آیین‌نامه اجرایی نظام مستندسازی و اطلاع‌رسانی مناقصات
مصوب اول آذر ۱۳۸۵ هیات وزیران
به استناد بند « د» ماده (۲۳) قانون برگزاری مناقصات
فصل اول ـ کلیات
ماده ۱ ـ هدف و کاربرد
الف ـ هدف: در اجرای بند « د» ماده(۲۳) قانون برگزاری مناقصات که در این آیین‌نامه به اختـصار « قانون» نامیده می‌شود. ضوابط، موازین و معیارهای نظام مستندسازی و اطلاع‌رسانی مناقصات به منظور تحقق موارد زیر تعیین می‌شوند:
۱ـ شفاف سازی و اطلاع‌رسانی بهنگام مناقصات.
۲ـ رقابت آزاد و رعایت اصل برابری حقوق مناقصه‌گران.
۳ـ ایفای بهنگام و کامل تعهدهای طرف‌های مناقصه (مناقصه‌گزاران و مناقصه‌گران).
۴ـ تسریع در مراحل برگزاری مناقصه.
ب ـ کاربرد: تمام دستگاههای مناقصه‌گزار موضوع بند ب ماده (۱) قانون، باید مقررات نظام مستندسازی و اطلاع‌رسانی مناقصات را در کلیه معاملات بزرگ اعم از مناقصه و ترک مناقصه رعایت کنند. این نظام مشتمل است بر:
۱ـ اصول، روش‌ها، مقررات و استانداردهای مستندسازی و اطلاع‌رسانی مناقصات.
۲ـ نقش‌ها، تصمیم‌ها و اقدام‌های انجام شده در فرایند برگزاری مناقصه.
۳ـ مفاد اسناد مربوط به برگزاری مناقصه از مرحله تأمین منابع مالی تا انعقاد قرارداد و نحوه اطلاع‌رسانی آنها.
ماده۲ ـ تعاریف
الف ـ دراین تصویب‌نامه واژه‌ها و عبارتهای زیر به جای واژه‌ها و عبارتهای مشروح مربوط به کار می‌روند:
۱ـ قانون: قانون برگزاری مناقصات.
۲ ـ سازمان: سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور.
۳ـ مستندسازی: فرایندی که در آن اسناد مناقصه، صورتجلسات و اطلاعات مربوط به تصمیم‌ها و اقدام‌های انجام شده در مراحل مناقصه، ثبت و نگهداری می‌شوند.
۴ـ اطلاع‌رسانی: فرایندی که در آن اطلاعات مقرر در بند « الف» ماده (۲۳) قانون در اختیار عموم قرار داده می شود.
۵ ـ خلاصه اسناد: اطلاعاتی که به منظور آگاهی مناقصه‌گران از موضوع مناقصه، طبق ماده (۴) این آیین‌نامه ثبت و منتشر می‌شود.
۶ ـ نظام اطلاع‌رسانی: سامانه‌هایی که به منظور اطلاع‌رسانی مناقصات از سوی سازمان ایجاد می‌شود.
۷ـ نظام مستندسازی: سامانه‌هایی که به منظور مستندسازی مناقصات از سوی سازمان ایجاد می‌شود.
۸ ـ دستگاه مرکزی: واحد مرکزی دستگاههای موضوع بند « ب» ماده (۱) قانون که طبق مقررات وظیفه راهبری واحدهای تابعه را بر عهده دارند.
۹ـ بانک اطلاعات مناقصات: سامانه‌هایی که مستندهای الکترونیکی مناقصات در آن نگهداری می‌شود.
۱۰ ـ پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات: سامانه‌هایی (موضوع بند « ت» ماده «۳۰» این آیین‌نامه) که به واسطه آن، دسترسی به مستندهای الکترونیکی تمام مناقصات ممکن می‌شود.
۱۱ـ نشانی: محلی حقیقی یا اعتباری که برای دریافت و تحویل مراسلات و مکاتبات تعیین می‌شود.
۱۲ـ فراخوان مناقصه: سندی که به صورت آگهی یا دعوتنامه، با رعایت ماده (۱۳) قانون، به اطلاع مناقصه‌گران رسانده می‌شود.
۱۳ـ آگهی ارزیابی: فراخوان برای ارزیابی کیفی مناقصه‌گران که در روزنامه‌های کثیرالانتشار منتشر می‌شود.
۱۴ـ آگهی مناقصه: فراخوان عمومی که با رعایت بندهای « ب» و « ج» ماده (۱۳) قانون، به منظور توزیع اسناد مناقصه آگهی می‌شود.
۱۵ـ دعوتنامه: فراخوانی که از طریق پست سفارشی، تلکس، پست الکترونیک یا نظایر آن با رعایت ماده (۲۲) قانون، به نشانی مناقصه‌گران ارسال می‌شود.
۱۶ـ استعلام: کاربرگ یا کاربرگهایی است که به طور یکسان به مناقصه‌گران ارسال و اطلاعات مورد نیاز از آنها دریافت می‌شود.
۱۷ـ ارکان برگزاری مناقصه: مناقصه‌گزار (موضوع بند « ب» ماده «۲» قانون)، کمیسیون مناقصه (موضوع ماده «۵» قانون)، کمیته فنی ـ بازرگانی (موضوع بند « د» ماده «۲» قانون)، هیأت ترک مناقصه (موضوع ماده « ۲۸» قانون) و هیأت رسیدگی به شکایات (موضوع ماده «۷» قانون).
۱۸ـ بایگانی اسناد مناقصه: فرایندی که در آن همه اسناد مناقصه به صورت مکتوب و به نحوی مطمئن در دستگاه مناقصه‌گزار ثبت و نگهداری می‌شود.
۱۹ـ ثبت: فرایندی که در هنگام ایجاد یا تغییر داده‌ها، به ذخیره‌سازی اطلاعات در بایگانی مکتوب، بانک اطلاعات یا پایگاه اطلاع‌رسانی منجر شود.
۲۰ـ مشاور: شخص حقیقی یا حقوقی واجد شرایط برای خدمات مهندسی مشاور و مشاوره فنی ـ بازرگانی مشتمل بر مطالعه، طراحی یا مدیریت بر طرح و اجرا و نظارت یا هر نوع خدمات مشاوره‌ای و کارشناسی (به شرح مندرج در آیین‌نامه اجرایی بند « هـ» ماده « ۲۹» قانون) .
۲۱ـ مدیر طرح: شخص حقوقی که طی قرارداد مشخص، وظایف مدیریت بر انجام تعهدهای موضوع مناقصه را بر عهده می‌گیرد.(برای معاملات کمتر از پنجاه برابر نصاب معاملات متوسط شخص حقیقی نیز از سوی مناقصه‌گزار می‌تواند انتخاب شود.)
۲۲ـ قیمت ترازشده: قیمت متناسب با کیفیت تعیین شده در اسناد مناقصه (موضوع بند « الف» ماده «۲» قانون) که در مناقصات دو مرحله‌ای با لحاظ نمودن اثر کیفیت در قیمت تعیین می‌شود.
۲۳ـ جریان اطلاعات: جابجایی داده‌ها که موجب ثبت، انتقال و دسترسی به اطلاعات لازم در سامانه اطلاع‌رسانی مناقصات می‌شود.
۲۴ـ دوره اطلاع‌رسانی بر خط: دوره زمانی که مستندهای مناقصات در پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات به صورت برخط جریان دارد.
۲۵ـ پاک کردن: حذف دائمی داده‌ها از بانک اطلاعات یا پایگاه اطلاع‌رسانی مناقصات.
۲۶ـ کنترل خطا: عملیاتی که برای تشخیص و تعیین اختلاف بین مستندها و داده‌های ارسالی و دریافتی در محیط بانک اطلاعات یا پایگاه اطلاع‌رسانی مناقصات انجام می‌شود.
۲۷ـ دسترسی آزاد: دسترسی بدون رمز عبور، فاقد محدودیت و بدون هزینه تمام متقاضیان به اطلاعات موجود و مورد نیاز .
۲۸ـ ریسـک: متغیری با دو ویژگی احتمال وقوع و تأثیر که می‌تواند حصول نیازمندیهای سامانه را به مخاطره اندازد.
