصلی یا علی‌البدل، آراء مساوی کسب نمایند، قرعه‌کشی ملاک انتخاب آنها خواهد بود.(در مجامع الکترونیکی امکان قرعه‌کشی از طریق سامانه جامع و هوشمند بخش تعاونی کشور صورت خواهد گرفت.)
ماده۳۳- هرگاه در جلسه مجمع عمومی، نسبت به تمام موضوعات مندرج در دستور جلسه تصمیم‌گیری نشود، رئیس جلسه موظف است ضمن اعلام تنفس، در همان جلسه تاریخ تشکیل جلسه بعدی را که حداکثر ظرف ۷ روز پس از جلسه اول باشد اعلام نماید. در این صورت رعایت تشریفات دعوت مجدد الزامی نیست.
تبصره۱- حکم تبصره ۱ ماده ۲۲ آیین‌نامه درخصوص جلسه بعد از تنفس نیز جاری است.
تبصره۲- حد نصاب‌های قانونی مجامع براساس میزان حضور فیزیکی و الکترونیکی و با رعایت قانون و این آیین‌نامه محاسبه خواهد شد.
بخش سوم – مفاد تصمیمات
ماده۳۴- جلسات مجامع عمومی با رعایت تبصره ۳ ماده ۱۰ این آیین‌نامه صرفاً به مواردی رسیدگی می‌نماید که در دستور جلسه مجمع قرار دارد و اتخاذ هرگونه تصمیمی خارج از آنچه که به عنوان دستور جلسه آگهی شده، فاقد اعتبار است.
ماده۳۵- رسیدگی و اتخاذ تصمیم نسبت به مجموعه کامل صورت‌های مالی طبق استانداردهای حسابداری ایران و سایر گزارشهای مالی هیئت‌مدیره (موضوع بند ۹ ماده ۳ آیین‌نامه) بدون قرائت گزارش بازرس یا بازرسان تعاونی معتبر نخواهد بود.
ماده۳۶- گزارش هیئت‌مدیره نمی تواند متضمن پیشنهاد تصویب و تجویز اقدامات آینده یا اقدامات بدون مجوز گذشته باشد و رعایت ماده ۳۴ آیین‌نامه در این مورد الزامی است.
ماده۳۷- مجمع عمومی نمی تواند بر تعهدات صاحبان سهام بیفزاید مگر آنکه کلیه اعضاء و سهامداران غیر عضو تعاونی در مجمع حضور داشته و با تصمیم متخذه موافقت نمایند.
ماده۳۸- مجامع عمومی فوقالعاده با موضوع عزل هیئت‌مدیره، صرفاً نسبت به عزل اتخاذ تصمیم می‌نماید و برای ابقاء رأی‌گیری مجدد نمی شود.
ماده۳۹- مجمع عمومی فوقالعاده موضوع ماده ۴۲ قانون بخش تعاونی و تبصره ذیل آن که جهت رسیدگی به گزارش تخلفات هیئت‌مدیره تشکیل می‌شود، در صورتی می‌تواند نسبت به عزل تصمیم‌گیری کند که موضوع عزل در دستور جلسه آگهی دعوت مجمع قید شده باشد.
ماده۴۰- به منظور تأمین حق نظارت عضو در امور تعاونی و در تصویب صورت‌های مالی، سایر گزارشات مالی و اجرایی، مقررات داخلی از قبیل آیین‌نامه – دستورالعمل و مانند آن، تغییر مفاد اساسنامه، گزارشات هیئت‌مدیره و بازرس و یا بازرسان، اعضاء و سهامداران غیر عضو می‌توانند از پنج روز قبل از تشکیل مجمع عمومی از مفاد آنها اطلاع حاصل نمایند.
بدین جهت مقام دعوت‌کننده مکلّف است در صورت درخواست عضو یا نماینده وی و سهامداران غیر عضو امکان ملاحظه، یادداشت‌برداری، تصویربرداری و یا تهیه رونوشت با هزینه متقاضی را فراهم و در اختیار وی قراردهد
ماده۴۱- حذف شده است.
