آیین نامه های قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سر دفتران و دفتریاران
آئین نامه های بند ۴ ماده ۶ و تبصره ۲ ماده ۶ و مواد ۱۴- ۱۷-۱۹-۲۰-۲۴-۲۸-۳۷ و ۵۳ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب ۱۷ دی ماه ۱۳۵۴ وزارت دادگستری
مصوب ۱۷ دی ماه ۱۳۵۴ وزارت دادگستری با اصلاحات و الحاقات بعدی تا ۱۳۹۰
این آیین نامه بر اساس آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب ۱۳۹۹/۱۲/۲۸ رئیس قوه قضاییه، نسخ شد.
قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سر دفتران و دفتریاران مصوب ۱۳۵۴
ماده ۱ (اصلاحی ۱۳۶۰/۱۱/۲۷) – در تصدیق اجتهاد صادره از مراجع مسلم باید نام و نام خانوادگی و شماره شناسنامه و تاریخ تولد ذینفع با حروف قید و صحت صدور آن به تائید شورای عالی قضائی رسیده باشد
ماده ۲- به تصدیقاتی که دلالت صریح بر اجتهاد ندارد و یا حاکی از مراتبی از تحصیلات باشد ترتیب اثر داده نمی شود.
ماده ۳ (اصلاحی ۱۳۸۶/۳/۲۲) – در مناطقی که به موجب مقتضیات محلی، اقتصادی و جمعیتی نیاز به تأسیس دفتر اسناد رسمی باشد، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور جهت رفع نیاز و برای انتخاب سر دفتر اسناد رسمی مراتب را به نحو مقتضی به اطلاع عموم خواهد رسانید.
متقاضیان واجد شرایط مکلفند در مهلت تعیین شده تقاضای خود را تسلیم نمایند.
سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در فرصت مناسب از کلیه داوطلبان واجد شرایط مذکور، توسط هیأت منتخب رئیس قوه قضائیه مصاحبه به عمل خواهد آورد.
تبصره ۱- چنانچه تعداد متقاضیان سردفتری اسناد رسمی به حدی باشد که به تشخیص رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور انتخاب سردفتری از طریق مصاحبه با صعوبت مواجه و یا مستلزم صرف زمان غیر متعارف گردد، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور می تواند برای انتخاب سردفتر اسناد رسمی از داوطلبان مذکور، آزمون کتبی به عمل آورده و پس از اعلام نتیجه آزمون مذکور، هیأت منتخب رئیس قوه قضائیه از افرادی که حداقل نصاب نمره یا بالاترین نمره را حسب مورد احراز نموده اند مصاحبه به عمل خواهد آورد.
تبصره ۲- حداقل نصاب نمره را برای مناطق مختلف، سازمان ثبت اسنا و املاک کشور تعیین می نماید.
ماده ۴- هریک از سردفتران مذکور در تبصره دوم ماده ششم قانون دفاتر اسناد رسمی هر موقع خود را واجد یکی از شرایط مذکور در ماده ۶ تشخیص دهد می تواند تقاضای تطبیق وضع خود را با ارسال مدارک لازم به ثبت محل یا سازمان ثبت اسناد و املاک در مرکز تسلیم کند به این تقاضاها بدون رعایت تشریفات مذکور در ماده ۳ این آئین نامه رسیدگی و ابلاغ لازم صادر خواهد شد.
در مورد دفتریارانی که بر اسسا قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۱۶ و نظامنامه آن و قبل از قانون فعلی دفاتر اسناد رسمی به سردفتری مرفع شده ولی عملاً به سردفتری اشتغال نیافته اند با رعایت مهلت مقرر در ماده ۸ قانون در صورت وجود محل می تواند آنان را به تصدی دفترخانه ای که به متناسب با درجه آنان باشد انتخاب کرد. در صورتیکه درجه این قبیل سردفتران کمتر از درجه یک باشد تصدی آنان در دفترخانه های درجه یک منوط به احراز یکی از شرایط مندرج در ماده شش قانون دفاتر اسناد رسمی و صدور ابلاغ برای آنان هست.