۲۹ـ ریسک مستقیم: ریسکی که سامانه بر روی آن کنترل دارد.
۳۰ـ ریسک غیرمستقیم: ریسکی که سامانه بر روی آن کنترل اندک داشته یا فاقد کنترل باشد.
۳۱ـ پرهیز از ریسک: فعالیتی که از طریق سازماندهی سامانه به منظور پیشگیری از وقوع ریسک به انجام می‌رسد.
۳۲ـ دفع ریسک: فعالیتی که از طریق سازماندهی مجدد سامانه، به منظور پرهیز از تحمل ریسک توسط استفاده‌کنندگان انجام می‌شود.
۳۳ـ امنیت اطلاع‌رسانی: ویژگی که به واسطه آن سامانه اطلاع‌رسانی، عملکرد درست و به صورتی مطمئن (بدون ریسک) داشته باشد.
۳۴ـ نقش: مسئولیتهای مستقیم و غیرمستقیم در نظام مستندسازی و اطلاع‌رسانی مناقصات .
۳۵ـ خروجی: بخشی از اطلاعات که در یک فرایند تولید، جایگزین یا استفاده شود.
۳۶ـ فعالیت: کاری که در اجرای یک نقش خاص انجام می‌شود و به خروجی می‌انجامد.
۳۷ـ دروازه اطلاع‌رسانی/ پورتال: سامانه‌هایی برای مدیریت متمرکز اطلاعات و ارائه خدمات اطلاعاتی روزآمد به کاربران که از طریق استاندارد نمودن جستجو، ایجاد محتوای اطلاعاتی، تشکیل گروه‌های کاربری هم‌سنخ و سفارشی کردن نیازهای اطلاعاتی ایجاد می‌شود.
۳۸ـ راهنمای کاربرد: سندی که در آن نقش‌ها، فعالیت‌ها، خروجی‌ها و جریان کار یک فرایند برای کاربران تشریح شده باشد.
۳۹ـ کاربرگ/ فرم: نوعی صفحه کاغذی یا الکترونیکی مورد استفاده در تنظیم اسناد و اطلاعات قابل ذخیره، که در روی آن فضاهایی برای وارد کردن اطلاعات و مشخصات در نظر گرفته شده باشد.
۴۰ـ ارسال قابل تصدیق: ارسال مکاتبات و اسناد مرتبط با مناقصه از طریق پست سفارشی، تلگرام، تلکس و نظایر آن (موضوع ماده «۲۲» قانون) که جز در موارد تغییر نشانی یا محل، متضمن دلایل و نشانه‌های وصول مرسوله باشد.
۴۱ـ مدیر پایگاه: شخصی که برای مدیریت پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات از سوی سازمان تعیین می‌شود.
ب ـ معادلها و اختصارات: معادلها و اختصارات در این آیین‌نامه به شرح زیر می‌باشد:
۱ـ برخط: Online
۲ـ نقش: Role
۳ـ خروجی: Output
۴ـ ارزیابی کیفی: Pre – qualification
۵ ـ استعلام ارزیابی کیفی: RFQ = Request for Qualification
۶ ـ درخواست پیشنهاد: RFP = Request For Proposal
۷ـ پیشنهاد فنی: TP = Technical Proposal
۸ ـ پیشنهاد مالی: FP = Financial Proposal
۹ـ فعالیت: Activity
۱۰ ـ پاک کردن: Erase
۱۱ـ کاربرگ: Form
۱۲ـ کنترل خطا: error checking
۱۳ـ راهنمای کاربرد: OM = operations manual
۱۴ـ دروازه اطلاع‌رسانی/ پورتال: Portal
۱۵ـ نسخه پشتوانه اطلاعات: Backup
۱۶ـ خدمت‌رسان پست الکترونیک مرکزی: Centeral Mail Server
پ ـ سایر اصطلاحاتی که در این آیین‌نامه به کار رفته، به ترتیب بر اساس قانون برگزاری مناقصات، قانون محاسبات عمومی کشور، قانون تجارت الکترونیک و سایر قوانین تعریف و تفسیر می‌شوند.
فصل دوم ـ نظام مستندسازی مناقصات
ماده۳ـ فرایند مستندسازی مناقصه
الف ـ فرایند مناقصه در تمام مراحل حسب مورد باید مستندسازی شود این مراحل عبارتند از:
۱ـ مستندسازی جلسات مناقصه.
۲ـ مستندسازی پیش از فراخوان.
۳ـ مستندسازی فراخوان.
۴ـ مستندسازی ارزیابی شکلی پیشنهادها.
۵ ـ مستندسازی ارزیابی کیفی مناقصه‌گران.
۶ ـ مستندسازی گشایش پیشنهادها و تعیین برنده مناقصه در یکی از انواع زیر:
۶ ـ۱ـ مناقصات یک مرحله‌ای.
۶ ـ۲ـ مناقصات دو مرحله‌ای، شامل:
۶ ـ۲ـ۱ـ مرحله ارزیابی فنی ـ بازرگانی پیشنهادها.
۶ ـ۲ـ۲ـ مرحله ارزیابی مالی پیشنهادها.
۷ـ مستندسازی پس از تعیین برنده مناقصه.
۸ ـ مستندسازی دوره اجرای موضوع مناقصه.
ب ـ پیاده‌سازی نظام مستندهای مناقصات طی ترتیبات زیر انجام می‌شود:
۱ـ مستندسازی مکتوب: شامل تهیه مستندهای لازم به صورت مکتوب و بایگانی آنها در پرونده‌های مستقل و منظم که از تاریخ ابلاغ این آیین‌نامه باید اجرا شود.
۲ـ مستنـدسازی الکترونیکی: شـامـل ثبت نشـانی الکترونیکـی در پایگاه ملـی اطلاع‌رسانی مناقصات، ارسال و ثبت اطلاعات مناقصات در بانک اطلاعات مناقصات می‌باشد.
ماده۴ـ مفاد خلاصه اسناد مناقصه
الف ـ خلاصه اسناد مناقصات باید در بانک اطلاعات و پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات ثبت و اطلاع‌رسانی شود.
ب ـ در مناقصات مربوط به تدارک و خرید مصالح و تجهیزات، خلاصه اسناد مناقصه شامل عنوان، موضوع پروژه، فهرست اقلام، تعداد و نوع آنها، محل و زمان تحویل، مبلغ یا درصد پیش‌پرداخت، نوع و مبلغ یا درصد تضمین انجام تعهدات، شرایط بازرسی و مهمترین شرایط عمومی قرارداد می‌باشد.
پ ـ در مناقصات مربوط به ساخت و اجرای طرحها یا پروژه‌ها، خلاصه اسناد مناقصه شامل عنوان، موضوع پروژه، محل یا محل‌های اجرا، برنامه‌ریزی انجام کار، فهرست مقادیر کلی، برآوردها (در صورت لزوم)، نحوه یا مسؤولیت نظارت و مدیریت، روش پرداخت، الگوی قراردادی و مهمترین شرایط عمومی قرارداد است.
ت ـ در مناقصات مربوط به بهره‌برداری و نگهداری، در خلاصه اسناد علاوه بر موارد مذکور در بند « ب»، باید زمان بندی قرارداد، حدود مسئولیت مالی، مبالغ مشروط و ثابت، تضمین‌های خاص و شرایط ویژه برای تحویل کار ذکر شود.
ث ـ مناقصاتی که علاوه بر موارد فوق، تأمین مالی نیز منظور شده باشد، در خلاصه اسناد، باید شرایط مشارکت و حدود مسئولیت مالی دو طرف قرارداد و کلیات تعهدات مالی برنده مناقصه نیز درج شود.
ج ـ در مناقصاتی که موضوع معامله ترکیب موارد یادشده باشد، باید ترکیب اطلاعات فوق در خلاصه اسناد درج شود.
ماده۵ ـ مستندسازی جلسات مناقصه
الف ـ در تمام جلسات مناقصه، باید اطلاعات زیر ثبت و مستند شوند:
۱ـ نام و عنوان مناقصه‌گزار.
۲ـ تاریخ و محل تشکیل جلسه.
۳ـ موضوع مناقصه.
۴ـ فهرست مناقصه‌گران، حسب مورد.
۵ ـ اسامی و سمت اعضای کمیسیون مناقصه.