ماده ۴۲- حذف شده است.
فصل پنجم – سایر مقررات
ماده۴۳- از مذاکرات و تصمیمات مجمع عمومی فی المجلس صورتجلسه‌ای توسط منشی تهیه شده و به امضای اعضاء هیئت رئیسه می‌رسد. در صورتی که بعضی از اعضای هیئت رئیسه نظر خاصی در مورد برگزاری مجمع و صورتجلسه تنظیمی داشته باشند می‌توانند ذیل امضای خود مرقوم نمایند.
صورتجلسه تنظیمی با داشتن امضاء اکثریت اعضاء هیئت رئیسه معتبر است و پس از برگزاری مجمع توسط رئیس مجمع عمومی به هیئت‌مدیره تحویل میگردد.
تبصره – رئیس مجمع مکلف است صورتجلسه را به مقام دعوت‌کننده، هیئت‌مدیره و بازرس یا بازرسان تعاونی ابلاغ و رسید دریافت نماید.
ماده۴۴- صورتجلسه مجمع عمومی باید مشتمل بر نکات ذیل باشد:
۱. نام تعاونی.
۲. نوع مجمع عمومی اعم از عادی، عادی به طور فوقالعاده، فوقالعاده.
۳. نوبت مجمع.
۴. تاریخ دعوت مجمع [انتشار آگهی] و نحوه دعوت.
۵. زمان برگزاری [روز و ساعت].
۶. محل برگزاری [نام مکان و نشانی کامل].
۷. مقام دعوت‌کننده.
۸. تعداد حاضرین [اصالتاً و وکالتاً به تفکیک].
۹. تعداد کل اعضاء شرکت.
۱۰. دستور جلسه.
۱۱. اعضاء هیئت رئیسه [با ذکر نام و نام خانوادگی و سمت آنان در هیئت رئیسه].
۱۲ . خلاصه مذاکرات و ذکر تصویب یا عدم تصویب هریک از موارد دستور جلسه به ترتیب و با قید تعداد آراء [در موارد رای‌گیری کتبی].
۱۳. نتیجه انتخابات با ذکر اسامی [مشخصات کارت ملی] منتخبین به ترتیب اصلی و علی البدل و تعداد آراء مأخوذه.
۱۴. حضور یا عدم حضور ناظر وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی.
۱۵. ساعت ختم جلسه.
۱۶. امضاء هیئت رئیسه با ذکر نام و نام خانوادگی و سمت در هیئت.
تبصره۱- صورتجلسه مجمعی که رسمیت نیافته [موضوع تبصره ۲ ماده ۲۱ آئین‌نامه]، صرفاً متضمن بندهای ۱ تا ۹ این ماده و امضاء مقام دعوت‌کننده و حاضرین وساعت تنظیم صورتجلسه خواهد بود.
تبصره۲- در مواردی که مجمع عمومی بدلیل عدم رسیدگی به تمام موضوعات دستور جلسه، به تنفس منجر می‌شود، موضوعاتی که باقی مانده و تاریخ جلسه بعدی در صورتجلسه قید خواهد شد.
ماده۴۵- هیئت‌مدیره مکلف است حداکثر ظرف سه روز از تاریخ برگزاری مجمع، سه نسخه مصدق ازصورتجلسه تنظیمی و مدارک و مستندات مربوطه را به همراه آگهی دعوت مجمع عمومی [و در صورتیکه مجمع برگزار شده نوبت دوم یا سوم بوده، آگهی دعوت نوبت‌های قبلی و صورتجلسه مربوطه] را جهت بررسی و تطبیق با مقررات به وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی تسلیم کند.
در صورت فراهم بودن امکان بارگذاری مدارک در سامانه جامع و هوشمند بخش تعاونی، هیئت‌مدیره مکلف است ظرف سه روز از تاریخ برگزاری مجمع، صورتجلسه تنظیمی را به همراه مدارک فوق در سامانه بارگذاری نماید.