ماده ۵ (اصلاحی ۱۳۶۰/۱۱/۲۷) – در دفتریاراری که به موجب ماده ۳ قانون دفاتر اسناد رسمی پیشنهاد می شود هرگاه سابقه دفتریاری نداشته باشد ویا سابقه او در دفتریاری اول یا دوم کمتر از یک سال باشد هیاتی که از طرف سازمان ثبت تعیین می شود از فرد پیشنهاد شده به نحو مقتضی امتحنا و مصاحبه به عمل آورده و در صورت پذیرفته شده در امتحان و تشخیص شایستگی با رعایت ماده ۷ قانون دفاتر اسناد رسمی ابلاغ نامبرده از طرف سازمان ثبت صادر خواهد شد.
ماده ۶ (اصلاحی ۱۳۶۰/۱۱/۲۷) – کفیل دفترخانه ای که سدرفتر آن فوت یا به انفصال دائم محکوم یا غیبت غیرموجه دارد حق تنظیم سند جدید در دفاتر مورد کفالت را ندارد و تکمیل اسناد ناقص نیز موکول به کسب اجازه از ثبت محل خواهد بود.
تبصره- در مورد درآمد دفترخانه در مدت کفالت بترتیب مقرر در ماده ۴۷ قانون عمل خواهد شد.
ماده ۷- سوگند نامه مندرج در ماده ۱۶ قانون دفاتر اسناد رسمی بشرح ذیل است:
(اینجانب امضاء کنندگان ذیل خداوند را شاهد اعمال خود گرفته وسوگند یاد می کنم که قوانین و نظامات کشور ایران خاصه قوانین و نظامات مربوط به دفاتر اسناد رسمی را محترم شمرده در کمال بی طرفی و پاک دامنی به وظایف مرجوعه قیام و اقدام نمایم).
ماده ۸ (اصلاحی ۱۳۶۰/۱۱/۲۷) – مراسم سوگند با حضور رئیس سازمان ثبت و معاونین او و رئیس یا هیات مدیره کانون سردفتران و مدیر کل امور اسناد و سردفتران و معاون او یا در صورت اقتضاء با حضور یکی از مقامات نامبرده در فوق به عمل خواهد آمد.
ماده ۹- شروع به کار سردفتران و دفتریاران منوط بمعرفی ضامن می باشد و این کار باید بموجب سند رسمی انجام گیرد.
مبلغ مورد ضمانت در مورد سردفتر ۵۰۰۰۰۰ ریال در مورد دفتریاران اول و دوم ۲۵۰۰۰۰ ریال است.
مشمولین این ماده می توانند بجای معرفی ضامن برابر مبالغی که مقرر گردیده به ایداع وثیقه نقدی یا ملکی یا تضمین بانکی مبادرت کند.
ضمانت یا ایداع وثیقه نقدی یا ملکی و یا ضمانت بانکی برای جبران خسارت وارده به اشخاص و دولت از طرف سردفتران و دفتریاران و یا پرداخت محکومیت های نقدی دادگاه انتظامی است و این موضوع باید در سند تصریح شود.
تبدیل تضمین جایز است.
ماده ۱۰- در صورتی که مال غیرمنقول مورد وثیقه به مناسب اجرای ماده ۹ کلاً یا بعضاً به مصرف برسد و یا به جهتی از جهات از اعتبار و ارزش خود بیفتد سردفتر یا دفتریار موظف است با اخطار اداره ثبت ظرف یکماه تضمین خود را تجدید نماید و الا اجازه اشتغال از او صلب خواهد شد.
تبصره- هرگاه اعتبار ضامن به جهتی از بین برود یا متزلزل شود ادامه کار سردفتر یا دفتریار موکول به تبدیل ضامن یا دادن وثیقه به شرح ماده ۹ خواهد بود همچین حکم در مورد هم جاری است که ارزش یا میزان تضمین به جهتی از جهات کاهش یابد.
ماده۱۱- دفترخانه ها باید دارای دفاتر ذیل باشند:
یک نسخه دفتر ثبت اسناد که پلمب شده و اسناد در آن ثبت می شود.
دفتر راهنما که متضمن اسامی متعاملین و نوع سند شماره و تاریخ سند خواهد بود.
دفتر درآمد که به منظور ثبت کلیه وجوهی است که به منظور ثبت سند مقرر است که شماره قبض هزینه های مزبور در آن قید می شود. این دفتر از طرف سازمان ثبت پلمب خواهد شد.
