نسخه غیررسمی پیش‌نویس آئین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵ با اصلاحات و الحاقات بعدی که از سوی معاونت حقوقی قوه قضاییه تهیه شده است.
برای خواندن آیین‌نامه فعلی این قانون اینجا کلیک کنید
فصل اول – کلیات
مبحث اول – اختصارات و تعاریف
ماده ۱- معانی اصطلاحات و اختصارات آئین‌نامه به شرح زیر می‌باشد:
الف- سازمان: سازمان ثبت اسناد و املاک کشور.
ب- کانون: کانون سردفتران و دفتریاران مرکز (تهران) و یا هر کانونی که بر اساس ماده (۵۸) قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵ با اصلاحات و الحاقات بعدی در مراکز استان‌ها ایجاد می‌شود.
پ- قانون: قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵ با اصلاحات و الحاقات بعدی.
ت- آئین‌نامه: آئین‌نامه موضوع بند ۴ ماده ۶ و مواد ۱۴، ۱۶، ۱۹،۱۷، ۲۰، ۲۴، ۲۸، ۳۷، ۴۰، ۵۲، ۶۱، ۷۵ قانون.
ث – دفترخانه: دفترخانه اسناد رسمی.
ج- سردفتر: شخصی که اداره امور دفترخانه اسناد رسمی را با رعایت قانون و آیین‌نامه بر عهده دارد.
چ- دفتریار: شخص صاحب صلاحیتی است که جهت معاونت سردفتر و انجام وظایف محوله قانونی با رعایت مقررات قانون و آیین‌نامه انتخاب می‌شود.
ح- هیئت: هیئتی که به‌منظور مصاحبه با داوطلبان سردفتری و انتخاب سردفتران توسط رئیس قوه قضائیه انتخاب می‌شود.
خ- دفتر: دفتر الکترونیکی که اسناد رسمی در آن ثبت می‌شود و به‌صورت برخط (آنلاین) در دسترس سازمان می‌باشد.
د- دادگاه: دادگاه انتظامی سردفتران و دفتریاران.
ذ- دادستان: دادستان انتظامی سردفتران و دفتریاران.
ر- اصحاب سند: اشخاص متقاضی تنظیم سند در دفترخانه.
ماده ۲- دفترخانه اسناد رسمی واحدی وابسته به قوه قضائیه است که برای تنظیم و ثبت اسناد رسمی و سایر وظایفی که به‌موجب قوانین و مقررات به آن واگذار شده تشکیل می‌شود.
تبصره- سازمان می‌تواند بخشی از امور تصدی‌گری خدمات ثبتی را به دفاتر اسناد رسمی یا دفاتر پیشخوان واگذار نماید تعرفه حق‌الزحمه دفاتر مذکور بابت ارائه خدمات واگذارشده، توسط سازمان تعیین می‌شود.
مبحث دوم – پذیرش سردفتر
ماده ۳- سازمان مکلف است جهت رفع نیاز مناطقی که به‌موجب مقتضیات محلی، اقتصادی، میزان کار و تعداد مراجعان به دفاتر، نیاز به تأسیس دفترخانه دارد، پس از اعلام عمومی، به نحو مقتضی، به شرح زیر نسبت به پذیرش سردفتر اقدام نماید:
الف- اعلام عمومی مهلت ثبت‌نام و شرایط عمومی و اختصاصی لازم جهت ثبت‌نام داوطلبان.
ب- ثبت‌نام از واجدین شرایط در مهلت مقرر.
پ- مصاحبه با ثبت‌نام کنندگان، توسط هیئت، پس از پایان مهلت تعیین‌شده و پذیرش سردفتران موردنیاز.
تبصره ۱- درصورتی‌که تعداد داوطلبان به حدی باشد که به تشخیص رئیس سازمان انتخاب و پذیرش به طریق مذکور (در بند پ این ماده)، دشوار و یا مستلزم صرف زمان غیرمتعارف باشد؛ سازمان می‌تواند ابتدا آزمون کتبی برگزار نموده و داوطلبانی را که حدنصاب نمره لازم را در آزمون کتبی کسب کنند پس از طی مراحل گزینش برای مصاحبه دعوت نماید. حداقل نصاب نمره قبولی در مرحله آزمون کتبی برای مناطق مختلف، توسط سازمان تعیین می‌شود.
تبصره ۲- شرکت سردفتر در دوره‌های آموزشی که در ابتدای شروع به کار و یا در ضمن خدمت توسط سازمان یا کانون برگزار می‌شود الزامی است.
تبصره ۳- حکم مقرر در ماده ۶۹ قانون در مورد کسانی که از سال ۱۳۹۷ به بعد به‌عنوان سردفتر منصوب می‌شوند اعمال نمی‌گردد.
تبصره ۳- مستفاد از تبصره ۲ ماده ۷ قانون اصلاح قانون اجرای سیاست‌های کلی اصل ۴۴ قانون اساسی که در تعارض با ماده ۶۹ قانون می‌باشد و موجب نسخ ضمنی این ماده شده است، پذیرش سردفتر به طریق ماده ۶۹ قانون دفاتر ممنوع است.
تبصره ۴- داوطلبان هنگام ثبت‌نام در آزمون سردفتری نباید در هیچ‌یک از مشاغل مصرح در ماده ۱۵ قانون اشتغال داشته باشند، و چنانچه رئیس سازمان احراز نماید. فردی بدون رعایت این بند پذیرفته شده است ابلاغ وی را لغو می‌نماید.
تبصره ۵- تدریس در دانشگاه مانع شغل سردفتری نیست، مشروط به اینکه مستخدم دولت نبوده و با اذن رئیس سازمان باشد.
مبحث سوم – تأسیس دفترخانه
ماده ۴- سردفتر مکلف است حداکثر ظرف مدت دو ماه پس از ابلاغ پیام الکترونیکی حکم انتصاب سردفتری خود، نسبت به تأسیس دفترخانه و شروع به کار در محدوده محلی که در حکم تعیین‌شده است، اقدام نماید و در صورت عدم انجام این تکلیف حکم مذکور کأن لم یکن تلقی می‌شود.
تبصره ۱- پس از تعیین محل دفترخانه و تأیید آن از طرف اداره ثبت مربوط، هرگونه جابجایی در همان محل، منوط به تأیید اداره ثبت همان محل است.
تبصره ۲- تغییر محل دفترخانه از محل تعیین‌شده در حکم سردفتر به شهر یا محل دیگر منوط به موافقت و صدور حکم توسط رئیس سازمان مطابق دستورالعمل مصوب سازمان است.
تبصره ۳- در صورت ضرورت، رئیس سازمان برای سردفتر ابلاغ سیار در شهر یا محل دیگر صادر می‌کند و با رفع ضرورت ابلاغ مذکور لغو خواهد شد.
ماده ۵- مساحت محل دفترخانه باید حداقل ۵۰ مترمربع باشد و تأسیس دفتر در مجتمع مسکونی آپارتمانی مشروط به مالکیت سردفتر و اخذ رضایت کتبی از سایر مالکین می‌باشد.
ماده ۶- محل دفترخانه باید مجهز به دوربین مداربسته با قابلیت ضبط تصاویر، کپسول آتش‌نشانی و مکان مطمئن برای نگهداری اسناد و دفاتر ثبتی باشد.
ماده ۷- نصب تابلو مشخصات سردفتر و دفتریار و کارکنان در دفترخانه الزامی است.
ماده ۸- تابلو و مهر دفترخانه باید طبق نمونه مصوب سازمان ساخته شود و قید عبارات تبلیغی، القاب یا عناوین دیگر در تابلو، مهر و سربرگ دفترخانه ممنوع است.
فصل دوم – انتخاب سردفتران و دفتریاران
مبحث اول – مدارک و شرایط لازم برای انتخاب
ماده ۹- تصدیق اجتهاد موضوع بند (۴) ماده (۶) قانون باید متضمن نام و نام خانوادگی متقاضی و شماره ملی و تاریخ تولد وی با حروف باشد و صحت صدور آن باید به تأیید رئیس قوه قضائیه یا مرجع مورد تأیید ایشان برسد.
تبصره- تصدیق‌هایی که دلالت صریح بر اجتهاد متقاضی ندارد و یا بیانگر مراتبی از تحصیلات وی باشد قابل‌پذیرش نیست.
ماده ۱۰- سردفتر موظف است حداکثر ظرف مدت ۲ ماه پس از آغاز به کار، شخص واجد شرایط را برای تصدی سمت دفتریاری اول موضوع ماده (۳) قانون به سازمان معرفی نمایند.
تبصره ۱- داشتن کارت پایان خدمت وظیفه عمومی یا کارت معافیت دائم از خدمت وظیفه عمومی برای آقایان الزامی است.
تبصره ۲- شخص معرفی‌شده توسط سردفتر در صورت قبولی در آزمون کتبی، طی مراحل گزینش، مصاحبه و احراز صلاحیت، با حکم رئیس سازمان منصوب می‌شود. و در صورت عدم انتخاب شخص معرفی‌شده به‌عنوان دفتریار، سردفتر مکلف است شخص دیگری معرفی نماید. شرکت دفتریار در دوره‌های آموزشی که در ابتدای شروع به کار و یا در ضمن خدمت توسط سازمان یا کانون برگزار می‌شود الزامی است.