۶ ـ اسامی حاضران در جلسه.
۷ـ مفاد تصمیم‌ها.
۸ ـ توضیحات و پاسخ به پرسشهای مناقصه‌گران در جلسات مربوط به توضیح و تشریح اسناد.
ب ـ جلساتی که در فرایند برگزاری مناقصه، حسب مورد تشکیل می‌شوند عبارتند از:
۱ـ جلسه پیش از فراخوان.
۲ـ جلسه گشایش استعلام‌های ارزیابی کیفی مناقصه‌گران.
۳ـ جلسه پایانی ارزیابی کیفی مناقصه‌گران.
۴ـ جلسه گشایش پیشنهادها در مناقصات یک مرحله‌ای.
۵ ـ جلسه اول گشایش پیشنهادها در مناقصات دو مرحله‌ای (گشایش پاکتهای فنی ـ بازرگانی).
۶ ـ جلسه پایانی ارزیابی پیشنهادهای فنی ـ بازرگانی در مناقصات دو مرحله‌ای.
۷ـ جلسه دوم گشایش پیشنهادها در مناقصات دو مرحله‌ای (گشایش پیشنهادهای مالی).
۸ ـ جلسه توضیح و تشریح اسناد (موضوع ماده «۱۷» قانون).
پ ـ صورتجلسات باید در داخل جلسات تهیه شوند و اعضای حاضر کمیسیون مناقصه (یا نمایندگان آنها) و اعضای حاضر کمیته فنی ـ بازرگانی ملزم به امضای صورتجلسات هستند. هر یک از اشخاص یادشده می‌توانند نظر مخالف خود را ضمن امضای صورتجلسه قید کنند.
ت ـ ترتیب تهیه صورتجلسه به شرح زیر می‌باشد:
۱ـ ثبت اطلاعات مربوط به جزءهای (۱) تا (۵) بند « ب».
۲ـ ثبت اسامی حاضران در جلسه و امضای آنها.
۳ـ ثبت خلاصه مذاکرات در جلسات توضیح و تشریح اسناد.
۴ـ ثبت تصمیم‌های جلسه.
۵ ـ امضای اعضای ارکان مناقصه حسب مورد.
تبصره ـ در صورتی که در جلسات مناقصه، هر یک از اعضای اصلی (رئیس دستگاه مناقصه‌گزار، ذیحساب یا بالاترین مقام مالی دستگاه مناقصه‌گزار و مسئول فنی دستگاه مناقصه‌گزار)، نماینده تام‌الاختیار خود را به صورت مکتوب برای شرکت در جلسات معرفی کنند، نام آنان در صورتجلسه ثبت می‌شود و در حکم امضای اعضای کمیسیون می‌باشد.
ماده۶ ـ مستندسازی پیش از فراخوان
الف ـ مستندهای پیش از فراخوان به شرح زیر می‌باشد:
۱ـ شرح موضوع مناقصه.
۲ـ معرفی ارکان مناقصه.
۳ـ تعیین نوع مناقصه (عمومی یا محدود و یک مرحله‌ای یا دو مرحله‌ای).
۴ـ مستندهای تأمین منابع مالی که در آن اطلاعات زیر باید درج شود:
۴ـ ۱ـ روش تأمین منابع مالی.
۴ـ۲ـ محل تأمین اعتبار و نحوه ضمان تأخیر تعهدات برای انجام معامله.
۴ـ۳ـ برآورد کلی موضوع مناقصه، حسب مورد.
تبصره ـ در مناقصات مربوط به طرح‌های تملک دارایی‌های سرمایه‌ای (موضوع بند «۱۰» ماده «۱» قانون برنامه و بودجه کشور، مصوب ۱۳۵۱) موافقتنامه طرح به مثابه مستند تأمین مالی می‌باشد.
۵ ـ برنامه زمانی مناقصه (موضوع بند« ی» ماده «۲» قانون).
۶ ـ متن فراخوان و نحوه اطلاع‌رسانی آن.
۷ـ خلاصه اسناد مناقصه (موضوع جزء «۳» بند « الف» ماده «۲۳» قانون و ماده «۴» این آیین‌نامه).
۸ـ اسناد مناقصه (موضوع بند «ب» ماده «۱۴» قانون).
ب ـ پیش از انتشار فراخوان به دعوت دستگاه مناقصه‌گزار، جلسه کمیسیون مناقصه تشکیل می‌شود و موارد موضوع بند « الف» را تصویب و صورتجلسه پیش ازفراخوان را به انضمام موارد مذکور درجزءهای(۱) تا (۷) بند « الف» تنظیم می‌کند و جهت بایگانی به رئیس دستگاه مناقصه گزار یا نماینده وی تحویل می‌دهد.
پ ـ یک نسخه از صورتجلسه موضوع بند « ب» در بانک اطلاعات مناقصات ثبت می‌شود.
ماده۷ ـ مستندسازی فراخوان
الف ـ مستندهای فراخوان به شرح زیر می‌باشد:
۱ـ متن فراخـوان شـامل آگهی ارزیابی، آگهی شـرکت در مناقصه یا دعوتنامه است که در آن موارد زیر باید درج شود:
۱ـ۱ـ نوع فراخوان (آگهی ارزیابی کیفی، آگهی مناقصه یا دعوتنامه).
۱ـ۲ـ نام و نشانی دستگاه مناقصه‌گزار.
۱ـ۳ـ موضوع مناقصه.
۱ـ۴ـ زمان، مهلت و نشانی دریافت اسناد.
۱ـ ۵ ـ مقدار یا برآورد اولیه موضوع مناقصه، حسب مورد.
۱ـ ۶ ـ هزینه تهیه اسناد و نحوه دریافت آن، حسب مورد.
۱ـ۷ـ مدت اعتبار پیشنهادها (موضوع بند « ی» ماده «۲» و بند « الف» ماده «۲۱» قانون).
۱ـ ۸ ـ نوع و مبلغ تضمین شرکت در مناقصه.
۱ـ ۹ـ نام و نشانی مدیر طرح یا مشاور، حسب مورد.
۱ـ۱۰ـ سایر توضیحاتی که به تشخیص مناقصه‌گزار لازم است.
۲ـ نسخه منتشر شده در روزنامه یا نسخه دوم دعوتنامه.
۳ـ اسناد یا اطلاعات مربوط به تصدیق وصول دعوتنامه (در مناقصات محدود).
۴ـ فهرست اسامی و نشانی کسانی که از طریق دعوتنامه به مناقصه محدود دعوت شده‌اند.
تبصره ـ در صورت انجام ارزیابی کیفی مناقصه‌گران و تهیه فهرست کوتاه، فراخوان مناقصه از طریق ارسال دعوتنامه به اطلاع مناقصه‌گران می‌رسد. در صورت وجود فهرست کوتاه، انتشار آگهی از طریق روزنامه‌های کثیرالانتشار لازم نیست.
ب ـ مستندهای یادشده در بند « الف» باید دربانک اطلاعات مناقصات ثبت و یک نسخه از آن، همزمان با ارسال یا انتشار فراخوان در پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات منتشر شود.
پ ـ در فراخوان مناقصات درج نام‌های تجاری جز در موارد مربوط به خرید قطعات یدکی ممنوع است.
ت ـ در صورت تمدید مهلت دریافت و تحویل اسناد (موضوع بند « ج» ماده « ۱۸» قانون) یا تغییر نشانی‌های مندرج در فراخوان در هر یک از مراحل مناقصه، موضوع باید بی‌درنگ از طریق آگهی یا مکاتبه قابل تصدیق به اطلاع تمامی مناقصه‌گران برسد.
ث ـ انتشار آگهی در روزنامه کثیرالانتشار و پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات، مانع استفاده از روش‌های دیگر اطلاع‌رسانی نیست.
ماده۸ ـ مستندسازی ارزیابی شکلی پیشنهادها
الف ـ در تمام مناقصات، اعم از یک مرحله‌ای یا دو مرحله‌ای و مناقصات عمومی یا محدود، ارزیابی شکلی پیشنهادها باید مستند شود.
ب ـ در ارزیابی شکلی پیشنهادها (موضوع بند « ب» ماده «۶» قانون) موارد زیر بررسی، تعیین و مستند می‌شوند:
۱ـ پیشنهادهایی که در مهلت مقرر تسلیم نشده باشند.