دفتر ثبت مکاتبات و تقاضانامه اجرایی و خلاصه معاملات
دفتر ابوابجمعی قبوض سپرده و اوراق بهادار
دفتر گواهی امضاء
ماده ۱۲ (اصلاحی ۱۳۶۰/۱۱/۲۷) – دفاتر گوهی امضاء مکلفند رونوشت یا فتوکپی سند گواهی شده را به هزینه متقاضی دریافت و نگاهداری نمایند.
دفاتر، مجاز به تصدیق صحت امضاء نوشته های مالی نیستند، مقصود از نوشته های مالی نوشته هایی است که در آن به طور منجز پرداخت وجه نقدی از طرف امضاء کننده تعهد و یا ضمانت شده باشد و یا آنکه موضوع گواهی امضاء شده عین یا منفعت مال غیر منقول و یا سهام شرکتها ثبت شده باشد
در مورد تصدیق صحت امضاء مواد ۶۴ و ۶۶و ۶۷ قانون ثبت اسناد و املاک لازم الرعایه است.
ماده ۱۳- در موارد مرخصی و معذوریت و تعلیق و انفصال موقت سردفتر کفیل دفترخانه از بین دفتریاران واجد شرایط سردفتری و یا سردفتران همان حوزه ثبتی توسط ثبت منطقه تعیین می گردد.
ابلاغ مرخصی سردفتر و دفتریار در منطقه ثبتی تهران از طرف سازمان ثبت و در سایر مناطق ثبتی از سوی مدیر کل ثبت منطقه صادر می گردد.
ماده ۱۴- میزان مرخصی سالانه سردفتریار یکامه [یک ماه] است.
ابلاغ مرخصی سردفتر و دفتریار از طرف رئیس ثبت استان صادر می گردد.
صدور ابلاغ مزبور موکول به درخواست متقاضی و موافقت رئیس واحد ثبتی محل است
در صورتی که سردفتر یا دفتریار از مرخصی سالانه خود استفاده نکند مرخصی مزبور برای او ذخیره می شود و میتواند از مجموع آنها به شرط آنکه از ۴ ماه تجاوز نکند یکجا یا به دفعات استفاده کند در این صورت صدور ابلاغ منوط به پیشنهاد واحد ثبتی و موافقت ثبت منطقه یا سازمان ثبت می باشد.
تبصره (الحاقی ۱۳۸۶/۳/۲۲) – سردفترانی که به عضویت اصلی هیأت مدیره کانون سردفتران و دفتریاران انتخاب می شوند، با تصویب و پیشنهاد هیأت مدیره و موافقت رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، در مدت عضویت، با حفظ سمت از اشتغال در دفترخانه معذور خواهند بود.
در این مدت دفترخانه به کفالت اداره و درآمد دفترخانه پس از وضع هزینه ها بین کفیل و سردفتر معذور بالسویه تقسیم خواهد شد. حق الزحمه سردفتر معذور بابت ایام معذوریت، با تصویب هیأت مدیره کانون و پس از موافقت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور پرداخت خواهد شد.
ماده ۱۵- در صورتی که سردفتر یا دفتریار به لحاظ عارضه بیماری قادر به انجام وظیفه نباشد باید با ارسال گواهی پزشک معالج به واحد ثبتی محل درخواست مرخصی استعلاجی نماید. در صورتی که مدت بیماری بیش از یکماه باشد صدور ابلاغ مرخصی استعلاجی منوط به گواهی هیئت پزشکی به انتخاب سازمان ثبت خواهد بود.
ماده ۱۶- صدور ابلاغ مرخصی فقط برای خروج از کشور موکول به اعلام نتیجه بازرسی دفترخانه و ارائه گواهی تصفیه حساب است مگر در موارد ضروری که در این صورت سازمان ثبت باید با اخذ ضامن یا تضمین کافی اقدام به صدور ابلاغ مرخصی نماید.
ماده ۱۷- دفتریار کفیل دارای وظایف و حقوق دفتریار اصیل می باشد و تعیین وی با واحد ثبت محل است.
تبصره- تغییر دفتریار از یک دفترخانه به دفترخانه دیگر با موافقت هر دو سردفتر و تصیوب سازمان ثبت جایز است.
ماده ۱۸- در نقاطی که دفترخانه منحصر باشد و دفتریار واجد شرایط نباشد دفاتر تحویل رئیس ثبت محل یا یکی از کارمندان به تعیین رئیس ثبت محل می شود.