تبصره ۳- در صورت انتخاب دفتریار دوم، پرداخت حقوق وی طبق مقررات بر عهده سردفتر خواهد بود.
ماده ۱۱- دفتریار کفیل توسط اداره ثبت محل تعیین می‌شود و دارای وظایف و حق السهم دفتریار اصیل از حق التحریر است.
ماده ۱۲- انتقال دفتریار از یک دفترخانه به دفترخانه دیگر با موافقت هر دو سردفتر و تأیید سازمان امکان‌پذیر است. در مواردی که سردفتر یا دفتریار بدون دلیل موجه با انتقال مخالفت نماید، سازمان بررسی و اقدام مقتضی به عمل می‌آورد.
مبحث دوم – مراسم سوگند
ماده۱۳- سردفتران و دفتریاران قبل از اشتغال به سردفتری و دفتریاری به شرح زیر سوگند یاد می‌نمایند:
«این‌جانب به‌عنوان سردفتر اسناد رسمی در محضر قرآن کریم به خداوند قادر متعال سوگند یاد می‌کنم که وظایف محوله را مطابق قوانین، مقررات و نظامات کشور جمهوری اسلامی ایران خاصه قوانین و نظامات مربوط به دفاتر اسناد رسمی به انجام رسانم و در کمال امانت‌داری، بی‌طرفی و حفظ حقوق مراجعین و احترام به آنان اقدام نموده و نهایت مساعی خود را به کار برم و شرافت خود را وثیقه این سوگند قرار داده و ذیل آن را امضا می‌نمایم.»
ماده ۱۴- مراسم سوگند با حضور رئیس یا معاون امور اسناد سازمان یا مدیرکل امور اسناد و سردفتران و رئیس کانون سردفتران و دفتریاران مرکز و در مراکز استان‌ها با حضور مدیرکل ثبت و رئیس کانون سردفتران و دفتریاران استان برگزار می‌شود و متن سوگندنامه به امضای سردفتر یا دفتریار و حسب مورد به امضای مدیرکل امور اسناد و سردفتران یا مدیرکل ثبت استان مربوط می‌رسد و در پرونده سردفتر یا دفتریار ضبط می‌شود.
مبحث سوم – تضامین
ماده ۱۵- شروع به کار سردفتران و دفتریاران اول و دوم منوط به معرفی ضامن می‌باشد و این کار باید به‌موجب سند رسمی انجام شود مبلغ مورد ضمانت در مورد سردفتر یک میلیارد ریال در مورد دفتریار اول پانصد میلیون ریال و دفتریار دوم سیصد میلیون ریال است. مشمولین این ماده می‌توانند بجای معرفی ضامن معادل مبالغی که مقرر گردیده به ایداع وثیقه نقدی یا ملکی یا ضمانت‌نامه بانکی مبادرت کنند.
تبصره ۱- ضمانت یا ایداع وثیقه نقدی یا ملکی و با ضمانت‌نامه بانکی برای جبران خسارت وارده به اشخاص و دولت از طرف سردفتران و دفتریاران و یا پرداخت جرائم نقدی دادگاه انتظامی است و باید این موضوع در سند رسمی تصریح شود. تبدیل تضمین مجاز می‌باشد.
تبصره ۲- چنانچه ضمانت یا وثیقه یا ضمانت‌نامه بانکی به جهتی از بین برود یا کلاً یا بعضاً به مصرف برسد و یا اعتبار و یا ارزش آن به نحو فاحشی کاهش یابد. سردفتر و دفتریار موظف است با اخطار اداره ثبت ظرف یک ماه نسبت به تبدیل ضمانت یا ایداع وثیقه یا ارائه ضمانت‌نامه بانکی اقدام نماید در غیر این صورت سازمان ابلاغ او را لغو می‌نماید.
تبصره ۳- کلیه سردفتران و دفتریاران ملزم به رعایت تطبیق تخمین خود با آئین‌نامه خواهند بود.
تبصره ۴- رئیس سازمان می‌تواند در صورت اقتضاء هر پنج سال متناسب با نرخ تورم اعلامی از سوی بانک مرکزی، تعدیل مبالغ تضمین را به رئیس قوه قضائیه پیشنهاد نماید.
فصل سوم – انتخابات کانون
ماده ۱۶- پنج ماه قبل از پایان هر دوره کانون سردفتران و دفتریاران، رئیس سازمان تاریخ انقضای آن دوره را به رئیس قوه قضائیه اعلام می‌نماید تا نسبت به تشکیل هیئت نظارت بر انتخابات کانون اقدام شود.
تبصره – هیئت‌مدیره کانون موظف است شش ماه قبل از انقضاء هر دوره مراتب را جهت اجرای این ماده به رئیس سازمان اعلام نماید.
ماده ۱۷- هیئت نظارت در استان تهران مرکب از معاون امور اسناد، مدیرکل امور اسناد و سردفتران و مدیرکل حفاظت‌واطلاعات و مدیرکل بازرسی و نظارت بر عملکرد سازمان و دو نفر سردفتر و یک نفر دفتریار شاغل که بیش از ده سال سابقه سردفتری و دفتریاری داشته باشند و در سایر استان‌ها متشکل از مدیرکل، معاون اسناد، رئیس حفاظت‌واطلاعات، رئیس بازرسی و دو نفر سردفتر و یک نفر دفتریار همان استان با انتخاب رئیس قوه قضائیه خواهد بود.
تبصره- چنانچه در مرکز استانی برای این منظور سردفتر و دفتریار با سابقه بیش از ده سال به حد لازم وجود نداشته باشد سابقه بیش از پنج سال کافی خواهد بود.
ماده ۱۸- سردفتران و دفتریارانی که به عضویت هیئت نظارت تعیین می‌شوند حق انتخاب شدن در هیئت‌مدیره را ندارند و همچنین اعضای هیئت‌مدیره وقت کانون اعم از اصلی و علی‌البدل به عضویت هیئت نظارت بر انتخابات تعیین نخواهند شد.
ماده ۱۹- اعضای هیئت نظارت بر انتخابات باید بلافاصله جهت فراهم نمودن مقدمات انتخابات در محل کانون تشکیل جلسه داده و از میان خود یک نفر را به‌عنوان رئیس و یک نفر را به‌عنوان نایب‌رئیس و یک نفر را به‌عنوان دبیر انتخاب می‌نمایند و طی اطلاعیه‌ای در سایت آگهی‌های سازمان و یا به طریقی دیگر که هیئت مقتضی تشخیص دهد از سردفتران و دفتریارانی که خود را واجد شرایط عضویت در هیئت‌مدیره کانون می‌دانند اعلام می‌نمایند. تا ظرف مدت یک هفته از تاریخ تعیین‌شده در اطلاعیه نامزدی خود را کتباً به دفتر هیئت اعلام دارند. پس از انقضای این مدت هیئت نظارت در حداقل زمان ممکن صورت اسامی داوطلبان واجد شرایط عضویت و تاریخ و ساعت شروع و ختم و محل اخذ رأی را تعیین و مراتب را به طریق فوق به اطلاع سردفتران و دفتریاران حوزه انتخابیه خواهد رساند.
ماده ۲۰- سردفتران و دفتریارانی که نامزدی خود را برای عضویت در هیئت‌مدیره کانون اعلام می‌نمایند باید دارای شرایط زیر باشند:
الف- اشتغال به شغل سردفتری و دفتریاری.
ب- حداقل ده سال سابقه سردفتری اسناد رسمی و یا دفتریاری و با کفالت و قضاوت.
ج – اعتقاد و التزام عملی به احکام و مبانی دین مقدس اسلام.
د- اعتقاد و تعهد به نظام جمهوری اسلامی ایران، ولایت‌فقیه و قانون اساسی.
هـ- نداشتن پیشینه و محکومیت مؤثر کیفری.
و- نداشتن محکومیت انتظامی از درجه ۳ به بالا در پنج سال اخیر خدمت خود.
ز- داشتن حسن شهرت.
ح- عدم وابستگی به رژیم منحوس پهلوی و تحکیم پایه دعای رژیم طاغوت.
ط- عدم عضویت و هواداری از گروهک‌های غیرقانونی و معاند با جمهوری اسلامی.
ی- عدم اعتیاد به مواد مخدر.
تبصره ۱- احراز شرایط مذکور با هیئت نظارت است. در صورت اختلاف اعضای هیئت، رأی اکثریت مناط اعتبار است.
تبصره ۲- هیئت مکلف است سوابق نامزدها را از حفاظت‌واطلاعات سازمان استعلام نماید.
ماده ۲۱- هیئت‌مدیره وقت کانون سردفتران و دفتریاران موظف است هزینه و وسایل و امکاناتی که جهت انجام و اجرای انتخابات لازم است در اختیار هیئت نظارت بر انتخابات قرار دهد.
ماده ۲۲- هیئت نظارت علاوه بر نصب اسامی نامزدهای واجد شرایط در محل مناسب، صورت کامل اسامی سردفتران و دفتریاران شاغل حوزه انتخابیه را تهیه و در محل اخذ آراء در دسترس شرکت‌کنندگان قرار داده تا هر رأی‌دهنده مقابل اسم خود را به نشانه شرکت در انتخابات کانون امضاء نماید.
ماده ۲۳- هرگونه آگهی و آثار تبلیغاتی باید قبل از شروع اخذ رأی از محل شعبه رأی توسط هیئت نظارت محو گردد.