۲ـ پیشنهادهایی که اسناد آنها ناقص باشند.
۳ـ پیشنهادهایی که طبق شرایط مقرر در اسناد مناقصه مهر و امضا نشده باشند.
۴ـ پیشنهادهایی که شرایط تضمین شرکت در مناقصه را تأمین نکرده باشند، شامل فقدان تضمین، نقص تضمین یا تضمین غیرمعتبر.
۵ ـ پیشنهادهایی که بر اساس ارزیابی کمیسیون مناقصه یا کمیته فنی ـ بازرگانی (حسب مورد) مبهم یا مشروط باشند.
پ ـ پس از ارزیابی شکلی، پیشنهادهای قابل قبول و مردود با تعیین نام مناقصه‌گران و تعیین علل رد پیشنهادهای مردود، مستندسازی می‌شوند.
ماده۹ ـ مستندسازی ارزیابی کیفی مناقصه‌گران
الف ـ فرایند ارزیابی کیفی مناقصه‌گران باید مستندسازی شود. مستندهای ارزیابی کیفی مناقصه‌گران حسب مورد به شرح زیر می‌باشند:
۱ـ آگهی دعوت به ارزیابی کیفی مناقصه‌گران.
۲ـ استعلام ارزیابی کیفی مناقصه‌گران.
۳ـ اسناد و نتایج ارزیابی کیفی مناقصه‌گران
ب ـ آگهی ارزیابی کیفی مناقصه‌گران باید حداقل شامل موارد زیر باشد:
۱ـ نام و نشانی دستگاه مناقصه‌گزار.
۲ـ موضوع مناقصه.
۳ـ تاریخ، مهلت و نشانی دریافت و تحویل استعلام ارزیابی کیفی مناقصه‌گران.
۴ـ نام و نشانی مدیر طرح یا مشاور، حسب مورد.
۵ ـ نحوه دریافت اسناد استعلام و هزینه آن در صورت لزوم.
پ ـ روش ارزیابی کیفی مناقصه‌گران شامل معیارهای ارزیابی، نحوه امتیازدهی و حداقل امتیاز قابل قبول، باید به نحوی گویا و مشروح در استعلام ارزیابی کیفی مناقصه‌گران مستند شود.
ت ـ اسناد و نتایج ارزیابی شامل اطلاعات، اسناد، سوابق و مدارک لازم برای ارزیابی کیفی باید قبل از تشکیل جلسه نهایی ارزیابی کیفی مناقصه‌گران مستند شوند.
ث ـ پس از پایان فرایند ارزیابی کیفی مناقصه‌گران، توسط دستگاه مناقصه گزار یا کمیته فنی ـ بازرگانی حسب مورد جلسه ای تشکیل و صورتجلسه پایانی ارزیابی کیفی مناقصه‌گران شامل موارد زیر به دستگاه مناقصه‌گزار ارائه و یک نسخه از آن به بانک اطلاعات مناقصات ارسال می‌شود.
۱ـ فهرست استعلام‌های تکمیل‌شده توسط مناقصه‌گران (اصل استعلام‌ها طبق جزء«۱» بند « ب» ماده «۳» این آیین‌نامه، در دستگاه مناقصه‌گزار بایگانی می‌شود.)
۲ـ اطلاعات عمومی مربوط به جلسه نهایی ارزیابی کیفی مناقصه‌گران که طبق ماده(۵) این آیین‌نامه مستندسازی و به همراه موارد زیر به بانک اطلاعات مناقصات ارسال می‌شوند:
۲ـ۱ـ متن استعلام ارزیابی کیفی مناقصه‌گران.
۲ـ۲ـ نتایج ارزیابی شکلی پیشنهادها طبق ماده (۸) این آیین‌نامه.
۲ـ۳ـ امتیازهای کسب شده توسط هر یک از مناقصه‌گران در ارتباط با معیارهای ارزیابی کیفی.
۲ـ۴ـ امتیاز نهایی ارزیابی کیفی هر یک از مناقصه‌گران.
۲ـ ۵ ـ نـام و مشخصـات مناقصـه‌گرانی که بـرای دعوت به مناقصه محدود برگزیده می‌شوند (فهرست کوتاه).
۲ـ۶ ـ اسامی و سمت کسانی که ارزیابی کیفی مناقصه‌گران را انجام داده‌اند.
۲ـ۷ـ متن دعوتنامه مناقصه محدود.
تبصره ـ مقررات، روش اجرا و نحوه تنظیم اسناد و استعلام ارزیابی کیفی مناقصه‌گران در مناقصات یک مرحله‌ای و دو مرحله‌ای، طبق آیین‌نامه ارزیابی کیفی مناقصه‌گران (موضوع بند « ج» ماده «۱۲» قانون) تعیین می‌شود.
ماده۱۰ ـ مستندسازی گشایش پیشنهادها در مناقصات یک مرحله‌ای
الف ـ مستندهای مربوط به گشایش پیشنهادها در مناقصات یک مرحله‌ای شامل موارد زیر است:
۱ـ صورتجلسه گشایش پاکتهای مناقصه، طبق ماده(۵) این آیین‌نامه با ذکر نوع مناقصه (عمومی یا محدود).
۲ـ مستندهای ارزیابی کیفی مناقصه‌گران در مناقصات یک مرحله‌ای محدود.
۳ـ مستندهای ارزیابی شکلی پیشنهادها طبق ماده (۸) این آیین‌نامه.
۴ـ نتایج ارزیابی مالی شامل:
۴ـ۱ـ نام و امضای اعضای کمیسیون مناقصه.
۴ـ۲ـ مشخصات تضمین‌های شرکت در مناقصه.
۴ـ۳ـ قیمت‌های پیشنهادی مناقصه‌گران.
۴ـ۴ـ نام و عنوان و قیمت پیشنهادی برنده اول مناقصه.
۴ـ ۵ ـ نام و عنوان و قیمت پیشنهادی برنده دوم مناقصه، در صورتی که تفاوت قیمت پیشنهادی وی با برنده اول کمتر از مبلغ تضمین شرکت در مناقصه باشد (موضوع بند « الف» ماده «۲۰» قانون).
تبصره ـ در صورتی که به تشخیص کمیسیون مناقصات حداقل قیمت پیشنهادی غیرمتعارف یا در صورت وجود برآورد اولیه، بیش از ده درصد از برآورد اولیه کمتر یا بیشتر باشد، لازم است که کمیسیون، مهلت بررسی و محل و زمان اعلام نظر کمیته فنی ـ بازرگانی را برای تعیین صحت مبانی قیمت، توجیه‌پذیری آن (موضوع جزء «۵» بند « الف» ماده «۲۴» قانون) یا قابل اجرا بودن مبلغ پیشنهادی در صورتجلسه گشایش پاکتهای مناقصه ثبت کند. نتایج بررسی در جلسه دوم مطابق مقررات بند « الف» این ماده باید مستندسازی شود.
۵ ـ سایر مواردی که به تشخیص کمیسیون مناقصه برای درج در صورتجلسه ضرورت داشته باشد.
ب ـ تمام مستندهای موضوع بند « الف» این ماده باید در دستگاه مناقصه‌گزار، طبق جزء «۱» بند « الف» ماده (۳) این آیین‌نامه بایگانی شوند.
پ ـ مستندهای موضوع جزءهای (۲) تا (۵) بند « الف» باید به بانک اطلاعات مناقصات ارسال شوند.
ماده۱۱ـ مستندسازی ارزیابی فنی ـ بازرگانی پیشنهادها
الف ـ مستندهای ارزیابی فنی ـ بازرگانی شامل موارد زیر است:
۱ـ کلیه اسناد فنی ـ بازرگانی تحویل شده از سوی مناقصه‌گران.
۲ـ نتایج ارزیابی شکلی پیشنهادها طبق ماده «۸» این آیین‌نامه.
۳ـ نام و امضای اعضای کمیته فنی ـ بازرگانی.
۴ـ نتایج ارزیابی فنی ـ بازرگانی شامل:
۴ـ۱ـ نام و مشخصات مناقصه‌گران.
۴ـ۲ـ عناوین معیارهای ارزیابی فنی ـ بازرگانی.