ماده ۱۹- جز در موارد تنظیم سند جدید و تکمیل سند ناقص و گواهی امضاء و فسخ سند در سایر موارد انجام امور دفترخانه در زمان تعطیل آن به عهده اداره ثبت است.
تبصره- در مورد تکمیل سند ناقص یا فسخ یا اقاله سند تنظیم شده در دفتری که در حال تعطیل است ثبت محل می تواند ابلاغ سیار برای یکی از دفاتر صلاحیت دار صادر نماید.
ماده ۲۰- رسیدگی مقدماتی در اطراف شکایات و اصل با تحقیق در دفترخانه و تنظیم صورت مجلس در محل آغاز می گردد.
مامور تحقیق ضمن ارسال صورت مجلس تنظیم شده گزارش ماموریت خود رابرای صدور دستور مقتضی با اداره امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ارسال می دارد.
ماده ۲۱- در موردیکه گزارشهای واصل علیه دفتران و دفتریارا حاکی از وقوع تخلف باشد هرگاه تحقیقات انجام شده برای اخذ تصمیم و قوع کافی تخلف بنظر اداره امور اسناد سازمان ثبت و املاک کشور محرز باشد آن اداره پرونده را در تهران نزد دادستان انتظامی سردفتران و در مناطق ثبت نزد کسیکه وظایف دادستان انتظامی را در محل انجام می دهد ارسال می دارد.
ماده ۲۲- هرگاه تحقیقات انجام شده کافی نباشد و نیز در مورد شکایات و اصل علیه سردفتران و دفتریاران اداره امور اسناد سارمان ثبت اسناد و املاک کشور وسیله یکی از مامورین خود یا سایر مامورین سازمان ثبت اسناد و املاک کشور یا ثبت محل تحقیقات لازم را انجام می دهد. در صورتیکه وقوع تخلف بنظر آن اداره محرز بود بتکلیف مقرر در قسمت اخیرماده ۲۱ عمل می شود.
ماده ۲۳- دادستان انتظامی در صورتیکه نقصی در پرونده ملاحظه نکند به تنظیم کیفرخواست مبادرت می نماید در غیراینصورت پس از رفع نقص وسیله اداره امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک بتکلیف مزبور عمل می کند. در کیفرخواست باید علاوه بر مشخصات کامل متخلف جریان وقوع تخلف و مواد مورد اسناد تصریح گردد.
ماده ۲۴- کیفرخواست وسیله مامور ابلاغ ثبت محل به متخلف ابلاغ می شود ترتیب ابلاغ کیفر خواست و دادنامه و سایر اخطارات بر اساس مقررات آئین دادرسی مدنی می باشد.
ماده ۲۵- مدت پاسخ متخلف به کیفر خواست ده روز از تاریخ ابلاغ می باشد. این مهلت بتقاضای متخلف و تصویب اداره کل منطقه ثبت و در تهران با تصویب مدیر کل امور اسناد یکبار برای ده روز قابل تمدید است.
متخلف در پاسخ کیفر خواست باید کلیه دلایل و اسنادی را که حاکی از برائت خود می داند همراه لایحه به ثبت محل باداره کل امور اسناد سازمان ثبت کند.
ماده ۲۶- هرگاه ضمن رسیدگی مقدماتی موضوع رسیدگی بزه تشخیص شود مراتب با تصریح جهات امر بمرجع صالح قضائی اعلام می شود. در صورتیکه مرجع صالح قضائی موضوع را بزه تشخیص ندهد اداره امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک مورد را از جهت تخلف انتظامی با توجه به مقررات مربوط مورد رسیدگی قرار خواهد داد. در اینصورت تخلف انتظامی تا ابلاغ حکم قطعی مراجع قضایی مشمول مروز زمان نخواهد شد.
ماده ۲۷- حکم دادگاه انتظامی به متخلف و دادستان ابلاغ می شود.
در صورتیکه حکم مبنی بر محکومیت متخلف به مجازات های انتظامی درجه سه و بالاتر از آن باشد متخلف می تواند ظرف مدت ده روز نسبت به آن دادگاه تجدید نظر انتظامی شکایت کند این شکایت به دادگاه بدوی انتظامی تسلیم می شود دادگاه اخیر الذکر پرونده را همراه شکایت مزبور به دادگاه تجدید نظر انتظامی ارسال می داد.