ماده ۲۴- اخذ آراء در یک روز و در مدتی که کمتر از هفت ساعت نباشد در محل کانون یا هر محلی که توسط هیئت نظارت تعیین‌شده انجام می‌شود و هیئت نظارت موظف است پس از اخذ آراء و خاتمه رأی‌گیری بلافاصله شروع به شمارش و قرائت آراء نموده و بعد از قرائت هر رأی آن را با مهر قرائت شده مشخص و در پایان نتیجه آراء قرائت‌شده را صورت‌جلسه نمایند.
تبصره- هرگاه قرائت همه آراء در روز اخذ رأی میسر نباشد هیئت نظارت پس از شمارش باقیمانده آراء صندوق محتوی آراء را لاک و مهر نموده و روز بعد بقیه آراء مذکور را به کیفیت مقرر در ماده فوق، قرائت می‌نماید.
ماده ۲۵- کلیه سردفتران و دفتریاران شاغل در هر استان که کانون آن تشکیل‌شده فقط برای کانون همان استان حق رأی خواهند داشت و انتخاب‌کنندگان حق تعیین وکیل یا نماینده جهت دادن رأی ندارند.
ماده ۲۶- پس از پایان قرائت آراء و اعلام حائزین اکثریت در محل اخذ رأی چنانچه نسبت به انتخابات معترضی باشد، بایستی اعتراض خود را ظرف سه روز از تاریخ اعلام حائزین اکثریت به دفتر هیئت نظارت تسلیم نماید و هیئت نظارت ظرف یک هفته نسبت به اعتراضات رسیدگی و نظر خود را اعلام می‌نماید. این نظر قطعی خواهد بود.
ماده ۲۷- درصورتی‌که هیئت نظارت بر ابطال انتخابات نظر بدهد، رئیس قوه قضائیه هیئت نظارت دیگری تعیین و انتخابات تجدید خواهد شد.
ماده ۲۸- در صورت عدم وصول اعتراض و یا رد اعتراض، هیئت نظارت صورت حائزین اکثریت را به ترتیب آراء و با قید تعداد آراء آنها تهیه و به سازمان ارسال می‌دارد تا طبق ماده ۶۳ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران اعضای اصلی و علی‌البدل انتخاب شوند.
تبصره- در صورت ضرورت سازمان می‌تواند در طول دوره کانون اعضاء اصلی و علی‌البدل را عزل یا نصب نماید.
فصل چهارم – قواعد اداری حاکم بر دفترخانه
مبحث اول – نحوه تنظیم و ثبت اسناد
ماده ۲۹- ارائه کلیه خدمات در دفاتر اسناد رسمی اعم از تنظیم سند، تصدیق امضاء و سایر امور محوله باید به‌صورت الکترونیکی انجام پذیرد.
ماده ۳۰- سردفتر و دفتریار موظفند قبل از شروع به کار، نمونه امضای خود را در حضور رئیس ثبت محل و در دو فرم مخصوص درج و ارائه نمایند که یکی از فرم‌ها در اداره ثبت محل و دیگری در اداره کل ثبت اسناد و املاک استان بایگانی یا اسکن خواهد شد.
تبصره: سردفتر یا دفتریار وفق مقررات مکلفند کلیه اسناد رسمی و خدمات را مطابق نمونه ارائه‌شده امضاء نمایند.
ماده ۳۱- درج شماره ملی، کد پستی، آدرس محل اقامت و شماره تلفن همراه یا آدرس پست الکترونیکی اصحاب سند در کلیه اسناد، الزامی است. هرگونه ابلاغ به اصحاب سند به‌صورت الکترونیکی مطابق آدرس درج‌شده در سند می‌باشد و تا زمان ثبت تغییر آدرس، معتبر خواهد بود.
ماده ۳۲- کلیه اسناد در سامانه ثبت آنی تنظیم و بر روی اوراق ۴A سفید چاپ و در دفتر الکترونیک ثبت می‌گردد. سردفتر مکلف است پس از تنظیم سند در سامانه و اخذ شناسه یکتا، نسخه پشتیبان سند را از طریق سامانه چاپ و به امضای اصحاب سند و سایر اشخاصی که اخذ امضای آنها در دفتر الزامی است را مطابق مقررات در نسخه مذکور اخذ کند و این نسخه را پس از امضاء به مهر دفترخانه ممهور نماید.
ماده ۳۳- سردفتر مکلف است در محل دفترخانه و هم‌زمان با اخذ امضای هریک از اصحاب سند در نسخه پشتیبان از طریق سامانه نسبت به اخذ اثرانگشت آنها در دفتر الکترونیک اقدام و سپس با امضای الکترونیک و اثرانگشت، دفتر را تأیید نموده و نسخه نهایی سند را چاپ و پس از امضاء به مهر دفترخانه ممهور و نسخ اشخاص ذی‌ربط را به آنان تحویل داده و رسید اخذ نماید.
ماده ۳۴- پس از تنظیم سند نقل‌وانتقال املاک و ثبت نهایی در دفاتر و ارسال الکترونیکی به ادارات ثبت، سند تک‌برگ در ادارات مذکور صادر، سردفتر سند را چاپ و با اخذ رسید به صاحب یا نماینده قانونی آن تحویل می‌نماید. نحوه اجرای این تبصره به‌موجب دستورالعملی است که ظرف ۳ ماه از تاریخ ابلاغ این آئین‌نامه توسط رئیس سازمان تهیه و تصویب می‌گردد.
تبصره- سردفتران اسناد رسمی مکلفند دفاتر دفترخانه تحت تصدی خود را ظرف یک سال مطابق شیوه‌نامه‌ای که توسط سازمان تهیه می‌شود اسکن و داده‌آمایی نمایند.
ماده ۳۵- سردفتر مجاز به تصدیق صحت امضای نوشته‌های مالی یعنی نوشته‌هایی که در آن به‌طور منجز پرداخت وجه نقدی از طرف امضاء کننده، تعهد یا ضمانت شده و یا آنکه موضوع گواهی امضاءشده عین یا منفعت مال غیرمنقول و یا سهام شرکت‌های ثبت‌شده است، نخواهد بود.
ماده ۳۶- سردفتر در هنگام تصدیق صحت امضاء، موظف است مقررات مواد ۶۴ و ۶۶ و ۶۷ قانون ثبت اسناد و املاک مصوب ۱۳۱۰/۱۲/۲۶ را رعایت نماید. و تصویر گواهی‌شده را در سامانه ثبت الکترونیک اسناد اسکن و در سامانه مذکور نگاهداری کنند.
ماده ۳۷- ملاک احراز هویت افراد در دفاتر اسناد رسمی شناسنامه یا کارت ملی صادره از اداره ثبت‌احوال و برای اتباع خارجه اصل گذرنامه یا کارت آمایش است.
ماده ۳۸- درج تاریخ شمسی بر روی کلیه اسناد و قبوض و مکاتبات الزامی است.
ماده ۳۹- در تنظیم اسناد معاملات املاک در جریان ثبت باید شماره پلاک، حدود و فواصل ملک مورد معامله و در مورد املاک ثبت‌شده مشخصات سند مالکیت، قید گردد.
ماده ۴۰- در مورد فسخ معاملات و تقاضای تخلیه عین مستأجره باید قبوض اقساطی مدت باقیمانده، ضمیمه تقاضانامه شود.
ماده ۴۱- تنظیم سند باید صرفاً در محل دفترخانه با حضور اصحاب سند انجام شود. چنانچه یکی از اصحاب سند قادر به حضور در محل دفترخانه نباشد، پس از ارائه گواهی پزشکی معتبر مبنی بر بیماری و عدم امکان حضور وی در دفترخانه، تنظیم سند و ثبت آن در حضور نماینده دادستان عمومی و انقلاب محل انجام می‌شود.
تبصره- اداره کل ثبت استان مکلف است برای تنظیم و ثبت اسناد زندانیان، سردفتری را تعیین نماید. سردفتر سند را با حضور نماینده دادستان عمومی و انقلاب محل، تنظیم، ثبت و به امضای ذینفع و نماینده مزبور می‌رساند.
ماده ۴۲- تنظیم و ثبت معاملات مربوط به اموال محجورین و صغار در دفاتر با حضور قیم قانونی آنها، بدون ارائه اجازه کتبی دادستان عمومی و انقلاب محل ممنوع است و اوراق قیم‌نامه عادی در دفترخانه‌ها فاقد اعتبار بوده و قابل استناد نمی‌باشد.
ماده ۴۳- سردفتر در مورد اقاله و فسخ معاملات باید به نحو زیر عمل کند:
الف- درصورتی‌که یک از متعاملین متقاضی اعمال حق خیار فسخ خود باشد. سردفتر پس از رؤیت سند و احراز حق مزبور، نسبت به تنظیم فسخ نامه اقدام و به امضاء فسخ کننده رسانده و پس از اخذ اثرانگشت وی آن را در سامانه تأیید نموده و فسخ نامه را به اداره ثبت محل ارسال نماید.
ب- درصورتی‌که متعاملین به‌منظور اقاله معامله خود در دفترخانه حاضر شوند، سردفتر باید پس از تنظیم سند و ثبت اقاله نامه در ستون ملاحظات دفتر الکترونیک، مراتب را به امضاء متعاملین رسانده و پس از ثبت اثرانگشت آنها، در سامانه آن را تأیید نموده و اقاله نامه را به اداره ثبت محل ارسال نماید.