۴ـ۳ـ اهمیـت وزنی معیارهـای فنی ـ بازرگانی در صورتی که از روش وزنی استفاده شود.
۴ـ۴ـ حداقل امتیاز قابل قبول در صورت لزوم.
۴ـ ۵ ـ امتیازهای مناقصه‌گران در رابطه با هر یک از معیارهای ارزیابی.
۴ـ۶ ـ امتیاز کل فنی ـ بازرگانی هر یک از مناقصه‌گران.
۴ـ۷ـ نام و مشخصات مناقصه‌گرانی که برای گشایش پاکت مالی (ارزیابی مالی) برگزیده شده‌اند.
۵ ـ مواردی که به تشخیص کمیته فنی ـ بازرگانی یا کمیسیون مناقصه برای درج در ارزیابی فنی ـ بازرگانی ضرورت داشته باشد.
۶ ـ نام و امضای اعضای کمیسیون مناقصه.
ب ـ اسناد فنی ـ بازرگانی ارائه شده توسط مناقصه‌گران طبق بند «ب» ماده(۴) این آیین‌نامه قبل از گشودن پاکتهای مالی در دستگاه مناقصه‌گزار بایگانی می‌شود.
پ ـ اطلاعات عمومی مربوط به جلسه پایانی ارزیابی فنی پیشنهادها طبق ماده (۵) این آیین‌نامه مستندسازی و به همراه موارد زیر به بانک اطلاعات مناقصات ارسال می‌شوند.
۱ـ امتیازهای فنی ـ بازرگانی پیشنهادها در ارتباط با معیارهای فنی ـ بازرگانی مربوط.
۲ـ امتیاز نهایی فنی ـ بازرگانی پیشنهادها.
۳ـ نام و مشخصات مناقصه‌گرانی که برای مرحله ارزیابی مالی برگزیده شده‌اند.
۴ـ روش محاسبه قیمت ترازشده، حسب مورد.
تبصره ـ چنانچه امتیازهای ارزیابی کیفی مناقصه‌گران به عنوان یکی از معیارهای ارزیابی فنی ـ بازرگانی منظور شود، باید روش محاسبه در اسناد مناقصه تشریح و طبق بند (ب) ماده (۳) این آیین‌نامه مستند شود.
ت ـ در مناقصات دو مرحله‌ای، گشودن پیشنهادهای مالی(پاکت‌ج) قبل از مستندسازی ارزیابی فنی ـ بازرگانی ممنوع است.
ماده۱۲ ـ مستندسازی ارزیابی مالی پیشنهادها در مناقصات دو مرحله‌ای
الف ـ مستندهای ارزیابی مالی در مناقصات دو مرحله‌ای شامل موارد زیر است:
۱ـ پاکتهای قیمت مناقصه‌گران.
۲ـ مستندهای مراحل پیش از گشایش پاکتهای مالی شامل موارد زیر:
۲ـ۱ـ مستندهای ارزیابی کیفی مناقصه‌گران در مناقصات دو مرحله‌ای محدود طبق ماده (۹) این آیین‌نامه.
۲ـ۲ـ مستندهای ارزیابی فنی ـ بازرگانی پیشنهادها طبق ماده (۱۱) این آیین‌نامه.
۳ـ صورتجلسه گشایش پاکتهای مناقصه طبق ماده (۵) این آیین‌نامه.
۴ـ مستندهای ارزیابی شکلی پیشنهادها طبق ماده (۸) این آیین‌نامه.
۵ ـ مستندهای تعیین قیمت تراز شده در مناقصات دو مرحله‌های (موضوع بند « الف» ماده «۲۰» قانون)، شاملِ:
۵ـ۱ـ رابطه محاسبه قیمت ترازشده که به نحو زیر تعیین می‌شود:
فرمول
که در آن:
L = قیمت تراز شده.
C = قیمت پیشنهادی (درج شده در پاکت قیمت).
i = ضریب تاثیر (بر حسب درصد).
t = امتیاز فنی ـ بازرگانی ( بین حداقل امتیاز فنی ـ بازرگانی قابل قبول تا صد).
تبصره۱ـ ضریب تأثیر در مناقصات پیمانکاری ساخت یا طرح و ساخت (با یا بدون تأمین مالی) و در مناقصات خرید مصالح و تجهیزات بین ده تا چهل می‌باشد.
تبصره۲ـ حداقل امتیاز فنی ـ بازرگانی قابل قبول می‌تواند بین پنجاه تا هفتاد باشد؛
تبصره۳ـ تعیین ضریب تأثیر و حداقل امتیاز فنی ـ بازرگانی در دامنه‌های فوق‌الذکر بر عهده‌کمیته فنی ـ بازرگانی است. کلیه موارد استثناء در ردیف (۵ ـ ۱) و تبصره‌های (۱) و (۲) این ماده، باید به تصویب هیأت سه نفره (موضوع بند « و» ماده « ۲۸» قانون) برسد.
تبصره۴ـ در صورتی که ترکیبی از ارزهای مختلف برای پیشنهاد قیمت لازم باشد، باید نرخ تسعیر ارز در اسناد مناقصه قید گردد.
۵ ـ۲ـ ضریب تأثیر و حداقل امتیاز قید شده در اسناد
۶ ـ صورتجلسه پایانی ارزیابی مالی شامل:
۶ ـ۱ـ نام و امضای اعضای کمیسیون مناقصه.
۶ ـ۲ـ مشخصات تضمین‌های شرکت در مناقصه.
۶ ـ۳ـ قیمت‌های پیشنهادی مناقصه‌گران.
۶ ـ۴ـ امتیاز فنی ـ بازرگانی پیشنهادهای مناقصه‌گران.
۶ ـ ۵ ـ قیمت تراز شده پیشنهادهای مناقصه‌گران.
۶ ـ۶ ـ نام و عنوان و قیمت پیشنهادی برنده اول مناقصه.
۶ ـ۷ـ نام و عنوان و قیمت پیشنهادی برنده دوم مناقصه، در صورتی که تفاوت قیمت پیشنهادی وی با برنده اول کمتر از مبلغ تضمین شرکت در مناقصه باشد (موضوع بند « الف» ماده «۲۰» قانون).
ب ـ در مناقصات دو مرحله‌ای که دارای برآورد اولیه باشند، مفاد تبصره جزء (۴) بند الف ـ ماده (۱۰) این آیین‌نامه نافذ است.
پ ـ ارزیابی مالی پیشنهادها باید قبل از انعقاد قرارداد با برنده مناقصه مستند شود.
ماده۱۳ ـ مستندسازی پس از تعیین برنده مناقصه
الف ـ مستندهای پس از تعیین برنده مناقصه شامل موارد زیر است:
۱ـ اعلام قبولی پیشنهاد.
۲ـ اسناد تضمین انجام تعهدات، حسب مورد.
۳ـ اسناد تضمین پیش پرداخت، حسب مورد.
۴ـ اسناد قراردادی.
ب ـ موارد مذکور در بند « الف» بلافاصله پس از مبادله قرارداد و قبل از پایان مدت اعتبار پیشنهادها، باید مستند و در دستگاه مناقصه‌گزار طبق جزء(۱) بند «ب» ماده (۳) بایگانی شوند.
پ ـ اطلاعات زیر پس از مبادله قرارداد و قبل از پایان مدت اعتبار پیشنهادها، باید به بانک اطلاعات مناقصات ارسال شوند:
۱ـ نام برنده یا برندگان مناقصه.
۲ـ نام طرف قرارداد.
تبصره ـ در صورتی که طرف قرارداد برنده اول مناقصه نباشد، دلایل رد برنده اول باید اعلام شود.
۳ـ مبلغ و نوع تضمین ارائه شده از سوی طرف قرارداد.
۴ـ اطلاعات اصلی قرارداد شامل شماره قرارداد، مبلغ و مدت قرارداد، محل انعقاد و اجرای قرارداد و نام و سمت امضاکنندگان.
ماده۱۴ـ مستندسازی تجدید یا لغو مناقصه
الف ـ در صورت تجدید یا لغو مناقصه لازم است که صورتجلسه‌ای با رعایت ماده (۵) این آیین‌نامه، تنظیم و علت تجدید یا لغو مناقصه در آن تعیین شود.