ماده۴۶- وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی مکلّف است پس از دریافت مدارک مجمع حداکثر ظرف ۱۰ روز آنها را از جهت انطباق با مقررات مورد بررسی کارشناسی قرار داده و در صورت عدم نقص و ایراد، موارد لازم را به مرجع ثبت شرکت ها ارسال نماید.
ماده۴۷- در صورتیکه وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی پس از بررسی مدارک، تخلفی را در نحوه برگزاری مجمع، تشریفات مربوطه و یا اخذ تصمیمات احراز کند، مکلّف است به نحو ذیل عمل نماید:
۱. چنانچه تخلف از مقررات، مربوط به تشریفات دعوت و برگزاری مجمع باشد، مرجع مربوطه از ارسال صورتجلسه به اداره ثبت شرکتها خودداری و ضمن اعلام مراتب به تعاونی، مقام دعوت‌کننده را جهت تجدید جلسه مجمع راهنمایی می‌نماید.
۲. درصورتی که دعوت مجمع و برگزاری آن صحیحاً انجام ولی تصمیمات مطابق مقررات اتخاذ نشده باشد، مطابق بند ۱ اقدام و چنانچه بعضی تصمیمات متخذه وفق مقررات نباشد، صرفاً موارد لازم صحیح به اداره ثبت شرکتها ارسال و درخصوص تصمیمات فاقد اعتبار، ضمن اعلام مراتب به تعاونی، مقام دعوت‌کننده را جهت تجدید جلسه مجمع راهنمایی می‌نماید.
تبصره – در صورتیکه انتخابات در دستور جلسه باشد رعایت ماده ۶۸ قانون بخش تعاونی و مقررات موضوعه الزامی است.
ماده۴۸- درمواردی که تصمیمات مجامع عمومی متضمن یکی از امور ذیل باشد، وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی مکلف است یک نسخه ازصورتجلسه مجمع را جهت ثبت به مرجع ثبت شرکتها ارسال نماید:
۱. تصویب اساسنامه و تغییرات بعدی آن.
۲. انتخاب هیئت‌مدیره و بازرس یا بازرسان و تغییرات بعدی آنها.
۳. کاهش یا افزایش سرمایه.
۴. تصویب صورت های مالی.
۵. تعیین روش‌های دعوت از مجامع عمومی و اعلام تصمیمات.
۶. تجزیه یا ادغام تعاونی.
۷. انحلال تعاونی و نحوه تصفیه.
۸. انتخاب هیئت تصفیه و تغییرات بعدی آنها.
۹. تغییرات اعضاء.
ماده۴۹- در اجرای وظیفه نظارت بر حسن اجرای قوانین و مقررات بخش تعاونی، وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی می‌تواند نسبت به اعزام ناظر به مجامع عمومی اقدام نماید . وظایف و اختیارات ناظر و حدود نظارت مطابق دستورالعمل ابلاغی وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی خواهد بود.
تبصره۱- درمجامع عمومی که به صورت الکترونیکی برگزار میگردد، مقام برگزارکننده مکلف است حداکثر تا ۱۰ روز قبل از برگزاری مجمع یک نسخه از آگهی دعوت مجمع عمومی مربوطه را از طریق سامانه جامع و هوشمند بخش تعاونی به وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی ارسال نماید.
تبصره۲- صرف حضور ناظر در مجمع عمومی دلیلی بر صحت اقدامات انجام شده و تصمیمات متخذه نخواهد بود.
ماده۵۰ – کلیه تعاونیها مکلفند اسناد و مدارک مجامع عمومی خود را در مدت‌های تعیین شده ذیل نگهداری نمایند:
۱. آگهی دعوت، صورتجلسات، لیست حضور و غیاب حاضرین و مدارک و مستندات مجامع عمومی تا ختم تصفیه تعاونی.
۲. لیست حضور و غیاب حاضرین مجامع تا ختم تصفیه تعاونی.