ماده ۴۴- در کلیه اسناد اجاره باید در متن سند تصریح شود تا زمانی که مستأجر بعد از فسخ عقد و یا پس از انقضاء مدت اجاره، مال‌الاجاره را به مؤجر تسلیم نکرده و در آن تصرف دارد، ملزم به پرداخت اجرت‌المثل زمان تصرف معادل مبلغ اجاره‌بها به مستأجر می‌باشد. مگر اینکه طرفین معامله به نحو دیگر تراضی نمایند.
ماده ۴۵- در تنظیم استاد معاملات اقساطی رعایت موارد زیر الزامی است:
الف- قبوض رسمی به تعداد اقساط صادر و شماره سند معامله و تاریخ تأدیه اقساط در آنها قید شده و به امضاء متعهد برسد.
ب- قبوض مزبور باید به دائن تسلیم، تعداد و شماره قبوض آن در ستون ملاحظات دفتر الکترونیک درج شده و به امضاء متعهد برسد.
ب- درصورتی‌که متعهد ضامن داشته باشد، باید نام و نام خانوادگی و شماره ملی ضامن در قبوض اقساطی درج شده و به امضاء وی برسد.
ت- چنانچه قبوض اقساطی و اجازه مربوط به اصل معاملات با حق استرداد یا رهنی باشد باید در قبوض مزبور، رهنی و یا با حق استرداد بودن معامله قید شود.
ماده ۴۶- درج وکالت دائن از طرف مدیون در انتقال بخشی از مال مدیون به خود، به‌عنوان وجه التزام، در هیچ‌یک از اسناد معاملات، مجاز نیست.
ماده ۴۷- در تنظیم و ثبت اسناد معاملات قطعی و رهنی املاک، انتقال منافع بیش از سه سال، عقد انتفاع عمری و رقبی زائد بر سه سال، تقسیم‌نامه و وصیت تملیکی در مورد یک پلاک ثبتی، استعلام ثبتی، تأیید سند و ارسال الکترونیکی خلاصه آنها به اداره ثبت محل الزامی است و سردفتر مکلف است خلاصه معاملات و عقود مذکور را در سند مالکیت درج نماید.
ماده ۴۸- برای تنظیم و ثبت اسناد معاملات وراث متوفی نسبت به ماترک، گواهینامه پرداخت مالیات بر ارث و ارائه گواهی حصر وراثت و توافق آنها در سهم‌الارث الزامی است.
ماده ۴۹- درصورتی‌که یکی از وراث متوفی صغیر باشد و قبل از صدور گواهی حصر وراثت، برای دریافت درآمد یا پرداخت دیون و یا هزینه‌های ضروری، اقدام فوری لازم باشد، پس از موافقت دادستان محل یا دادستان مرکز استان، تنظیم سند منوط به صدور گواهی حصر وراثت نیست.
ماده ۵۰- رعایت آئین‌نامه استملاک اتباع خارجه در تنظیم و ثبت اسناد معاملات قطعی املاک، رهن و اجاره برای اتباع بیگانه الزامی است.
ماده ۵۱- تنظیم و ثبت اسناد معاملات غیرمنقول برای اتباع ایران که ترک تابعیت نموده‌اند و مطابق قانون حق خرید اموال غیرمنقول در ایران را ندارند، ممنوع است.
ماده ۵۲- تنظیم و ثبت اسناد در مورد انتقال املاک موقوفه و تبدیل به احسن آن منوط به ارائه اجازه کتبی سازمان اوقاف و امور خیریه می‌باشد.
ماده ۵۳- تنظیم و ثبت معاملات و اسناد مربوط به اشخاص حقوقی خصوصی، عمومی و دولتی قبل از احراز شخصیت حقوقی و اختیارات نمایندگان صاحب صلاحیت آنها از طریق سامانه‌های مربوط ممنوع است و درج شناسه ملی اشخاص حقوقی و کد پستی آنها در اسناد مذکور الزامی است.
ماده ۵۴- در صورت تقاضای رونوشت مصدق اسناد ثبت‌شده، سردفتر مکلف است آنها صرفاً به صاحبان اسناد و اشخاص ذینفع مستقیم در معامله و یا قائم‌مقام قانونی آنها، تسلیم نماید. چنانچه درخواست رونوشت مربوط به اسناد ناقص باشد، با قید و تصریح به نقص سند بلامانع است.
تبصره- تسلیم رونوشت به اشخاصی غیر از اشخاص مذکور در این ماده در صورت ارائه مجوز از مراجع ذیصلاح قضائی مجاز است.
ماده ۵۵- کفیل دفترخانه‌ای که سردفتر آن فوت یا بازنشسته، یا به انفصال دائم محکوم گردیده یا غیبت غیرموجه نموده و یا بیش از ۱۰ روز از خاتمه ایام انفصال موقت از سردفتری وی سپری‌شده، لیکن به دلیل عدم اجرای تکلیف مذکور در ماده ۴۹ قانون، شروع به اشتغال مجدد نکرده است، حق تنظیم و ثبت سند جدید در آن دفترخانه را ندارد و تکمیل اسناد ناقص آن دفترخانه نیز منوط به کسب اجازه از ثبت محل است.
ماده ۵۶- حق الثبت باید قبل از تأیید نهایی سند وسیله دستگاه کارت‌خوان (POS) مورد تأیید سازمان یا سایر روش‌های پرداخت الکترونیک تعبیه‌شده در سامانه ثبت الکترونیک اسناد پرداخت گردد. چنانچه قبل از امضاء و تأیید نهائی سند، طرفین از انجام معامله صرف‌نظر نمایند، حق الثبت مأخوذه با تأیید سردفتر و برابر مقررات مسترد می‌شود، ولی در صورت ثبت و تأیید نهایی سند حق الثبت مسترد نخواهد شد.
ماده ۵۷- اخذ حق التحریر به میزان معامله اصلی مجاز است و دریافت حق التحریر نسبت به متفرعات معامله متنوع و همچنین سردفتر مجاز به اخذ وجه یا مالی پیش از میزان مندرج در تعرفه حق التحریر نمی‌باشد.
تبصره- مبنای محاسبه و اخذ حق التحریر اسناد معاملات قطعی غیرمنقول بر اساس مبلغی معادل ارزش معاملاتی اعلام شده از طرف وزارت امور اقتصادی و دارائی خواهد بود طریقه وصول حق التحریر مطابق روش مذکور در ماده ۵۶ آئین‌نامه انجام می‌پذیرد.
مبحث دوم – حضور و مرخصی سردفتران و دفتریاران
ماده ۵۸- سردفتران و دفتریاران مکلفند در ساعاتی که سازمان تعیین می‌کند در دفترخانه حضور داشته باشند.
ماده ۵۹- سردفتر یا دفتریار به شرح زیر مجاز به استفاده از مرخصی می‌باشد:
الف- مرخصی استحقاقی:
۱- میزان مرخصی سالانه یک ماه در سال و مدت مرخصی ساعتی حداکثر ۲ ساعت در روز است و نباید از ۹۶ ساعت در سال تجاوز نماید.
۲- تقاضای مرخصی از طریق اتوماسیون به اداره ثبت محل ارسال می‌شود و پس از تعیین دفتریار واجد شرایط سردفتری یا کفیل، در صورت موافقت مدیرکل ثبت استان یا رئیس ثبت محل به‌صورت الکترونیکی به متقاضی ابلاغ می‌شود.
۳- درصورتی‌که سردفتر یا دفتریار از مرخصی استفاده نکند مرخصی مزبور برای او ذخیره می‌شود و می‌تواند از مجموع آنها به‌شرط آنکه از ۴ ماه تجاوز نکند یکجا به‌دفعات استفاده کند.
تبصره ۱- سردفتری که به‌عنوان عضو اصلی هیئت‌مدیره کانون انتخاب می‌شود با تصویب و پیشنهاد هیئت‌مدیره کانون و موافقت رئیس سازمان، در مدت عضویت، با حفظ سمت از اشتغال در دفترخانه معذور است و در این مدت دفترخانه به کفالت اداره می‌شود. مدت معذوریت جزء سابقه اشتغال محسوب و درآمد دفترخانه پس از کسر هزینه‌ها بین کفیل و سردفتر معذور بالسویه تقسیم می‌شود. حق‌الزحمه سردفتر معذور بابت ایام معذوریت، با تصویب هیئت‌مدیره کانون مربوط و پس از موافقت سازان قابل پرداخته است.
تبصره ۲- مدت‌زمانی که سردفتر یا دفتریار جهت انجام اموری که توسط سازمان و یا کانون به آنها محول می‌شود و در دفتر حضور ندارد جزء ایام مرخصی آنها محاسبه نمی‌گردد.
ب) مرخصی تحصیلی:
۱- سردفتران و دفتریارانی که در هر یک از رشته‌های تحصیلی حقوق قضایی، علوم ثبتی، الهیات و معارف اسلامی با گرایش فقه و مبانی حقوق اسلامی در مقاطع کارشناسی ارشد و دکتری در یکی از مراکز دانشگاه آزاد و یا مؤسسات آموزش عالی داخل یا خارج کشور مورد تأیید وزارت علوم و تحقیقات و فناوری و یا در سطح چهار و بالاتر در حوزه‌های علمیه پذیرفته می‌شوند، می‌توانند از مرخصی تحصیلی استفاده نمایند.