ب ـ مستندهای مربوط به تجدید مناقصه به دلیل بالا بودن قیمت (موضوع جزء « ۵» بند « الف» ماده « ۲۴» قانون)، طی ترتیبات زیر تهیه و تنظیم می‌شود:
۱ـ مستندسازی ارجاع موضوع به کمیته فنی ـ بازرگانی طبق تبصـره جزء (۴) بند « الف» ماده (۱۰) این آیین‌نامه.
۲ـ گزارش بررسی مبانی قیمت و ارتباط آن با توجیه اقتصادی طرح از سوی کمیته فنی ـ بازرگانی.
۳ـ تهیه صورتجلسه تصویب گزارش توسط کمیسیون مناقصه.
۴ـ نامه ابلاغ تجدید یا لغو مناقصه به تمام مناقصه‌گرانی که در مناقصه شرکت کرده‌اند، به روشی قابل تصدیق (طبق ماده «۲۲» قانون).
۵ ـ بایگانی مستندها در دستگاه مناقصه‌گزار طبق جزء(۱) بند «ب» ماده (۳) این آیین‌نامه.
۶ ـ ارسال مستندات به بانک اطلاعات مناقصات.
ماده۱۵ ـ مستندسازی در موارد عدم الزام به مناقصه
الف ـ مستندهای مربوط به موارد عدم الزام به مناقصه (موضوع ماده «۲۹» قانون، به استثنای مستندهای خرید خدمات مشاوره، موضوع بند «۵» این ماده)، عبارتند از:
۱ـ صورتجلسه ارجاع معامله شامل:
۱ـ۱ـ خلاصه اسناد معامله (مبلغ، مدت و موضوع معامله).
۱ـ۲ـ معرفی کمیسیون معامله.
۱ـ۳ـ تعیین نوع معامله (با تصریح به موارد مذکور در ماده «۲۹» قانون).
۱ـ۴ ـ متن دعوتنامه.
۱ـ ۵ ـ نام و عنوان طرف معامله.
۲ـ اسناد معامله (قرارداد، ضمائم و ملحقات قرارداد).
۳ـ مستندهای تأمین منابع مالی که در آن اطلاعات زیر باید درج شود:
۳ـ۱ـ روش تأمین منابع مالی.
۳ـ۲ـ محل تأمین اعتبار و نحوه ضمان تاخیر تعهدات برای انجام معامله.
۳ـ۳ـ برآورد اولیه موضوع معامله، حسب مورد.
تبصره ـ در صورتی که عدم الزام به مناقصه به دلیل انحصار باشد، مستندهای مربوط به شرایط انحصار یا تشخیص مرجع مذکور در بند « الف» ماده (۲۹) قانون به صورتجلسه (موضوع جزء «۱» بند « الف» این ماده) افزوده می‌شود.
ب ـ پیش از ارسال دعوتنامه، جلسه کمیسیون معامله تشکیل و موارد موضوع بند (۱) این ماده را تصویب و صورتجلسه معاملات مربوط را تهیه می‌کند و برای بایگانی به رئیس دستگاه مناقصه‌گزار یا نماینده وی تحویل می‌دهد.
پ ـ یک نسخه از صورتجلسه موضوع جزء (۱) بند « الف» این ماده با رعایت بند «ج» ماده (۲۳) قانون، به بانک اطلاعات مناقصات ارسال و در پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات ثبت می‌شود.
ت ـ مستندهای مذکور در بند « الف»، باید طبق جزء (۱) بند «ب» ماده (۳) این آیین‌نامه در دستگاه مناقصه‌گزار بایگانی شوند.
ث ـ مستندهای خرید خدمات مشاوره (موضوع بند «هـ» ماده «۲۹» قانون)، شامل موارد زیر است:
۱ـ گزارش شناخت.
۲ـ شرح کلی خدمات.
۳ـ فراخوان مشاوره.
۴ـ صورتجلسه نهایی ارزیابی کیفی مشاوران، حسب مورد.
۵ ـ صورتجلسه نهایی ارزیابی فنی پیشنهادها.
۶ ـ صورتجلسه نهایی ارزیابی مالی پیشنهادها.
۷ـ اسناد قراردادی شامل قرارداد، ضمائم و ملحقات آن.
ج ـ کـارفرما باید فراخوان و صورتجـلسات خـرید خدمات مـشاوره را از طریق پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات منتشر کند.
ماده۱۶ـ مستندسازی ترک تشریفات مناقصه
الف ـ مستندهای مربوط به ترک تشریفات مناقصه عبارتند از:
۱ـ گزارش توجیهی ترک مناقصه.
۲ـ صورتجلسه ترک مناقصه شامل:
۲ـ۱ـ خلاصه اسناد معامله (مبلغ، مدت و موضوع معامله).
۲ـ۲ـ نام و سمت هیأت ترک مناقصه.
۲ـ۳ـ نام و عنوان طرف معامله و مستندهای مربوط به بند « الف» ماده(۱۲) قانون در خصوص نامبرده.
۳ـ مستندهای تأمین منابع مالی که در آن اطلاعات زیر باید درج شود:
۳ـ۱ـ روش تأمین منابع مالی.
۳ـ۲ـ محل تأمین اعتبار و سقف اعتبار برای انجام معامله.
۳ـ۳ـ برآورد اولیه موضوع معامله، حسب مورد.
ب ـ مستندهای مذکور در بند (الف) باید طبق جزء (۱) بند « ب» ماده (۳) این آیین‌نامه در دستگاه مناقصه‌گزار بایگانی شوند.
پ ـ یک نسخه از صورتجلسه موضوع جزء (۱) بند« الف» به جز موارد مستثنا شده در بند «ج» ماده « ۲۳» قانون به بانک اطلاعات مناقصات ارسال و در پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات منتشر می‌شود.
ماده۱۷ـ مستندسازی مواعد و تغییر اسناد
الف ـ در تمام مناقصات مواعد برنامه زمانی مناقصه باید بر اساس تقویم هجری شمسی تعیین و درج شوند. در مناقصات بین‌المللی علاوه بر تاریخ هجری شمسی، تاریخ میلادی نیز درج می‌شود.
ب ـ مواعد زمانی مربوط به شروع و اتمام مهلت دریافت و تحویل اسناد نباید در ایام تعطیلات رسمی تعیین شود و چنانچه ایام تعطیل پیش‌بینی نشده‌ای در مواعد مناقصه رخ دهد، مهلت‌های مقرر در برنامه زمانی مناقصه به همان میزان افزوده می‌شود.
پ ـ تغییر در اسناد مناقصه اعم از تغییر مقادیر موضوع مناقصه یا نشانی‌ها و مواعد مندرج در برنامه زمانی، حداکثر تا هفتاد و دو ساعت قبل از افتتاح پاکتهای مناقصه مجاز است و چنانچه تغییری رخ دهد، باید مستندسازی و با روشی قابل تصدیق برای همه مناقصه‌گران ارسال شود.
تبصره ـ هرگونه تغییر در اسناد یا مواعد مناقصه‌که مستلزم اصلاح پیشنهادهای مناقصه‌گران باشد، باید با تمدید مواعد و ارائه مهلت لازم برای اصلاح اسناد واصل‌شده جبران شود.
ت ـ در صورت عدم اطلاع‌رسانی تغییرات به مناقصه‌گران، ارسال قابل تصدیق مکاتبات از سوی مناقصه‌گران، در حکم وصول آنها از سوی مناقصه‌گزار می‌باشد.
فصل سوم ـ نظام اطلاع‌رسانی مناقصات
ماده۱۸ـ تهیه و استقرار نظام اطلاع‌رسانی مناقصات
الف ـ سازمان موظف است حداکثر ظرف شش ماه نرم‌افزار موردنیاز برای ایجاد پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات را برای ذخیره‌سازی و انتقال اطلاعات معاملات (اعم از مناقصاتی‌که با رعایت تشریفات و یا از طریق ترک تشریفات انجام می‌شود) در دستگاههای موضوع بند « ب» ماده (۱) قانون تهیه و راه‌اندازی‌کند، به نحوی‌که قبل از پایان مهلت یادشده، پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات ایجاد شود و ثبت و نگهداری اطلاعات در آن امکان‌پذیر باشد.