مدت شکایت دادستان نیز نسبت به حکم صادره ده روز از تاریخ ابلاغ است.
ماده ۲۸ (اصلاحی ۱۳۶۰/۱۱/۲۷) – در مورد اعضای دادگاه بدوی انتظامی و تجدید نظر و دادستان و دادیاران و اعضاء علی البدل موارد بر همان است که در بندهای ۱ و ۲ و ۳ و۴ و ۵ و ۶ ماده ۲۰۸ قانون آئین دادرسی مدنی پیش بینی شده است.
ماده ۲۹ (اصلاحی ۱۳۶۰/۱۱/۲۷) –
الف ـ تخلفات ذیل موجب توبیخ کتبی با درج در پرونده است:
۱ ـ تاخیر در پرداخت وجوه عمومی در صورتی که زاید بر یک هفته نباشد در صورت تاخیر زاید بر یک هفته به مجازات مقرر در بند (ب) و در صورت تاخیر زاید بر پانزده روز متخلف و به مجازات مقرر در بند (ج) این ماده محکوم خواهد شد.
۲ ـ تاخیر در ارسال آمار به مراجع مربوطه و در صورت تکرار به مجازات مقرر در بند (ب) محکوم خواهد شد.
۳ ـ عدم رعایت حضور در دفترخانه در ساعات مقرر و در صورت تکرار به مجازات مقرر در بند (ب) محکوم خواهد شد.
۴ ـ اهمال در نظارت بر امور دفترخانه برای بار اول و در صورت تکرار به مجازات مقرر در بند (ب) و برای بار سوم به مجازات مقرر در بند (ج) محکوم‌خواهد شد.
۵ ـ تمرد دفتریار از انجام دستور قانونی سردفتر برای بار اول و در صورت تکرار به مجازات مقرر در بند (ب) و برای بار سوم به مجازات مقرر در بند (ج)محکوم خواهد شد.
۶ ـ رفتار خارج از نزاکت با همکاران یا ارباب رجوع برای بار اول و در صورت تکرار به مجازات مقرر در بند (ب) و برای بار سوم به مجازات مقرر در بند (ج) محکوم خواهد شد.
ب (اصلاحی ۱۳۶۱/۵/۶) – تخلفات ذیل موجب جریمه از ۵۰۰ ریال تا ۲۰ هزار ریال است:
۱ ـ غیبت غیرمجاز یا غیرموجه تا مدت سه روز و بیش از آن به مجازات مقرر در بند (ج) محکوم خواهد شد.
۲ ـ تاخیر در ارسال خلاصه معامله و اطلاع نامه فسخی و رونوشت تقسیم‌نامه و اطلاع نامه نکاح و طلاق به اداره ثبت مربوطه
۳ ـ خودداری غیرموجه از صدور اجراییه و یا صدور اجراییه به صورت ناقص به نحوی که موجب تاخیر در کار شود.
۴ ـ عدم رعایت مواد مربوطه به تشکیلات دفترخانه.
۵ ـ قصور در تبدیل قبوض سپرده و حواله آن به صندوق ثبت.
۶ ـ امتناع از ثبت واقعه ازدواج و طلاق و ثبت سند هرچند دلیل امتناع کتبا به متقاضی اعلام شده باشد ولی موضوع از مسایل نظری نبوده واقعا باید سند تنظیم میشده.
۷ ـ خودداری از تسلیم رونوشت و مدارک به اشخاصی که حق دریافت آنها را دارند و یا تسلیم آنها به اشخاصی که حق دریافت آنها را ندارند.
۸ ( الحاقی ۱۳۹۰/۸/۲۸) ـ وصول حق التحربر بیش از تعرفه برای بار اول
ج- تخلفات ذیل موجب انفصال موقت از سه ماه الی شش ماه است :
۱ ـ کسر پرداختی در صورتی که با توجه به موازین آن عرفا اشتباه محاسبه تلقی نشود.
۲ ـ بردن دفتر اسناد رسمی برای ثبت به خارج از محل دفترخانه بدون مجوز قانونی.
۳ ـ ثبت سند در خارج از حوزه مقرر برای دفترخانه های اسناد رسمی و ازدواج و طلاق.
۴ ـ امتناع از ارسال خلاصه معامله و اطلاع‌نامه فسخی و رونوشت تقسیم نامه.