تبصره ۱- حکم مرخصی تحصیلی سردفتران و دفتریاران پس از بررسی و تأیید مدارک دال بر پذیرش آنان در مراکز مربوطه، با رعایت آئین‌نامه صادر خواهد شد.
تبصره ۲- سردفتران و دفتریارانی که دارای محکومیت مؤثر کیفری و محکومیت قطعی انتظامی از درجه ۳ به بالا موضوع ماده ۲۸ قانون دفاتر اسناد رسمی در پنج سال اخیر می‌باشند مشمول مزایای این ماده نخواهند بود.
۲- اعطاء مرخصی به سردفتران و دفتریاران صرفاً برای یک‌بار و برای یک مقطع تحصیلی امکان‌پذیر خواهد بود و در آن مدت سردفتر و دفتریار استحقاق مرخصی سالانه را نخواهد داشت. حداکثر مدت مرخصی تحصیلی سردفتران و دفتریاران در مقطع کارشناسی ارشد دو سال و در مقطع دکتری سه سال می‌باشد و تمدید آن منوط به تأیید و موافقت سازمان خواهد بود. مدت ایام مرخصی تحصیلی جزء سنوات خدمت سردفتر و دفتریار اول محاسبه نمی‌گردد.
تبصره: سازمان می‌تواند در صورت صلاحدید طبق مقررات با ادامه تحصیل متقاضی در یک مقطع تحصیلی بالاتر نیز موافقت نماید.
۳- نظارت بر نحوه تحصیل سردفتر و دفتریار در طول مدت مرخصی از حیث اشتغال به تحصیل با سازمان و کانون سردفتران و دفتریاران خواهد بود و سردفتر یا دفتریار مشغول به تحصیل موظف است که در پایان هر ترم گزارشی از وضعیت تحصیلی خود را به سازمان و کانون ارائه نماید.
۴- صدور ابلاغ مرخصی تحصیلی مشروط به رسیدگی به دوران تصدی و اعلام نتیجه بازرسی امور مالی دفترخانه و ارائه گواهی تسویه‌حساب امور مالی و مالیاتی سردفتر و دفتریار خواهد بود.
۵- در مدت مرخصی تحصیلی سردفتر، کفیل دفترخانه از بین دفتریاران واجد شرایط سردفتری و یا سردفتران همان حوزه ثبتی توسط اداره کل ثبت استان مربوط تعیین می‌گردد، و درآمد دفترخانه پس از وضع هزینه‌ها و کسورات قانونی بین سردفتر و کفیل بالسویه تقسیم خواهد شد.
۶- در صورت اتمام تحصیل، انصراف، اخراج یا قطع رابطه تحصیلی به هر علت همچنین عدم گزارش بند ۳ قسمت (ب) این ماده سردفتر یا دفتریار موظف است حداکثر ظرف ده روز مراتب را به سازمان اعلام تا نسبت به لغو مرخصی و تحویل و تحول امور سردفتری یا دفتریاری و شروع به کار اقدام گردد. در غیر این صورت برابر مقررات اقدام می‌شود.
ماده ۶۰- درصورتی‌که سردفتر یا دفتریار به علت بیماری قادر به انجام‌وظیفه نباشد، می‌تواند با ارسال گواهی پزشک معالج به واحد ثبتی محل، مرخصی استعلاجی درخواست نماید. چنانچه مدت بیماری بیش از یک ماه به طول انجامد، صدور مجوز استفاده از مرخصی استعلاجی منوط به ارائه تأییدیه هیئت پزشکی موضوع ماده (۸۵) آئین‌نامه خواهد بود.
ماده ۶۱- مجوز استفاده از مرخصی استحقاقی یا استعلاجی برای خروج از کشور مشروط به اعلام نتیجه بازرسی از دفترخانه و ارائه گواهی تسویه‌حساب است.
تبصره- در موارد اضطراری که انجام بازرسی ممکن نیست، مجوز فوق‌الذکر پس از تعهد کفیل به پرداخت بدهی‌های احتمالی سردفتر یا پس از اخذ تضمین کافی از سردفتر، توسط سازمان صادر می‌شود.
ماده ۶۲- ثبت محل مکلف است در موارد مرخصی، معذوریت، تعلیق و انفصال موقت سردفتر، از میان دفتریاران واجد شرایط سردفتری و یا سردفتران همان حوزه ثبتی، کفیل دفترخانه را تعیین نماید.
ماده ۶۳- در صورت انفصال، تعلیق یا معذوریت سردفتر چنان دفترخانه منحصربه‌فرد و فاقد دفتریار واجد شرایط باشد، کفالت دفترخانه به سردفتر یکی از دفترخانه‌های نزدیک به محل دفترخانه مذکور، واگذار می‌گردد در صورت عدم تعیین کفیل، به‌طور موقت دفاتر اسناد و مدارک ثبتی دفترخانه به اداره ثبت محل تحویلی می‌شود.
فصل پنجم – تخلفات سردفتران و دفتریاران و تعقیب انتظامی آنها
مبحث اول – تخلفات و تنبیهات
ماده ۶۴- تخلفات سردفتران و دفتریاران اسناد رسمی و سردفتران ازدواج و طلاق و تنبیهات متناسب با آنها به شرح زیر تعیین می‌شود:
۱- تخلفات زیر مستوجب توبیخ کتبی با درج در پرونده است:
الف- عدم حضور در دفترخانه در ساعات مقرر بدون عذر موجه.
ب- تمرد دفتریار از انجام دستور قانونی سردفتر.
پ- اهمال سردفتر در نظارت بر امور دفترخانه درصورتی‌که منجر به نقض مقررات اداری گردد. ت- عدم امضاء و مهر نسخ پشتیبان اسناد و یا سایر خدمات ثبتی ظرف ۲۴ ساعت از تاریخ تأیید نهایی.
د- عدم رعایت ضوابط مربوط به نگهداری اسناد و سوابق دفترخانه.
ج – عدم نصب مشخصات و عکس سردفتر و دفتریار و کارکنان دفترخانه در معرض دید مراجعین. چ – عدم تهیه و نصب تابلو مطابق نمونه مصوب سازمان.
ح- عدم رعایت شئونات اسلامی ازجمله پوشش مناسب و عدم نظارت سردفتر بر رعایت موارد مذکور توسط کارکنان دفترخانه.
۲- تخلفات زیر مستوجب پرداخت جریمه نقدی است:
الف- تعطیلی دفترخانه در ساعات مقرر اداری و عدم پاسخگویی به مراجعین.
ب- غیبت غیرموجه به‌صورت متناوب یا متوالی تا مدت سه روز.
پ – اهمال در تبدیل قبوض سپرده و صدور حواله آن به صندوق ثبت یا امتناع از پذیرش قبوض سپرده که مطابق مقررات موظف به قبول آن می‌باشند.
ت- امتناع از پاسخ به استعلام‌هایی که دفترخانه برابر مقررات مکلف به پاسخگویی می‌باشد.
ث- عدم نصب تعرفه حق الثبت و حق التحریر در محل مناسبی که در معرض دید مراجعین دفترخانه باشد.
ج- تمرد از قبول کفالت دفاتر دیگر بدون عذر موجه در مواردی که از طرف ثبت محل تکلیف شود.
چ- اهمال و تأخیر در صدور اجرائیه یا صدور اجرائیه به‌صورت ناقص پس از تکمیل مدارک و پرداخت حقوق مربوطه توسط متقاضی.
ح- عدم‌تأیید نهایی اسناد توسط سردفتر.
خ- عدم اجرای تصمیم کانون سردفتران و دفتریاران در رابطه با رفع اختلاف سردفتر و دفتریار.
د- خودداری از درج مراتب حضور متقاضی ثبت سند معاملات قطعی و صلح و اجاره غیرمنقول در دفتر اندیکاتور.
۳- تخلفات زیر مستوجب انفصال موقت از سه ماه الی شش ماه است:
الف- عدم حضور در دفترخانه در ساعات مقرر بدون عذر موجه در صورت داشتن یک‌بار سابقه محکومیت انتظامی به این تخلف.
ب- تنظیم سند برخلاف قوانین، آئین‌نامه‌ها، بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌های مربوط.
پ- اهمال سردفتر در نظارت بر امور دفترخانه درصورتی‌که منجر به نقض مقررات اداری گردد و دارای یک‌بار سابقه محکومیت انتظامی به این تخلف باشد.
ت- امتناع از پیشنهاد دفتریار واجد شرایط ظرف دو ماه از تاریخ تأسیس و یا از تاریخ اخطار اداره ثبت مبنی بر بلاتصدی شدن سمت دفتریاری.
ث- رفتار خارج از نزاکت و مغایر شئون شغل سردفتری و دفتریاری با مأمورین رسمی دارای مجوز کتبی و مراجعین.
ج- امتناع از انجام وظایف قانونی مورد درخواست مراجعین بدون عذر موجه و اعلام کتبی.
چ -واگذاری امور دفترخانه و سپردن توکن و مهر به اشخاص غیرمسئول بدون حضور سردفتر برای ارائه خدمات.
ح- امتناع از ارائه نسخه‌ای از اسناد تنظیمی، مدارک تنظیم سند و رونوشت به اشخاصی که برابر مقررات حق دریافت دارند و یا تسلیم آنها به اشخاصی که حق دریافت ندارند.