ب ـ راهبری و مدیریت پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات و آموزش دستگاههای مرکزی بر عهده سازمان است و آموزش کارکنان دستگاههای مناقصه‌گزار بر عهده دستگاه مرکزی مربوط می‌باشد.
پ ـ مراحل ایجاد و استقرار سامانه اطلاع‌رسانی مناقصات در دستگاههای مناقصه‌گزار باید مستندسازی و ثبت شود.
ماده۱۹ـ اطلاع‌رسانی پیش از فراخوان
الف ـ صورتجلسه پیش از فراخوان (موضوع بند «ب» ماده «۶» این آیین‌نامه)، همزمان با انتشار فراخوان در محیط شبکه اطلاع‌رسانی مناقصات جریان می‌یابد.
ب ـ هرگونه تغییر در صورتجلسه پیش از فراخوان مستلزم تهیه صورتجلسه جدید است صورتجلسه قبلی نباید پاک یا ویرایش شود.
پ ـ تشـخیص ضرورت انتـشار برآورد کلی موضوع مناقصه (موضوع ردیف (۴ـ۳) جزء «۴» بند (الف) ماده «۶» این آیین‌نامه) با دستگاه مناقصه‌گزار است.
ماده۲۰ـ اطلاع‌رسانی فراخوان مناقصات
الف ـ آگهی‌ها (دعوت به مناقصات عمومی یا فراخوان ارزیابی کیفی مناقصه‌گران)، همزمان با انتشار در روزنامه کثیرالانتشار، باید از طریق پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات به اطلاع عموم برسد.
ب ـ هر گونه تغییر در مفاد فراخوان مناقصات، از جمله تمدید مهلت دریافت و تحویل اسناد، تنها از طریق انتشار فراخوان جدید مجاز است.
پ ـ در مناقصات محدود، مفاد فراخوان و اسامی دعوت‌شدگان به مناقصه در پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات جریان می‌یابد و این موضوع جایگزین ارسال قابل تصدیق دعوتنامه نخواهد شد.
ماده۲۱ـ اطلاع‌رسانی ارزیابی کیفی مناقصه‌گران
الف ـ اطلاعات زیر می‌تواند در فرایند ارزیابی‌کیفی مناقصه‌گران در پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات جریان یابد:
۱ـ آگهی دعوت به ارزیابی کیفی مناقصه‌گران.
۲ـ استعلام ارزیابی کیفی.
۳ـ اطلاع‌رسانی ارزیابی شکلی پیشنهادها.
۴ـ صورتجلسه پایانی ارزیابی کیفی مناقصه‌گران.
ب ـ صورتجلسه موضوع بند «ث» ماده (۹) این آیین‌نامه، همزمان با ارسال دعوتنامه باید در پایگاه ملی اطلاع‌رسانی منتشر شود.
پ ـ آگهی دعوت به ارزیابی کیفی مناقصه‌گران، همزمان با انتشار در روزنامه کثیرالانتشار، باید در پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات جریان یابد.
ماده۲۲ـ اطلاع‌رسانی مناقصات یک مرحله‌ای
الف ـ اطلاعات زیر در فرایند اطلاع‌رسانی مناقصات یک مرحله‌ای جریان می‌یابد:
۱ـ اطلاع‌رسانی پیش از فراخوان.
۲ـ اطلاع‌رسانی فراخوان.
۳ـ اطلاع‌رسانی ارزیابی شکلی پیشنهادها.
۴ـ اطلاع‌رسانی ارزیابی کیفی مناقصه‌گران طبق ماده (۲۱) این آیین نامه در مناقصات محدود یک مرحله‌ای.
تبصره ـ در مواردی که فهرست کوتاه مناقصه‌گران صلاحیتدار قبلاً تهیه شده باشد (موضوع بند «ب» ماده (۲۶) قانون)، فهرست مزبور پیوست صورتجلسه موضوع بند «ث» ماده (۹) این آیین‌نامه خواهد شد.
۵ ـ اطلاع‌رسانی جلسه گشایش پاکتهای مناقصه و تعیین برنده.
ب ـ اطلاع‌رسانی پیش از فراخوان طبق ماده (۱۹) و اطلاع‌رسانی فراخوان طبق ماده (۲۰) و اطلاع‌رسانی ارزیابی کیفی مناقصه‌گران طبق ماده (۲۱) و اطلاع‌رسانی جلسه گشایش پاکتهای مناقصه و تعیین برنده، حاوی مستندات موضوع بند «الف» ماده (۱۰) این آیین‌نامه، باید قبل از انعقاد قرارداد انجام شود.
ماده۲۳ ـ اطلاع‌رسانی مناقصات دو مرحله‌ای
الف ـ اطلاع‌رسانی مناقصات دو مرحله‌ای شامل موارد زیر می‌باشد:
۱ـ اطلاع‌رسانی پیش از فراخوان.
۲ـ اطلاع‌رسانی فراخوان.
۳ـ اطلاع‌رسانی ارزیابی شکلی پیشنهادها.
۴ـ اطلاع‌رسانی ارزیابی کیفی مناقصه‌گران در مناقصات دو مرحله‌ای محدود.
۵ ـ اطلاع‌رسانی ارزیابی فنی و بازرگانی.
۶ ـ اطلاع‌رسانی ارزیابی مالی پیشنهادها و تعیین برنده مناقصه.
ب ـ اطلاع‌رسانی پیش از فراخوان طبق ماده (۱۹) و اطلاع‌رسانی فراخوان طبق ماده (۲۰) و اطلاع‌رسانی ارزیابی کیفی مناقصه‌گران طبق ماده (۲۱ ) این آیین‌نامه انجام می‌شود.
پ ـ صورتجلسه پایانی ارزیابی فنی ـ بازرگانی پیشنهادها، موضوع بند «پ» ماده (۱۱) این آیین‌نامه، باید دو روز کاری قبل از گشایش پاکتهای مالی اطلاع‌رسانی شود.
ت ـ اطلاع‌رسانی صورتجلسه پایانی ارزیابی مالی، باید دو روز کاری قبل از انعقاد قرارداد انجام شود.
ماده۲۴ـ اطلاع‌رسانی توضیح و تشریح اسناد
الف ـ اطلاع‌رسانی توضیح و تشریح اسناد، شامل موارد زیر می‌باشد:
۱ـ متن پرسشهای مناقصه‌گران و پاسخهای مناقصه‌گزار.
۲ـ اطلاعیه جلسات پرسش و پاسخ حضوری.
۳ـ تشریح برخی از ابهامهای مربوط به مفاد اسناد مناقصه پس از توزیع تمام یا بخشی از اسناد.
ب ـ در صورت تشکیل جلسه توضیح اسناد یا پاسخ به پرسشهای مناقصه‌گران درباره اسناد و شرایط مناقصه، صورتجلسه توضیح اسناد و پاسخهای یادشده، باید به اسناد مناقصه پیوست و برای کسانی که قبلاً اسناد را دریافت نموده‌اند، طبق ماده (۲۲) قانون، ارسال شود. اطلاع‌رسانی توضیح و تشریح اسناد باید قبل از پایان مهلت تسلیم اسناد انجام شود و چنانچه اطلاعات مذکور در بند « الف» این ماده، مستلزم تنظیم مستندهای جدید باشد، باید مدت تمدید در فرایند اطلاع‌رسانی اعلام شود.
ماده۲۵ـ اطلاع‌رسانی قراردادهای مشاوره
الف ـ مستندها و اطلاع‌رسانی مناقصاتی که موضوع آنها خدمات مشاوره (مذکور در بند « هـ» ماده «۲۹» قانون) باشد، مطابق با مناقصات دو مرحله‌ای محدود (روش قیمت ترازشده) می‌باشد.
ب ـ مستنـدسازی و اطلاع‌رسـانی سـایر روش‌هـای انتخاب مشاور بر اساس مقررات آیین‌نامه بند « هـ» ماده (۲۹) قانون تعیین می‌شود.
ماده۲۶ـ مشخصات سامانه اطلاع‌رسانی مناقصات
الف ـ سامانه اطلاع‌رسانی مناقصات باید دارای ویژگیهای زیر باشد:
۱ـ قابلیت ردیابی فرایند پیاده‌سازی.
