راهنمای کاربری سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی
پایگاه خبری اختبار- هدف از تدوین این سند، تبیین و راهنمایی کاربران در استفاده از سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی، به منظور ارائه دفاتر پلمپ شده الکترونیکی و شفاف‌سازی فرآیندهای مرتبط است. این نوشته در راستای اجرای الزامات سازمان امور مالیاتی به تحریر درآمده است و به کاربران کمک میکند تا با نحوه ثبت و ارسال اطلاعات در سامانه آشنا شوند.
هدف سامانه: فراهم ساختن بستری به منظور ارائه دفاتر تجاری به صورت الکترونیکی
کاربران سامانه: کلیه اشخاص حقیقی و حقوقی که ملزم به پلمپ دفاتر قانونی خود هستند.
بهره‌بردار سامانه: سازمان امور مالیاتی کشور
عملیات اصلی سامانه: بارگذاری فایل اکسل حاوی گردش حساب‌ها در بازه‌های زمانی مشخص مطابق با اطلاعات دفاتر روزنامه
دوره (سال) مالی الزامی برای ثبت دفاتر: سال مالی مرتبط با کلیه دفاتری که پس از ۲۳ تیر ۱۴۰۳ نزد اداره کل ثبت شرکت‌ها و موسسات غیرتجاری، به صورت الکترونیکی پلمپ شده‌اند.
مراحل کلی کار با سامانه
مراحل کلی کار با سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی مطابق شکل زیر است که هر یک از گام‌های آن در ادامه توضیح داده می‌شود.
ورود به سامانه
کاربران جهت دریافت نام کاربری و رمز عبور ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی، ابتدا باید به درگاه ملی خدمات الکترونیکی سازمان امور مالیاتی کشور به آدرس https://my.tax.gov.ir وارد شوند. سپس در صفحه نخست این درگاه، گزینه «ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی» را انتخاب نمایند.
دانلود قالب اکسل
قالب اکسل مطابق شکل زیر شامل اقلام اطلاعاتی می‌باشد که برای ارائه دفاتر تجاری الکترونیکی باید تکمیل شوند. این اقلام به ترتیب عبارتند از:
- کد حساب کل
- عنوان حساب کل
- کد حساب معین
- عنوان حساب معین
- کد حساب تفصیلی
- عنوان حساب تفصیلی
- گردش بدهکار (ریال)
- گردش بستانکار (ریال)
- تاریخ گردش حساب
دستورالعمل تکمیل فایل اکسل
قالب اکسل دانلود شده باید مطابق با دستورالعمل تکمیل اطلاعات دفاتر تجاری الکترونیکی تکمیل شود. کاربران پس از کلیک بر روی دکمه بارگذاری فایل، با صفحه‌ای با عنوان «بارگذاری قالب» مواجه می‌شوند. در این صفحه دستورالعمل‌های تکمیل فایل اکسل به شرح زیر ارائه شده است:
- اطلاعات فقط باید در یک شیت اکسل قرار گیرد.
- عنوان و ترتیب ستون‌ها باید مطابق قالب سامانه باشد.
- ستون‌های گردش بدهکار و بستانکار فقط شامل مقادیر عددی باشند.
- در هر سطر تنها یکی از ستون‌های گردش بدهکار یا بستانکار مقدار داشته باشد.
- فایل‌هایی با بیش از ۱۰۰۰ رکورد باید به فرمت CSV بارگذاری شوند.
- فرمت تاریخ گردش باید به شکل YYYY/MM/DD باشد. مثال: ۱۴۰۳/۱۲/۲۰
- تاریخ گردش هر سطر (رکورد) باید در محدوده بازه زمانی گردش حساب‌ها قرار داشته باشد، به گونه‌ای که پس از تاریخ شروع و پیش از تاریخ پایان این بازه باشد.
این دستورالعمل‌ها در شکل زیر با کادر قرمز رنگ مشخص شده است.
فرآیند بارگذاری فایل در سامانه دفاتر مالیاتی الکترونیکی
انجام تنظیمات کاربر باید قبل از بارگذاری، تنظیمات زیر را وارد کند:
- نوع فایل: اکسل یا CSV
- فرمت جداکننده (Delimiter) فقط در صورت انتخاب فرمت CSV
- تاریخ انتهای بازه زمانی گردش حساب‌ها
- کد رهگیری دفتر پلمپ شده (از لیست قابل انتخاب است)
موارد مربوط به تنظیمات فایل که کاربر باید مشخص کند در شکل زیر داخل کادر قرمز رنگ مشخص شده است.
بارگذاری و پیش‌نمایش فایل در سامانه
در این مرحله کاربر فایل مورد نظر خود را بارگذاری میکند. برای بارگذاری موفق، رعایت نکات زیر را در نظر داشته باشید:
- تنها فایل‌های با فرمت اکسل یا CSV پذیرفته می‌شوند.
- ترتیب و عنوان ستون‌ها مطابق با فایل قالب اکسل رعایت شود و تغییر داده نشود.
- در صورتی که نوع فایل (اکسل یا CSV) انتخاب شده با گزینه تعیی نشده در مرحله قبل مطابقت نداشته باشد، سامانه از بارگذاری آن جلوگیری میکند.
پس از بارگذاری، ۰۱ سطر اول فایل به عنوان پیش‌نمایش نمایش داده می‌شود.
محدوده مرتبط با بارگذاری فایل و پیش‌نمایش آن در شکل زیر با کادر قرمز رنگ مشخص شده است.
مشاهده اطلاعات فایل‌های بارگذاری شده
در صفحه اصلی سامانه کاربر جدولی به نام «تاریخچه بارگذاری اطلاعات» حاوی فایل‌های بارگذاری شده را مشاهده میکند که هر سطر آن شامل اطلاعات زیر می‌باشد:
- کد رهگیری دفتر پلمپ شده
- تاریخ پایان سال مالی
- بازه زمانی گردش حساب‌ها
- تاریخ بارگذاری فایل
- وضعیت فایل بارگذاری شده (عدم بارگذاری، بارگذاری موفق، در حال پردازش)
- آیکون هشدار (!) برای نمایش خطاهای مربوط به بارگذاری
- آیکون دانلود برای دانلود فایل بارگذاری شده توسط کاربر