۳. وکالتنامه‌ها و نمایندگی‌ها، برگه‌های رأی و فرمهای شمارش آراء حداقل سه سال پس از برگزاری هر مجمع.
تبصره۱- چنانچه در مورد مجمعی، دعوایی در مراجع قضایی یا شکایتی در وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی مطرح باشد و زمان نگهداری اسناد موضوع بند ۳ منقضی شده باشد، حفظ آنها تا اخذ تصمیم نهایی مرجع مربوطه ضروری است.
تبصره۲- کلیه اسناد و مدارک مربوط به برگزاری مجمع عمومی الکترونیکی، اعم از فایل‌های صوتی، تصویری، نتیجه آراء و… در سرور سامانه به گونه‌ای ثبت و نگهداری خواهد شد که در هر زمان که مقام‌های مجاز قانونی، نیاز به دسترسی آنها داشتند؛ با حفظ محرمانه و مخفی بودن رأی اعضاء، امکان فراخوانی آن وجود داشته باشد.
تبصره۳- مسئولیت صحت اطلاعات بارگذاری شده در سامانه، پشتیبانی و نظارت بر عملکرد فنی سامانه و پیگیری رفع مشکلات فنی سامانه در زمان برگزاری مجمع با مقامات دعوت‌کننده قانونی خواهد بود.
تبصره۴- مسئولیت نظارت بر محتوی اطلاعات بارگذاری شده در سامانه و تطبیق آن با نسخه اصلی، انتقال و طرح سؤالات مطرح شده توسط حضار الکترونیکی و نظارت بر پاسخگویی به سؤالات مزبور و اعلام هر گونه تغییرات در گزینه‌های پیشنهادی اولیه هیئت‌مدیره ناشی از نتیجه مباحثات مجمع در سامانه بر عهده هیئت رئیسه مجمع خواهد بود.
تبصره۵ – در صورتی که شرکت تعاونی یا اتحادیه مشمول نظارت انجمن مرکزی نظارت برانتخابات تعاونیها و اتاق‌های تعاون یا نهاد ناظر دیگری مثل سازمان بورس و اوراق بهادار باشد؛ باید تأییدیه‌های نهاد( نهادهای) ناظر به همراه لیست داوطلبین سمت‌های هیئت‌مدیره و بازرس/ بازرسان در سامانه منتشر شود. مسئولیت تطابق مجوزهای صادر شده با مشخصات نامزدها بر عهده هیئت رئیسه مجمع خواهد بود.
تبصره۶ – در صورتی که سامانه در حین یا تاریخ برگزاری مجمع عمومی دچار اختلال موثر در تصمیم‌گیری گردد؛ مقام دعوت‌کننده مکلف است به محض وقوع، نسبت به اطلاع‌رسانی مقتضی به اعضاء و وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی و پشتیبان سامانه اقدام نماید. در این‌گونه موارد با توجه به اهمّیت مجمع عمومی در صورت بروز اخلال در حین برگزاری مجمع عمومی، تصمیم‌گیری با هیئت رئیسه و در صورت بروز اخلال قبل از برگزاری مجمع با مقام دعوت‌کننده خواهد بود.
ماده۵۱ – در این آیین‌نامه [به استثناء دستورالعمل مذکور در ماده ۴۹ آیین‌نامه] مقصود از “وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی” حسب مورد، حوزه ستادی، ادارات کل تعاون، کار و رفاه اجتماعی استان‌ها یا ادارات تعاون، کار و رفاه اجتماعی شهرستان‌ها می‌باشد.
این آیین‌نامه در ۵۱ ماده و ۱۰۵ تبصره در تاریخ ۱۴۰۳/۰۵/۳۱ به تصویب وزیر تعاون، کار و رفاه اجتماعی رسیده و از تاریخ تصویب، آیین‌نامه قبلی مصوب ۱۳۸۷ و اصلاحیه‌های بعدی آن لغو میگردد.
وزیر تعاون، کار و رفاه اجتماعی – سیدصولت مرتضوی