خ – عدم پرداخت ده درصد سهم کانون و پانزده درصد سهم دفتریار از حق التحریر ظرف مهلت مقرر.
د- صدور گواهی امضاء اوراقی که مالی تلقی شود.
ذ- ثبت واقعه ازدواج و طلاق و خدمات فرعی خارج از محل دفترخانه.
ر- عدم درج مراتب ثبت وقایع ازدواج و طلاق در شناسنامه زوجین.
ز- اهمال در حفظ و نگهداری دفاتر، اسناد و سوابق الکترونیکی و مهرها و توکن.
س- ایجاد اختلال و رفتار توهین‌آمیز هریک از اعضاء در جلسات هیئت‌مدیره کانون.
ش- برگزاری یا شرکت سردفتر ازدواج در مراسم مغایر شعائر و موازین اسلامی.
ص- هرگونه فعالیت غیرمجاز در فضای مجازی و رسانه‌های گروهی از قبیل تولید و انتشار اخبار واهی و بی‌اساس با مطالب توهین‌آمیز یا تهمت و افترا و همچنین دعوت به تجمعات غیرقانونی.
ض- تغییر محل استقرار دفترخانه بدون موافقت اداره ثبت محل.
ط- اخلال در تشکیل جلسات کانون سردفتران و دفتریاران.
ظ- عدم شرکت در دوره‌های آموزشی که توسط سازمان یا کانون برگزار می‌شود بدون عذر موجه.
۴- تخلفات زیر مستوجب انفصال موقت از شش ماه تا دو سال است:
الف- حضور یا دخالت مستقیم یا غیرمستقیم سردفتر منفصل یا معلق در امور دفترخانه در صورت داشتن سابقه محکومیت به این تخلف.
ب- ممانعت از انجام بازرسی قانونی.
پ- عدم اسکن دفاتر در مهلت تعیین‌شده در تبصره ماده ۳۴ این آئین‌نامه.
ت- امتناع از پرداخت یا کسر پرداخت حقوق دولتی.
ث- عدم ممانعت کفیل دفترخانه از حضور یا دخالت مستقیم یا غیرمستقیم سردفتر یا دفتریار منفصل یا معلق در امور دفترخانه و یا خودداری از اعلام مراتب مذکور به اداره ثبت محل.
ج- ثبت رجوع به مابذل و رجوع به زوجیت خارج از موعد مقرر شرعی و قانونی.
چ- اخذ حق التحریر مازاد بر تعرفه قانونی چنانچه مبلغ اضافه دریافتی تا دو برابر مبلغ مقرر باشد.
ح- عدم پرداخت ده درصد سهم کانون و پانزده درصد سهم دفتریار از حق التحریر در ظرف مهلت مقرر برای بار دوم.
خ- قصوری که منتهی به ثبت سند معارض گردد.
د- خودداری از تحویل مدارک و اسناد دفترخانه در موارد تعلیق و انفصال موقت، به کفیل یا ثبت محل.
ذ- غیبت غیرموجه بیش از یک ماه.
ر- قبول و دریافت حقوق مالی زوجین که باید به اجرای احکام دادگستری و یا صندوق ثبت تودیع گردد.
ز- ثبت مراتب بطلان نکاح، فسخ و بطلان طلاق بدون حکم دادگاه.
ژ- اجرای صیغه ازدواج و طلاق بدون رعایت موازین شرعی.
س- تغییر محل دفترخانه به شهر یا محلی غیر ازآنچه در ابلاغ سردفتر تعیین شده است.
ش- تنظیم سند برخلاف قوانین، آئین‌نامه‌ها، بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌ها مربوط در صورت داشتن یک‌بار سابقه محکومیت انتظامی به این تخلف.
ص- اختلال در انتخابات کانون سردفتران و دفتریاران.
ض- تقلب در رأی‌گیری و شمارش آراء.
ط- تهدید، تطمیع یا اغواء افراد برای رأی دادن به شخص یا اشخاص خاصی از داوطلبان عضویت در کانون سردفتران و دفتریاران.
۵- به تخلفات زیر مستوجب انفصال دائم است:
الف- عدم ممانعت کفیل دفترخانه از حضور یا دخالت مستقیم یا غیرمستقیم سردفتر یا دفتریار منفصل یا معلق در امور دفترخانه و یا خودداری از اعلام مراتب مذکور به اداره ثبت محل درصورتی‌که دارای یک‌بار مسابقه محکومیت انتظامی به این تخلف باشد.
ب- تقصیری که منتهی به ثبت سند معارض گردد.
پ- اخذ حق التحریر مازاد بر تعرفه قانونی چنانچه مبلغ اضافه دریافتی بیش از دو برابر مبلغ مقرر باشد، و همچنین در صورت داشتن سابقه محکومیت انتظامی به لحاظ ارتکاب این تخلف.
ت- اشتغال به شغل منافی سردفتری و دفتریاری.
ث- ثبت نکاح زوجه که در قید زوجیت دیگری و یا در عده طلاق یا عده وفات قرار دارد.
ج- ثبت ازدواج افراد کمتر از سن قانونی بدون حکم دادگاه.
تبصره- دستور انفصال موضوع تبصره ماده ۴۲، اعمال تعلیق موضوع مواد ۱۳ و ۴۳ قانون و احکام قطعی دادگاه‌های انتظامی در مراجع دیگر قابل تجدیدنظرخواهی و شکایت نمی‌باشد.
مبحث دوم – آئین دادرسی
ماده ۶۵- مراجع قضایی مکلفند به‌محض اینکه در پرونده‌ای برعلیه سران دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق و دفتریاران کیفرخواست یا حکم قطعی و غیرقطعی صادر می‌گردد. یک نسخه از آن را به‌صورت الکترونیک به سازمان ارسال نمایند.
ماده ۶۶- رسیدگی مقدماتی به شکایت اشخاص از سردفتران اسناد رسمی، ازدواج و طلاق و دفتریاران با بررسی موضوع در محل دفترخانه و تنظیم صورت‌مجلس بازرسی توسط بازرسان سازمان ثبت، کانون و یا هیئت‌های منتخب از سوی قوه قضائیه یا نمایندگان وزارت امور اقتصادی و دارائی برای امور مالیاتی، آغاز می‌شود. بازرس موظف است گزارش مأموریت خود را به انضمام صورت‌مجلس تنظیمی که دربرگیرنده پاسخ سردفتر یا دفتریار به همراه اظهارنظر خود به مرجع اعزام کننده تحویل دهد، مرجع اعزام کننده موظف است صورت‌مجلس مذکور را به اداره کل ثبت اسناد و املاک استان تحویل دهد.
ماده ۶۷- مدیرکل ثبت استان در صورت تشخیص وقوع تخلف، مراتب را با استناد مقررات به دادستان یا جانشین او اعلام می‌کند. دادستان یا جانشین او پس از بررسی پرونده به شرح ذیل اقدام می‌نماید:
الف- در صورت تخلف نبودن رفتار ارتکابی یا فقد دلیل یا شمول مرور زمان حسب مورد نسبت به‌قرار منع یا موقوفی تعقیب اقدام می‌نماید.
ب- درصورتی‌که پرونده را ناقص تشخیص دهد شخصاً یا از طریق مدیرکل ثبت استان نسبت به رفع نقص اقدام می‌نماید. در غیر این صورت پرونده را با صدور کیفرخواست به دادگاه ارسال خواهد کرد.
ماده ۶۸- در متن کیفرخواست باید مشخصات کامل سردفتر یا دفتریار، سوابق کیفری و انتظامی آنها، دلایل و مدارک مبتنی بر توجه تخلف و نوع تخلف انتسابی درج شود.
ماده ۶۹- ابلاغ کیفرخواست و دادنامه و سایر و اخطاریه‌ها به‌صورت الکترونیکی انجام می‌شود. ماده ۷۰- مدت پاسخ سردفتر و دفتریار به کیفرخواست ده روز از تاریخ ابلاغ می‌باشد و با درخواست متقاضی و موافقت مدیرکل ثبت استان برای ده روز قابل تمدید است. سردفتر یا دفتریار می‌تواند در پاسخ به کیفرخواست کلیه دلایل و اسنادی را که حاکی از برائت خود می‌داند همراه با لایحه دفاعیه به‌صورت الکترونیکی به دادگاه انتظامی ارسال نماید و چنانچه درخواست حضور در جلسه رسیدگی داشته باشد در لایحه قید نماید. در این صورت به تشخیص دادگاه از متقاضی برای شرکت در جلسه دادگاه دعوت به عمل می‌آید. عدم حضور متقاضی مانع از رسیدگی خواهد بود.
ماده ۷۱- هرگاه در حین بررسی تخلف در اداره کل ثبت استان، یا رسیدگی در دادسرا به دادگاه، رفتار ارتکابی، جرم تشخیص داده شود، ضمن رسیدگی به تخلف انتظامی مراتب با تصریح به دلایل و مستندات قانونی جرم به مرجع صالح قضائی اعلام می‌شود.
ماده ۷۲- ابلاغ رأی بدوی و تجدیدنظرخواهی از آن به شرح زیر انجام می‌گیرد:
الف- رأی دادگاه بدوی انتظامی به متخلف و دادستان یا جانشین وی در استان، به‌صورت الکترونیک ابلاغ می‌شود.