۵ ـ امتناع از ارسال آمار.
۶ ـ تقصیر در تبدیل قبوض سپرده و صدور حواله آن به صندوق ثبت در صورت احراز سو نیت.
۷ ـ ثبت سند بدون استعلام از ثبت در مواردیکه تکلیف به استعلام دارد.
۸ ـ تنظیم سند برخلاف مقررات و بخشنامه ها و دستورالعمل ها.
۹ ـ امتناع از معرفی دفتریار مورد قبول سازمان ثبت ظرف مهلت معقولی که ثبت محل تعیین مینماید.
۱۰ ـ عدم قید حقوق دولتی و حق التحریر در دفتر و صدور اسناد تنظیمی.
۱۱ ـ تمرد از اجرای دستورات صادره و خودداری از قبول کفالت دفاتر دیگر در مواردی که از طرف ثبت محل تکلیف میشود.
۱۲ ( الحاقی ۱۳۹۰/۰۸/۲۸) ـ تکرار وصول حق التحریر بیش از تعرفه مصوب.
د ـ تخلفات ذیل موجب انفصال موقت از شش ماه تا دو سال است:
۱ ـ امتناع از پرداخت وجوه عمومی با صدور اخطار لازم و دادن مهلت معقول وسیله واحد ثبتی یا سازمان ثبت اسناد و املاک کشور.
۲ ـ امتناع از ثبت سند در صورتی که کتبا دلیل امتناع را به متقاضی تسلیم نکند و یا نوشته فاقد دلیل باشد.
۳ ـ تنظیم سند برخلاف مقررات و بخشنامه‌ها و دستورالعملها بیش از یکبار.
۴ ـ عدم قید حقوق دولتی و حق‌التحریر در دفتر و صدور اسناد تنظیم در صورت تکرار.
۵ ـ دخالت مستقیم یا غیرمستقیم سردفتر منفصل یا معلق در امور دفترخانه برای بار اول و در صورت تکرار متخلف به مجازات مقرر در بند (هـ) این ماده محکوم خواهد شد.
۶ ـ عدم مخالفت کفیل دفترخانه از دخالت مستقیم یا غیرمستقیم سردفتر منفصل یا معلق در امور دفترخانه و یا خودداری از اعلام مراتب مذکور به سازمان ثبت اسناد و ثبت محل برای بار اول و در صورت تکرار متخلف به مجازات مقرر در بند (هـ) این ماده محکوم خواهد شد.
هـ ـ تخلفات ذیل موجب انفصال دایم:
۱ ـ قصور یا تقصیری که منتهی به ثبت سند معارض گردد.
تبصره ـ در صورت جلب رضای ذینفع و رفع آثار تعارض از طرف متخلف، دادگاه میتواند کیفر او را برحسب اهمیت موضوع به یکی از دو نوع انفصال موقت تنزل دهد.
۲ ـ گرفتن وجوهی غیر از آنچه در قوانین و مقررات تجویز گردیده است.
ماده ۳۰- محل دفترخانه با انتخاب و موافقت اداره ثبت محل با رعایت فواصل مناسب تعیین می شود.
ساعات کار دفترخانه به تناسب فصول از طرف اداره ثبت محل تعیین و بدفترخانه ابلاغ می شود.
دفترخانه باید متناسب حجم کار خود علاوه بر اتاق های کافی برای استقرار سردفتر یا دفتریار و کارکنان دفترخانه محلی برای بایگانی منظم اسناد و اوراق خود داشته باشد.
ماده ۳۱- سهمیه دفتریار از محل درآمد حق الثبت تا ششصد ریال تمام آن و از ششصد ریال تا بیست هزار ریال دو سوم درآمد مزبور می باشد و بقیه سهم سردفتر خواهد بود و درآمد بیش از بیست هزار ریال در اختیار سردفتر می باشد تا به ترتیبی که مقتضی بداند بر اساس لیستی که تنظیم می کند برای کمک و اعاشه به کارکنان دفترخانه پرداخت نماید.
تبصره- در صورتی که دفترخانه فاقد دفتریار باشد سهم دفتریار نیز متعلق به سردفتر خواهد بود.
ماده ۳۲- هرگاه دفتریار زائد بر یک نفر باشد حقوق او به عهده سردفتر است.