۲ـ قابلیت مستندسازی و ردیابی ایجاد و تغییر داده‌ها (توسط مراجع ذی صلاح).
۳ـ قابلیت مستندسازی و ردیابی خروجی‌ها.
۴ـ قابلیت تمرکز اطلاعات با پیکره‌بندی غیرمتمرکز.
۵ ـ قابلیت ردیابی جریان اطلاعات.
۶ ـ امنیت و آزمون‌پذیری صحت جریان اطلاعات.
۷ـ عدم امکان اصلاح و تغییر اطلاعات ثبت شده.
۸ ـ قابلیت تهیه نسخه پشتوانه توسط دستگاههای مرکزی.
ب ـ سامانه اطلاع‌رسانی مناقصات در پیکره‌بندی نهایی، دروازه اطلاعاتی با ویژگیهای زیر می‌باشد:
۱ـ قابلیت توسعه مستمر.
۲ـ قابلیت سازگاری با سامانه‌های مناقصه‌گزاری الکترونیکی.
۳ـ قابلیت سفارشی کردن اطلاعات دریافتی توسط کاربران.
پ ـ کیفیت نظام اطلاع‌رسانی باید به نحوی مدیریت شود که تعداد و بزرگی خطاها، چگالی و پیوستگی نقصها و توارث آنها کاهش یابد.
ت ـ فهرست مناقصه‌گران صلاحیتدار که توسط مراجع قانونی تشخیص صلاحیت می‌شوند، شامل رشته، پایه، ظرفیت، سوابق کاری و نیز احکام هیأت رسیدگی به شکایات (موضوع ماده «۸» قانون) باید در پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات منتشر شود.
ث ـ مناقصه‌گران متقاضی برای شرکت در انواع مناقصات، موارد ترک تشریفات مناقصه و موارد مشمول ماده (۲۹) قانون، باید اطلاعات ثبتی، مالیاتی و بیمه کارکنان خود را در پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات به دستگاههای مناقصه‌گزار اعلام کنند.
تبصره۱ـ اطلاعات موضوع بند «ث» این ماده صرفاً برای دستگاههای مناقصه‌گزار و دستگاههای مرکزی مربوط قابل مشاهده می‌باشد.
تبصره۲ـ نرم افزار پایگاه ملی اطلاع‌رسانی باید به نحوی طراحی شود که اطلاعات مناقصات هریک از دستگاههای مشمول قانون قابل دسترسی برای عموم باشد.
ماده۲۷ـ مدیریت ریسک در نظام اطلاع‌رسانی مناقصات
الف ـ راهـبردهای اصلی در مدیریـت ریسـک نـظام اطلاع‌رسانی به شرح زیر تعیین می‌شوند:
۱ـ پرهیز از از ریسک‌های مستقیم و غیرمستقیم.
۲ـ دفع ریسکها.
۳ـ انتساب ریسکها به منشأ ایجاد ریسک.
ب ـ الگوی طراحی سامانه اطلاع‌رسانی با هدف مدیریت ریسک، باید به صورت مستمر ارتقا یابد و تکمیل شود.
پ ـ طراحی سامانه اطلاع‌رسانی به منظور کاهش ریسک، باید به صورت مرحله به مرحله پیاده‌سازی شود. سامانه اطلاع‌رسانی از نظر وسعت و پیچیدگی در فراگردی مرحله بندی شده گسترش می‌یابد.
ماده ۲۸ ـ ثبت و پاک کردن اطلاعات شبکه ملی
الف ـ پاک کردن اطلاعات مربوط به مستندات مناقصه در دوره اطلاع‌رسانی برخط، جز در مـوارد اجتنـاب‌ناپذیر فنـی (به تشخیص مدیر پایگاه) ممنـوع است. این موارد عبارتند از:
۱ـ شرایطی است که در آن داده‌های موجود در بانک اطلاعات یا پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات ناخواسته دگرگون شود.
۲ـ نقص در جریان اطلاعات.
۳ـ توقف در فعالیت تمام یا بخشهایی از سامانه.
۴ـ اطلاعات محرمانه (مذکور در بند « ج» ماده «۲۳» قانون) که سهوی وارد شبکه اطلاع‌رسانی مناقصات شده باشد.
ب ـ ثبت و کنترل خطا در ورودیها و خروجی‌ها در جریان اطلاعات بر عهده مناقصه‌گزار است. هر گونه خطایی در ورودیها با یک سند جدید اصلاح می‌شود.
پ ـ دوره اطلاع‌رسانی برخط شامل مستندات مناقصات و اطلاعات مربوط به قراردادها و اصلاحات و الحاقات آنها تا یک ماه بعد از پایان مدت قراردادها می‌باشد. سوابق مناقصاتی که مدت اطلاع‌رسانی آنها منقضی شده است، در پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات نگهداری و در صورت درخواست متقاضیان از طریق پست الکترونیک ارسال می‌شود.
تبصره۱ـ دستگاههای مناقصه‌گزار می‌توانند اطلاعات مربوط به مناقصات خود را علاوه بر پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات از راههای دیگر نیز به اطلاع عموم برسانند.
تبصره۲ـ پاک کردن اطلاعات باید به نحوی انجام شود که سوابق آنها در سازمان قابل دسترس باشد. در صورت پاک کردن اطلاعات برخط در شرایط یادشده در بند « الف» این ماده پس از رفع موارد، باید مجدداً در پایگاه ملی اطلاع‌رسانی جریان یابد.
ماده۲۹ ـ امنیت اطلاعات
الف ـ مستندهای ارسال شده به بانک اطلاعات مناقصات باید برای عموم مردم قابل دسترس باشد.
ب ـ به منظور تأمین امنیت و صحت اطلاعات، پشتوانه اطلاعات در دستگاههای مرکزی به صورت غیرمتمرکز و در سامانه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات به صورت متمرکز باید ایجاد شود.
پ ـ سامانه خدمت رسان پست الکترونیک مرکزی با ویژگیهای زیر از سوی سازمان ایجاد می‌شود:
۱ـ ردیابی و ثبت پستهای الکترونیک مبادله شده.
۲ـ ردیابی و ثبت مستندها در پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات.
۳ـ دریافت مستندهای مناقصات پس از پایان مدت اطلاع‌رسانی برخط.
ماده۳۰ ـ نقش ها و استانداردها
الف ـ مسئولیتهای مناقصه‌گزار در نظام مستندسازی و اطلاع‌رسانی مناقصات عبارتند از:
۱ـ اجرای مستندسازی مکتوب و الکترونیکی.
۲ـ اجرای فرایند اطلاع‌رسانی.
۳ـ وارد کردن اطلاعات معاملات (اعم از مناقصه و ترک مناقصه) در پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات.
۴ـ مدیریت ریسک اطلاعات.
ب ـ مسئولیتهای زیر قابل واگذاری به مدیریت طرح نیست:
۱ـ مستندسازی و اطلاع‌رسانی پیش از فراخوان.
۲ـ مستندسازی و اطلاع‌رسانی ارزیابی مالی یا ترک مناقصه.
۳ـ مستندسازی و اطلاع‌رسانی تجدید و لغو مناقصه.
تبصره ـ در صورت ارجاع نقش کمیته فنی ـ بازرگانی به مدیر طرح، حداقل سه عضو خبره فنی صلاحیتدار از سوی مدیر طرح به مناقصه‌گزار معرفی می‌شوند. اعضای یادشده موظفند تمام مستندهای مربوط را با عنوان حقیقی و حقوقی خود امضا کنند.
پ ـ مسؤولیت آموزش و نظارت بر مستندسازی و اطلاع‌رسانی مناقصات در دستگاههای مناقصه‌گزار، بر عهده دستگاه مرکزی مربوط می‌باشد.
ت ـ مسؤولیت ایجاد و راهبری پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات بر عهده سازمان است.
ث ـ به منظور ایجاد رویه واحد، « سازمان» می‌تواند استانداردها، راهنماهای کاربرد، دستورالعملها و مشخصات فنی مربوط را در تعامل با دستگاههای مرکزی، حسب مورد تهیه، ابلاغ یا بهنگام نموده و در پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات منتشر کند.