ب- مجازات‌های انتظامی درجه ۱ و ۲ قطعی و از درجه ۳ به بالا ظرف ده روز از تاریخ ابلاغ حکم قابل تجدیدنظر است.
ج- درخواست تجدیدنظرخواهی باید به دادگاه بدوی انتظامی ارسال شود، دادگاه بدوی پرونده را به انضمام درخواست مزبور با تصریح به رعایت مهلت تجدیدنظرخواهی به دادگاه تجدیدنظر انتظامی ارسال می‌دارد.
تبصره- دادستان یا جانشین او مجاز به تجدیدنظرخواهی نسبت به کلیه آراء صادره بر محکومیت یا برائت متهم ظرف مدت ده روز از تاریخ ابلاغ خواهد بود.
ماده ۷۳- موارد امتناع یا رد اعضای دادگاه‌های بدوی انتظامی و تجدیدنظر و دادستان و دادیاران و اعضای علی‌البدل، همان مواردی است که در ماده ۹۱ قانون آئین دادرسی مدنی دادگاه‌های عمومی و انقلاب مصوب ۱۳۷۹/۱/۲۱ با اصلاحیه‌های بعدی آن ذکر شده است.
تبصره ۱- اعلام گزارش تخلف و ارجاع آن جهت رسیدگی انتظامی مانع از شرکت در دادگاه به عنوان عضو انتظامی نمی‌باشد.
تبصره ۲- سازمان مکلف است هرماه پاداش مناسبی با توجه به تعداد جلسات دادگاه‌ها و پرونده‌های رسیدگی شده به اعضای دادگاه‌ها بپردازد.
فصل ششم – مقررات مربوط به بیمه و بازنشستگی سردفتران و دفتریاران
مبحث اول – مقررات مربوط به بیمه
ماده ۷۴- سردفتران مکلفند به شرح بند (۱) ماده‌واحده قانون توزیع حق التحریر دفاتر اسناد رسمی موضوع ماده ۵۴ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۲۸/۲/۱۳۷۳ ده درصد از حق التحریر دریافتی از هر تراکنش را به‌عنوان حق بیمه درمان و بازنشستگی به‌صورت الکترونیکی به‌حساب خاصی که بدین منظور با نظارت سازمان و به نام کانون مرکز افتتاح شده است، و همچنین پانزده درصد سهم دفتر بار اول را از هر سند تنظیم شده به‌حساب او واریز نماید.
ماده ۷۵- کانون مرکز مکلف است از محل حساب بیمه، کلیه سردفتران و دفتریاران و افراد تحت تکفل آنان را بیمه نماید و برای تأمین بیمه درمانی مذکور به طرق مقتضی ازجمله انعقاد قرارداد با سازمان‌ها و شرکت‌های بیمه و یا مراکز درمانی مجاز و پزشکان در سراسر کشور اقدام کند. کانون مرکز می‌تواند انجام بخشی از امور اداری اجرای این ماده را به کانون‌های استان‌ها، تفویض نماید.
تبصره ۱- منظور از بیمه، پوشش الزامی است که بر مبنای قانون و این آئین‌نامه، سردفتران و دفتریاران شاغل، بازنشسته و ازکارافتاده و افراد خانواده آنها و همچنین وراث تحت تکفل حین الفوت سردفتر یا دفتریار متوفی را از حیث پرداخت هزینه‌های درمانی، حقوق بازنشستگی، مستمری ازکارافتادگی، بیکاری و حقوق وظیفه مورد حمایت و پشتیبانی قرار می‌دهد.
تبصره ۲- منظور از حساب بیمه، حسابی است که کلیه وجوه حاصل از ماده ۱۶۵ قانون مالیات‌های مستقیم مصوبه ۱۳۴۵ و ماده‌واحده قانون تأمین اعتبار جهت اجرای مواد ۱۰ و ۱۱ و ۵۷ و ۶۸ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب ۱۳۶۷/۲/۱۱ و بند ۱ ماده‌واحده قانون توزیع حق التحریر دفاتر اسناد رسمی موضوع ماده ۵۴ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۷۳/۲/۲۸ به این حساب واریزشده و خواهد شد و کانون سردفتران و دفتریاران تهران دریکی از بانک‌های دارای مجوز از بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران مبادرت به افتتاح آن می‌نماید.
ماده ۷۶- کانون مرکز مکلف است حداکثر تا پایان دی‌ماه هرسال، تعرفه حق بیمه بازنشستگی، درمان و امور رفاهی، هزینه‌های اداری، پرسنلی، تجهیزات، تعمیر، نگهداری، ایجاد و تکمیل ساختمان و دیگر مصارف سرمایه‌ای کلیه کانون‌ها را برای سال بعد تنظیم و جهت تصویب به سازمان ارسال و پس از تأیید رئیس سازمان اجرا نماید.
تبصره- رئیس سازمان حداکثر تا پایان اسفندماه هرسال، بودجه‌ی تصویبی سال بعد را جهت اجرا به کانون ابلاغ می‌نماید.
ماده ۷۷- رئیس سازمان شخص خبره و امینی را برای اداره محاسبات دریافت و پرداخت وجوه بیمه بازنشستگی و نظارت مستمر بر عملیات حساب بیمه، به‌عنوان مدیر داخلی برای مدت دو سال منصوب می‌کند تا تحت نظر هیئت‌مدیره کانون مرکز انجام‌وظیفه نماید. عزل وی در طول دوره مذکور و انتخاب مجدد برای یک دوره دوساله دیگر بلامانع است. مدیر داخلی مکلف است گزارش سالانه عملیات را که به تأیید یک مؤسسه حسابرسی رسمی رسیده باشد، حداکثر تا پایان تیرماه سال بعد به رئیس سازمان تسلیم نماید. حق‌الزحمه مدیر داخلی توسط هیئت‌مدیره کانون مرکز تعیین و پرداخت می‌شود.
ماده ۷۸- سردفتر یا دفتریار می‌تواند افراد تحت تکفل خود را جهت استفاده از خدمات بیمه درمان به کانون مرکز معرفی نماید و کانون مرکز مکلف است طبق مقررات امکان استفاده آنها از خدمات بیمه‌ای را فراهم کند. افراد تحت تکفل سردفتر یا دفتر بار عبارتند از:
الف- زوجه دائمی سردفتر یا دفتریار.
ب- زوج دائمی سردفتر یا دفتریار مشروط به اینکه معاش او توسط سردفتر یا دفتریار تأمین شود و سن وی بالاتر از ۶۰ سال شمسی باشد یا طبق نظر کمیسیون موضوع ماده (۸۵) آئین‌نامه، ازکارافتاده شناخته شود.
پ- فرزند ذکور سردفتر یا دفتریار در صورت عدم اشتغال به کار تا بیست سال تمام شمسی و در صورت تحصیل دریکی از مراکز آموزش عالی داخل یا خارج کشور مورد تأیید وزارت علوم، تحقیقات و فناوری تا سن بیست‌وپنج‌سالگی.
تبصره- درصورتی‌که کمیسیون موضوع ماده (۸۵) آئین‌نامه فرزند ذکور سردفتر یا دفتر یار را به علت نقص عضو یا بیماری ازکارافتاده تشخیص دهد، شرط سنی موضوع این بند اعمال نمی‌شود.
ت- فرزند اناث سردفتر یا دفتریار در صورت نداشتن شغل یا شوهر.
ث- هریک از پدر و مادر سردفتر یا دفتریار که شاغل نبوده و حقوق بازنشستگی یا مستمری یا وظیفه دیگری دریافت نمی‌کند، مشروط به اینکه پدر بیش از شصت سال و مادر بیش از پنجاه‌وپنج سال سن داشته یا طبق نظر کمیسیون موضوع ماده (۸۵) آئین‌نامه ازکارافتاده شناخته شود و سردفتر یا دفتریار هریک از آنان را کتباً به کانون معرفی کرده باشد.
ج- نوادگان تحت کفالت قانونی سردفتر و دفتریار با لحاظ بندهای (پ) و (ت) این ماده.
مبحث دوم – مقررات مربوط به بازنشستگی
ماده ۷۹- سردفتر و دفتریار مکلفند حداقل شش ماه قبل از فرارسیدن موعد بازنشستگی الزامی، مراتب را کتباً جهت انجام مقدمات لازم به سازمان و کانون مرکز اعلام نمایند.
تبصره- سازمان جهت اعلام بدهی‌های مسلم ناشی از شغل سردفتران و دفتریاران، مراتب را به سازمان امور مالیاتی کشور و اداره کل ثبت محل ابلاغ می‌نماید.
ماده ۸۰- سازمان ظرف مدت یک ماه پس از ابلاغ حکم بازنشستگی یا ازکارافتادگی سردفتر یا دفتریار یا خاتمه‌ی خدمت آنها به علت استعفا یا صدور حکم قطعی به انفصال دائم یا سلب صلاحیت، مراتب را به کانون مرکز اعلام می‌نماید.
تبصره- کانون مرکز مکلف است با توجه به مدت اشتغال اعلامی از طرف سازمان نسبت به برقراری حقوق بازنشستگی یا مستمری سردفتر یا دفتریار اقدام نماید.
ماده ۸۱- سردفتر یا دفتریاری که به سن قانونی بازنشستگی می‌رسد الزاماً بازنشسته می‌شود و تحت تعقیب کیفری، انتظامی و یا تحمل مجازات یا در حال تعلیق و یا انفصال موقت بودن سردفتر و دفتریار نیز مانع صدور حکم بازنشستگی نیست.
ماده ۸۲- پس از ابلاغ حکم بازنشستگی، ازکارافتادگی یا خاتمه خدمت به علت استعفای سردفتر یا دفتریار، حسب مورد مستحق دریافت حقوق بازنشستگی، مستمری و سایر امتیازات مندرج در این آئین‌نامه می‌شود.
تبصره- برقراری حقوق بازنشستگی مستمری و وظیفه سردفتر یا دفتریار منوط به پرداخت کامل ده درصد موضوع ماده‌ی (۷۴) این آئین‌نامه و سایر بدهی‌های وی به کانون مرکز است.
ماده ۸۳- در مواردی که سردفتر یا دفتریار مستعفی شود در صورت داشتن حداقل پانزده سال تمام سابقه اشتغال و پرداخت حق بیمه موضوع ماده (۷۴) این آیین‌نامه، پس از رسیدن به سن ۶۰ سال تمام می‌تواند از بیمه‌ی درمانی و نیز دریافت مستمری به نسبت سنوات مدت اشتغال، برخوردار شود.
تبصره- سردفتران و دفتریاران مستعفی با سابقه اشتغال کمتر از پانزده سال تمام یا منفصل دائم از خدمت یا سلب صلاحیت شده، بازخرید می‌شوند و صرفاً بیست‌وپنج درصد از ده درصد موضوع ماده (۷۴) این آئین‌نامه پرداختی دفترخانه‌ای که در آن اصیل بوده‌اند، به هریک از آنان پرداخت شده و هرگونه رابطه‌ی آنان با کانون قطع می‌گردد.
ماده ۸۴- سردفتران یا دفتریارانی که علاوه بر بیست‌وپنج سال سابقه‌ی اشتغال در مشاغل سردفتری یا دفتریاری سابقه‌ی پرداخت حق بیمه و بازنشستگی به سایر صندوق‌های بازنشستگی را دارند و با احتساب آن سابقه، مدت اشتغال آنها به سی سال تمام می‌رسد؛ در اجرای ماده (۱۰) قانون می‌توانند بازنشسته شوند. لیکن حقوق بازنشستگی ایشان به نسبت سنوات پرداخت حق بیمه و بازنشستگی به صندوقی کانون محاسبه و پرداخت می‌شود.
تبصره- حق بیمه و بازنشستگی پرداختی به صندوق یا صندوق‌های بازنشستگی دیگر قابل‌انتقال به صندوق کانون نیست.
ماده ۸۵- درصورتی‌که توسط کمیسیون متشکل از نمایندگان سازمان، کانون مرکز و سازمان پزشکی قانونی، ازکارافتادگی دائم سردفتر یا دفتریار احراز شود تا کمتر از ده سال معادل ده سال و بیش از ده سال به نسبت سنوات مشمول دریافت مستمری می‌شوند.
ماده ۸۶- حقوق بازنشستگی سردفتران و دفتریارانی که برابر قانون و این آئین‌نامه بازنشسته می‌شوند. به نسبت سنوات اشتغال و حداکثر سی سال، محاسبه و پرداخت می‌شود.
تبصره ۱- مبنای حقوق بازنشستگی، همه‌ساله با لحاظ مقتضیات ازجمله موجودی حساب بیمه و هزینه‌های زندگی، نرخ تورم اعلام‌شده توسط بانک مرکزی و میزان افزایش حقوق بازنشستگان سایر صندوق‌ها بنا به پیشنهاد کانون و تصویب رئیس سازمان تعیین می‌شود.
تبصره ۲- حقوق بازنشستگی دفتریاران، معادل هشتاد درصد حقوق سردفتران مطابق این آئین‌نامه تعیین می‌شود.
تبصره ۳- در صورت فوت سردفتر یا دفتریار شاغلی که کمتر از ده سال سابقه اشتغال دارد، افراد تحت تکفل وی به نسبت سنوات ده‌ساله، از حق دریافت مستمری و استفاده از سی درصد سهم بیمه درمانی و هزینه‌های درمانی برخوردار می‌شوند. و چنانچه بیش از ده سال سابقه اشتغال داشته باشد افراد تحت تکفل نسبت به سنوات اشتغال مشمول دریافت مستمری و استفاده از بیمه خدمات درمانی خواهند بود.
ماده ۸۷- از تاریخ تصویب این آئین‌نامه، در صورت فوت سردفتر یا دفتریار شاغل یا بازنشسته حقوق مستمری برابر مقررات، به‌تساوی به افراد تحت تکفل وی پرداخت می‌شود. در صورت استخدام یا اشتغال به کار هر یک از افراد مستحق دریافت حقوق مستمری (به‌استثنای زوجه متوفی)، دریکی از دستگاه‌ها، سازمان‌ها و نهادهای دولتی و عمومی و مؤسسات خصوصی، مستمری وی قطع می‌شود.
تبصره ۱- زوجه دائم سردفتر یا دفتریار متوفی چنانچه شاغل یا بازنشسته یا ازکارافتاده کانون یا مراجع دیگر باشد، مشمول دریافت مستمری موضوع این ماده می‌شود و ازدواج وى مانع دریافت مستمری نیست و در صورت فوت شوهر بعدی و استحقاق دریافت مستمری از حقوق وی، بیشترین مستمری ملاک عمل قرار می‌گیرد.
تبصره ۲- در صورت قطع مستمری هریک از افراد مستحق دریافت مستمری موضوع این ماده، سهم وی بالسویه به هام دیگر مستمری‌بگیران از حقوق متوفی یا به سهم فرد منحصر اضافه می‌شود.
ماده ۸۸- سردفتران و دفتریاران اول با آخرین سمتی که شاغل باشند مطابق مقررات این آئین‌نامه بازنشسته خواهند شد. لیکن چنانچه سردفتر سابقه دفتریاری داشته باشد. در صورتی از مزایای سردفتر بازنشسته بهره‌مند می‌شود که حداقل ۵ سال در سمت سردفتری اشتغال داشته باشد درهرحال سابقه خدمت دفتریاری اول سردفتر، به‌عنوان سنوات خدمت وی محاسبه می‌گردد.
ماده ۸۹- توقیف و برداشت از حقوق بازنشستگی سردفتر و دفتریار و مستمری‌بگیران مطابق مقررات و عمومات قانونی است.
تبصره- در صورت کشف بدهی سردفتر یا دفتریار به کانون، تهاتر آن در هر مرحله از اختیارات کانون است.
ماده ۹۰- کانون موظف است هرگاه به سبب فوت، انفصال، استعفا یا تعلیق سردفتر یا علل مشابه دفترخانه تعطیل و دفتریار شاغل بیکار شود و کفالت دفترخانه دیگری را بر عهده نداشته باشد، حداکثر تا دو سال ماهانه مبلغی به‌عنوان کمک‌هزینه‌ی معاش، به شرح زیر از محل حساب بیمه به وی پرداخت کند:
۱- به دفتریاری که سابقه اشتغال وی تا پنج سال تمام است، ماهانه یک‌پنجم حقوق کامل بازنشستگی دفتریار.
۲- به دفتریاری که سابقه اشتغال وی بیش از پنج سال تمام تا ده سال تمام باشد، ماهانه یک‌سوم حقوق بازنشستگی دفتریار.
۳- به دفتریاری که سابقه اشتغال وی بیش از ده سال و تا پانزده سال تمام باشد، ماهانه یک‌دوم حقوق بازنشستگی دفتریار.
۴- به دفتریاری که سابقه اشتغال وی بیش از پانزده سال تمام باشد، ماهانه کمک‌هزینه معادل حقوق بازنشستگی به نسبت مدت اشتغال دفتریار.
تبصره- دفتریاران مشمول این ماده در صورتی از کمک‌هزینه مذکور برخوردار می‌گردند که حداکثر ظرف دو ماه از تاریخ آغاز بیکاری، تقاضای خود را به کانون تسلیم کنند.
ماده ۹۱- از تاریخ تصویب این آئین‌نامه، آئین‌نامه‌ها و مقررات مغایر با آن به شرح زیر نسخ می‌شوند:
۱- آئین‌نامه‌های بند ۴ ماده ۶ و تبصره ۲ ماده ۶ و مواد ۱۴، ۱۷، ۱۹، ۲۰، ۲۴، ۲۸، ۳۷، ۵۳ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب ۱۳۵۴/۱۰/۱۷ وزیر دادگستری با اصلاحیه‌های بعدی.
۲- نظام‌نامه و آئین‌نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۴ اردیبهشت ۱۳۱۷ وزارت عدلیه با اصلاحیه‌های بعدی.
۳- آئین‌نامه بیمه و بازنشستگی سردفتران و دفتریاران اسناد رسمی مصوب ۱۲ آبان ۱۳۸۹ رئیس قوه قضائیه با اصلاحیه‌های بعدی.
۴- آئین‌نامه مرخصی تحصیلی سردفتران و دفتریاران اول مصوب ۸۴/۹/۲۴ رئیس قوه قضائیه. ۵- آئین‌نامه اصلاحی ماده ۶۱ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب ۱۳۷۹/۴/۲۷ رئیس قوه قضائیه.
این آئین‌نامه مشتمل بر ۹۱ ماده و ۵۳ تبصره در تاریخ ……… به تصویب رئیس قوه قضائیه رسید.
